Come realizzare un onboarding aziendale di successo in 90 giorni

Pubblicato il giorno 12/12/2019 da Brian Westfall e Chiara Casse

Perché è importante sviluppare un efficace processo di onboarding aziendale per il nuovo arrivato? Se crei un clima sereno in cui il neoassunto riesce ad avere un’esperienza positiva e coinvolgente, avrai un collaboratore che si impegnerà seriamente per la tua azienda .

Al contrario, se l’atmosfera è noiosa e stressante, o ci sono montagne di scartoffie da compilare, avrai un dipendente che non vedrà l’ora di cambiare lavoro non appena ne avrà la possibilità. E dovrai rimetterti alla ricerca di qualcuno, con tutti i costi associati  al nuovo inserimento lavorativo.

Le piccole imprese possono ridurre notevolmente il tasso di abbandono dei dipendenti con un piano strutturato di onboarding aziendale per i primi 90 giorni del neoassunto.

L’utilizzo di appositi programmi di onboarding e software gestionali per HR può, inoltre, facilitare l’organizzazione delle varie fasi.

onboarding aziendale per neoassunti

La settimana prima: presentazioni e documenti da preparare per tempo

Se aspetti il primo giorno di lavoro per avviare il processo di onboarding aziendale, hai già commesso un errore.

Mettiti nei panni del neoassunto. Sta per entrare in un nuovo ufficio che non conosce, per fare un lavoro che non conosce, con persone che non conosce. La tensione è snervante, però tu hai il potere di alleggerirla prima che arrivi quel primo giorno così tanto atteso.

Una settimana prima del primo giorno di lavoro, dovresti inviare un’e-mail al neoassunto per:

  • Dare il benvenuto in azienda
  • Definire un piano di lavoro per la sua prima settimana
  • Dimostrarti disponibile per rispondere a qualsiasi domanda.

Fornendo alcune indicazioni pratiche prima che arrivi la nuova risorsa puoi contribuire enormemente al suo futuro successo.

Inoltre, sarebbe opportuno che, nel corso del suo inserimento lavorativo,  il nuovo arrivato venisse affiancato da un tutor aziendale – idealmente un collega con più esperienza in un ruolo simile – e che parlassero per telefono o per e-mail.

Utilizza un software di onboarding aziendale durante i primi tempi di lavoro del neoassunto, a cui devi chiedere di espletare tutte le pratiche necessarie prima del suo arrivo.

sistema self-service di onboarding aziendale in Namely

Sistema self-service di onboarding aziendale in Namely (fonte)

Il giorno prima: crea un ambiente di lavoro favorevole

Come ti sentiresti se il tuo datore di lavoro non si preoccupasse neanche di pulire la tua nuova postazione? Ti causerebbe senz’altro una brutta impressione, non ci sono dubbi.

La prima impressione conta molto. Per questa ragione, il giorno prima del suo arrivo, devi fare di tutto affinché la postazione di lavoro del neoassunto sia organizzata in modo impeccabile.

Ecco alcuni consigli in questo senso:

  • Libera la scrivania dagli oggetti lasciati dal precedente impiegato.

    Verifica che la postazione di lavoro sia pulita e che non ci siano oggetti lasciati da altri.

  • Fai in modo che ci siano tutti gli strumenti di cui ha bisogno.

    Controlla che la postazione del nuovo collaboratore sia attrezzata con computer, telefono, forniture da ufficio, badge aziendale, elenco contatti, ecc.

  • Rispolvera il merchandising.

    Vai in magazzino a prendere tutto quello su cui c’è il logo aziendale. Magliette, tazze, penne, copribottiglia termici e regalali al nuovo arrivato. Ancora meglio se riesci a trovare gadget personalizzati.

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

    Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fagli trovare un messaggio di benvenuto da parte dei colleghi.

    Alcuni messaggi di incoraggiamento scritti dai colleghi possono rendere l’onboarding più piacevole e il primo giorno molto più speciale.

Il 1° giorno di onboarding aziendale: fai sì che il lavoro sia gratificante, non monotono

 

Se c’è una cosa del processo di inserimento lavorativo che devi preparare nei minimi dettagli, quella è la prima giornata di lavoro. Questa è la tua occasione per produrre un impatto rilevante, quindi sfruttala al massimo. Il nuovo impiegato deve tornare a casa pensando “Mi piace il mio nuovo lavoro”.

Fai in modo che qualcuno – preferibilmente il suo supervisore o il tutor aziendale – lo aspetti all’ingresso per salutarlo al suo arrivo (non immagini quanti neoassunti restino soli ad aspettare). Invitalo a mettersi comodo, offrigli un caffè o uno spuntino e accompagnalo a fare un giro dell’ufficio.

Invia a tutti una e-mail che specifica il ruolo del nuovo dipendente, chiarisce a chi deve riferire e offre una sua breve biografia. Invitalo a pranzo insieme ad alcuni dei suoi nuovi colleghi e paga per tutti.

Credo che adesso il quadro sia più chiaro: il neoassunto deve aver un bel ricordo del suo primo giorno di lavoro. Questo significa che non deve avere moduli da compilare (dovrebbe averlo già fatto prima) né corsi di formazione da seguire. Per questi ci sarà tempo nelle settimane successive.

Dal 2° al 10° giorno: formazione, affiancamento, definizione degli obiettivi e feedback iniziale

 

Passato questo primo, importante giorno, è ora di mettersi a lavoro. Questo è il momento in cui devi pianificare le sessioni di training sui principali tool e sui processi aziendali, discutere con la nuova risorsa del suo ruolo e delle sue responsabilità, e spiegare la storia dell’azienda, la sua cultura e i suoi valori.

Gli impiegati che accolgono con entusiasmo la cultura aziendale sono spesso più motivati, più produttivi e restano più a lungo in azienda. Una cosa importante da ricordare: non supporre che il nuovo dipendente accetti i valori della cultura aziendale e li faccia subito propri, glieli devi trasmettere tu.

Tuttavia, non sottoporlo a una serie infinita di corsi di formazione. Ecco alcune altre cose che dovresti fare in questa fase:

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fai un sondaggio per raccogliere un feedback iniziale sulla prima fase del processo di onboarding.

    Forse stai andando troppo velocemente. Forse il nuovo impiegato non ha ancora ben chiare certe norme o politiche aziendali. Non lo saprai mai finché non gli darai l’opportunità di dirtelo. Queste informazioni possono anche aiutarti a facilitare l’inserimento lavorativo di altri candidati.

In molti software di onboarding, la funzionalità per la realizzazione di sondaggi è incorporata. Altrimenti puoi scegliere un tool per condurre sondaggi sul coinvolgimento di dipendenti, in modo da ricevere e analizzare i feedback di tutto l’organico.

sondaggio per employee engagement

Creazione di un breve sondaggio in Honestly (fonte)

 

Dall’ 11° al 30° giorno: più training, controlli e ritorno alla normalità

 

Dopo un mese, la nuova risorsa dovrebbe aver già capito come funziona l’azienda e qual è il suo ruolo, e iniziare a sentirsi parte integrante delle attività quotidiane. Anche se non può dare un contributo significativo, il neoassunto dovrebbe iniziare a partecipare alle riunioni del team con regolare normalità.

Una volta poste le basi in termini di fiducia perché tu possa essere sicuro che il nuovo dipendente non spifferi i segreti aziendali alla concorrenza, puoi anche iniziare a svelare i dettagli della strategia dell’impresa e la sua posizione sul mercato.

Non passare queste informazioni in un PowerPoint o con un corso di e-learning, un manager o un dirigente in persona dovrebbe tenere un corso di formazione e permettere al neoassunto di porre tutte le domande che desidera.

Per ultimo, se ancora non l’hai fatto, dovresti pianificare delle verifiche di controllo settimanali sia con il manager del nuovo dipendente che con il suo tutor aziendale: i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio rivelando alcuni problemi a un collega anziché a un loro superiore.

Gli incontri individuali con il manager dovrebbero continuare dopo la fase di inserimento, mentre le verifiche di controllo con il tutor possono terminare dopo 90 giorni.

Dal 31° al 60° giorno: collaborazione, riconoscimento dei meriti e pianificazione della carriera

 

È giunta l’ora che il neoassunto inizi a fare la sua parte, seppur in modo limitato. Tieni presente che ci vogliono sempre dai 12 ai 15 mesi prima che un nuovo dipendente diventi pienamente produttivo; pertanto ora non è ancora il momento di lasciarlo completamente libero.

Il secondo mese potrai assegnare al nuovo arrivato il suo primo grande progetto. Può collaborare con qualcuno a un progetto in corso o gestirne uno nuovo con l’aiuto di un tutor o di un altro collega; in ogni caso, ci deve essere qualcuno che supervisiona e controlla il suo lavoro regolarmente.

Se lavora bene, ricordati di riconoscere i suoi meriti.

Se vuoi premiare i lavoratori usando un metodo più partecipativo, rapido e flessibile rispetto alle e-mail o alle riunioni, dai un’occhiata ai tool per il riconoscimento dei meriti aziendali. Si tratta di sistemi strutturati come social media che consentono a tutti i dipendenti di tessere le lodi di un collega e applicano metodi di ludicizzazione per favorire la partecipazione.

software per il riconoscimento di meriti aziendali

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È anche il momento di pensare a lungo termine. I manager dovrebbero incontrare il nuovo dipendente per parlare dei progetti di sviluppo professionale e individuare quale sarebbe il percorso ideale da intraprendere. I programmi possono cambiare, certo, ma anche solo discuterne può trarre un grande beneficio al suo inserimento in azienda.

Dal 61° al 90° giorno: lavoro in autonomia, analisi delle prestazioni e feedback finale

 

Se il primo progetto a cui il neoassunto ha collaborato il secondo mese è andato bene, allora puoi finalmente lasciarlo libero nel corso del terzo mese e assegnargli il primo lavoro da realizzare in modo autonomo. Ricorda soltanto di illustrare chiaramente gli obiettivi e i fattori chiave per il successo del progetto, sgombrando il campo da ogni ambiguità.

Passati i 90 giorni, esegui la prima valutazione della prestazione della nuova risorsa. Questo è il momento di parlare di cos’è andato bene durante la fase di onboarding, di cos’è andato male e di cosa deve essere migliorato. È importante ascoltare anche il neoassunto, che dovrebbe dirti quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato durante l’onboarding aziendale.

E se alla fine ti rendi conto che proprio non è la persona giusta? La soluzione ideale è rescindere il contratto. Il costo per rimpiazzarlo può essere alto ma non è nulla in confronto al prezzo da pagare per aver assunto il dipendente sbagliato.

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