Come organizzare un evento online? Segui questi 5 consigli

Pubblicato il giorno 16/4/2020 da Chiara Casse

Come organizzare un evento online

Le difficoltà dell’attuale periodo storico sono note a tutti: la diffusione del Covid-19 sta mettendo in discussione la nostra libertà e a rischio la nostra salute.

In questo scenario di indubbia difficoltà, il settore degli eventi sta attraversando una crisi importante: manifestazioni, fiere e conferenze sono già state cancellate e tanti altri appuntamenti sono in via di annullamento.

Tuttavia, per arginare questa situazione e per continuare ad andare avanti con i propri progetti, non bisogna dimenticare l’aiuto che ci viene fornito dal web e dagli strumenti digitali.

Molte aziende stanno infatti cercando di trasformare i loro eventi tradizionali e analogici in appuntamenti digitali per permettere comunque agli utenti di potervi partecipare.

Non sono pochi infatti i software di cui poter usufruire per organizzare un evento online e partecipare così agli incontri che più ci interessano. Tuttavia, per la buona riuscita di un evento a distanza, è necessario agire in modo leggermente diverso rispetto ad un evento canonico.

Cosa serve per organizzare un evento online? Continua la lettura del nostro articolo e scopri i consigli per organizzare un evento in streaming ai tempi del Coronavirus!

Cosa serve per organizzare un evento online, la cassetta degli attrezzi:


  1. Utilizza le piattaforme giuste
  2. Scegli il tema dell’evento e prepara il materiale in anticipo
  3. Pubblicizza l’evento attraverso i social media e con una buona campagna di email marketing
  4. Coinvolgi gli utenti sui canali social
  5. Interagisci con i partecipanti anche dopo l’evento

1. Utilizza le piattaforme giuste per organizzare il tuo evento

Come scegli la location più adeguata a un evento tradizionale, così è opportuno dare la giusta attenzione alla piattaforma digitale da utilizzare per organizzare un evento online.

Sebbene il passaggio da un evento tradizionale a uno online comporti il venir meno di alcune circostanze, come l’interazione personale e l’esperienza emozionale legata agli allestimenti presenti negli eventi fisici, anche un evento digitale può essere un’occasione di socializzazione altrettanto valida se organizzata in modo adeguato.

Quindi, cosa serve per organizzare un buon evento online?

Il primo, fondamentale, passo è scegliere un software che ti possa garantire:

  • Una buona gestione delle iscrizioni/registrazioni;
  • La partecipazione di un buon numero di utenti (se la piattaforma che utilizzi ti permette la partecipazione di un massimo di 10 utenti, forse dovresti cambiare soluzione);
  • La gestione dei biglietti, nel caso sia un evento online a pagamento deve poter permettere la gestione finanziaria;
  • La gestione dei feedback e la possibilità per gli utenti di interagire con chi sta parlando e di porre domande.

2. Scegli il tema dell’evento e prepara il materiale in anticipo

Come ogni incontro che si rispetti, anche per un evento online occorre avere le idee ben chiare.

Scegliere infatti un tema o un argomento particolare su cui “costruire” uno storytelling accattivante per l’evento, fa sì che gli utenti possano essere maggiormente interessati all’appuntamento.

L’importanza di definire un tema a priori si ripercuote anche sulla definizione della campagna promozionale, sulla preparazione del materiale di cui avrai bisogno e sull’organizzazione del programma.

Anche se si tratta di organizzare un evento online e non dal vivo, è bene non lasciare nulla al caso e dedicare il giusto tempo alla preparazione di una scaletta da seguire. Scegli quindi i contenuti migliori come video, musica e slide, prepara un logo e, perché no, uno slogan da affiancare all’appuntamento.

Un’iniziativa molto interessante a cui abbiamo avuto occasione di assistere in questo ultimo mese è stata quella di Rinascita Digitale, un evento che dal lunedì al venerdì tiene compagnia a chi è dovuto necessariamente rimanere a casa, fornendo una possibilità di formazione sul mondo digitale a chiunque sia interessato.

3. Pubblicizza l’evento attraverso i social e con una buona campagna di email marketing

Come per un evento normale, una parte imprescindibile nell’organizzare un evento online riguarda la sua promozione.

In ambito puramente digitale, il marketing si avvale  di diversi strumenti per diffondere il più possibile una notizia e per coinvolgere sempre più persone.

Che sia per un evento educativo, una conferenza di tipo culturale o un incontro simpatico tra colleghi, ti consigliamo di utilizzare al meglio i tuoi profili social e la tua casella di posta elettronica.

Nel caso dei social network, realizza una pagina su Facebook, Instagram o Twitter che sia dedicata all’evento online e fornisci attraverso di essa tutte le informazioni di cui l’utente avrà bisogno. Se per un incontro tradizionale ne avresti indicato la data e il luogo, per uno in formato digitale indica il giorno, l’ora e le modalità di partecipazione (es. collegamento su Skype).

Il secondo caso riguarda l’email marketing, che ti permette di inviare campagne ed appositi promemoria. Per una campagna di email marketing efficace non dimenticare di inserire un oggetto breve e intrigante nonché un’organizzazione diretta e graficamente accattivante del messaggio che ne è contenuto.

4. Coinvolgi gli utenti sui canali social

Che sia in via tradizionale o in modalità online, a nessuno piace partecipare a un evento piatto e poco coinvolgente.

I social media ti forniscono alcuni strumenti molto utili che ti possono permettere di impostare strategie mirate ad accrescere l’engagement del tuo pubblico, per rendere gli appuntamenti meno noiosi e a ricreare un’atmosfera che sia piacevole, simpatica e spensierata.

Ad esempio, prova a sfruttare challenge e hashtag. I challenge non sono altro che una sfida nel porre in essere una particolare azione, di qualunque genere; si rilevano challenge di canto, di ballo, sportivi o professionali. Ce n’è davvero per tutti i gusti e per ogni tipo di circostanza.

Un altro modo per coinvolgere gli utenti e viralizzare la tua iniziativa è dare un’impostazione più decisa all’evento online è la diffusione di un hashtag, un’etichetta social da applicare a foto, video e altri contenuti relativi all’evento online.

5. Interagisci con i partecipanti anche dopo l’evento

Si può concludere un evento online in tanti modi differenti, ma l’importante è non lasciare in sospeso il legame e il coinvolgimento che si è creato con i partecipanti.

Interagisci con loro invintandoli a porre delle domande, a scrivere una recensione sulla pagina dedicata, a condividere e proporre idee per l’evento successivo.

Questa strategia di follow-up serve a rendere soddisfatti i tuoi utenti, a diffondere un passaparola digitale e ad attirare nuovi partecipanti per gli eventi online futuri, speriamo senza Coronavirus!

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