Il 51% delle PMI italiane non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

La crisi dovuta al Covid-19 sembra essere – almeno momentaneamente – rientrata ma i suoi effetti si stanno rivelando in tutta la loro forza e stiamo assistendo a un cambio di abitudini e paradigmi senza precedenti.

Non parliamo solo di cambi nei nostri stili di vita e di consumo, la “nuova realtà” è arrivata per rimanere e i suoi strascichi si stanno avvertendo soprattutto nel mondo degli affari, andando ad impattare in molti casi le strategie di business impostate dalle aziende e le modalità lavorative.

Le piccole e medie imprese (PMI), sono state molo colpite non solo a livello economico ma anche e soprattutto a livello organizzativo. Un esempio su tutti è stata la necessità di riorganizzarsi per poter continuare a svolgere il lavoro in modalità telelavoro. La prova è stata brillantemente superata e ad oggi, oltre tre mesi dopo l’inizio della pandemia, il lavoro da remoto è considerato non solo una soluzione temporanea per far fronte all’emergenza ma un vero e proprio cambio di paradigma nel mondo aziendale.

Ora, alla fine dell’ondata pandemica, le aziende devono guardare al lungo termine e, in molti casi, rivedere il loro modello di business.

Quali misure sono state adottate in risposta all’emergenza? Quali cambiamenti nella strategia sono stati fatti per garantire la sopravvivenza delle attività? Si stanno apportando piani di continuità operativa e cambiando strategie di business per rispondere alle future crisi? Come si presenta il futuro a medio e lungo termine? Per rispondere a queste domande, Capterra ha intervistato 254 manager di PMI italiane tra il 15 e il 19 maggio 2020. La metodologia dettagliata è presentata alla fine dell’articolo.

Punti salienti dello studio

• Prima del COVID-19, il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa per garantire lo svolgimento delle attività aziendali in caso di crisi.
• Solo il 37% delle PMI si aspetta di poter sopravvivere per più di sei mesi con le misure speciali adottate e senza il sostegno finanziario del governo.
• Il 46% delle PMI ha implementato o sta considerando di implementare un nuovo modello di business offrendo il proprio prodotto/servizio online.
• Il 57% delle PMI ha cambiato o sta considerando di cambiare il ruolo dei propri dipendenti in maniera temporanea o permanente.

Le PMI non credono di poter garantire continuità operativa per più di 6 mesi

Per garantire la sopravvivenza del business durante l’emergenza, oltre alle misure di salute e sicurezza (67%) imposte dalla situazione eccezionale, le PMI hanno dovuto implementare con urgenza politiche di agevolazione del telelavoro (61%) e di sicurezza informatica (32%).

Le politiche per favorire il lavoro da remoto hanno portato all’adozione di software per agevolare lo svolgimento di mansioni quotidiane da parte dei dipendenti.  Abbiamo osservato – nella prima parte del nostro studio – come l’87% degli intervistati consideri l’adozione di software essenziale per la sopravvivenza della propria azienda. In particolare, i software per videoconferenza e i tool di collaborazione si sono rivelati indispensabili per garantire la business continuity.

E la sopravvivenza a lungo termine?

La percezione è piuttosto pessimista: solo il 15% delle PMI pensa di poter continuare ad operare con il modello attuale per oltre un anno (senza contare su aiuti economici da parte del Governo).

Nonostante le misure adottate, quindi, l’equilibrio a medio/lungo termine delle PMI rimane fortemente precario. La grande maggioranza prevede pertanto di dover ripensare in profondità i propri modelli operativi e le proprie strategie di business per riuscire a continuare a svolgere la propria attività.

Solo il 38% delle PMI aveva un piano di continuità operativa prima della crisi

La crisi del Covid-19 ha acceso i riflettori sull’estrema necessità di formulare un piano di continuità operativa: una serie formalizzata di passi pensati per riprendersi da un disastro aziendale.

La creazione di questo piano permette alle PMI di anticipare le conseguenze negative dovute ad una crisi e di continuare ad operare in “modalità ridotta”, limitando le perdite e accelerando la ripresa.

Ad oggi, con il rischio correlato all’arrivo di una seconda ondata pandemica o di un attacco infomatico, ad esempio, la gestione delle crisi è una politica che non può non essere implementata all’interno di ogni organizzazione. Esistono diverse strategie e strumenti che possono aiutare le imprese a creare un buon piano di business continuity.

I software per business continuity sono uno strumento pensato proprio per aiutare un’azienda a sopravvivere ad una crisi. Vengono utilizzati per progettare e realizzare un piano di continuità operativa e per attivarlo senza difficoltà al momento opportuno. Tra le principali funzioni, ad esempio, ci sono quelle volte a garantire l’integrità dei dati e renderli disponibili in caso di hacking, di identificare e notificare le minacce, di avvalersi dell’opzione di crittografia e dell’esecuzione di continui back up.

Ogni azienda dovrebbe determinare i punti chiave della propria attività, identificare i rischi potenziali e pianificare una soluzione per ciascuno di essi. I tool per business continuity permettono di raccogliere tutte queste informazioni, che possono essere voluminose, e le rendono facilmente accessibili e aggiornabili.

Per l’implementazione del piano in caso di necessità, è inoltre necessario prevedere un piano di comunicazione di crisi e l’adeguata formazione dei dipendenti. Tutta l’azienda si deve dimostrare reattiva e deve sapere quali azioni intraprendere.

Cambiare il modello di business per affrontare la crisi: e-commerce e cambio dei ruoli dei dipendenti

Secondo quanto emerso dallo studio, le priorità delle PMI in questo periodo di crisi sono state il mantenimento della base clienti, l’aumento della produttività, la fidelizzazione e il mantenimento della produttività dei dipendenti e la riduzione dei costi.

Come diretta conseguenza di queste necessità, abbiamo assistito al boom della digitalizzazione di prodotti e servizi, all’a vvento definitivo dell’e-commerce e all’incremento di servizi di consegna a domicilio.

In particolare, dalla ricerca emerge come le aziende abbiamo optato per una vera e propria evoluzione del proprio modello di business:

La principale reazione delle PMI a questa situazione, infatti, è stata la corsa alla digitalizzazione: adattare e offrire il proprio prodotto o servizio online. Circa l’87% dei manager intervistati ha dunque ritenuto indispensabile cambiare il modello di business per operare a distanza o in digitale.

La creazione di opportunità di e-commerce rappresenta una promessa di rinnovo e di rilancio, sia per i piccoli commercianti che per le aziende stesse. Sul mercato sono disponibili software per la creazione di siti web in grado di semplificare notevolmente il passaggio offline-online e di promuovere le attività di vendita.

Come dimostra l’indagine, le aziende stanno anche apportando cambiamenti nella strategia aziendale per far fronte alla nuova realtà: offrire un prodotto o un servizio gratuitamente, consegnarlo a casa del cliente o modificare il modello di prezzo.

In questo momento di grande fermento, l’aspetto umano non è stato sottovalutato e questo è un dato importante considerando che molti lavoratori italiani non hanno potuto lavorare a distanza in quanto svolgono attività che richiedono presenza fisica oppure non godevano delle condizioni necessarie per il telelavoro (mancanza di attrezzature informatiche, scarsa qualità della connessione internet, problemi legati alla vita privata…).

Dallo studio emerge come la riassegnazione temporanea (37%) o permanente (19%) dei dipendenti a ruoli diversi in risposta al COVID-19 è stata una misura efficace per evitare la riduzione del personale e, al contempo, per reinventarsi.

Anziché licenziare i dipendenti, gran parte delle PMI intervistate ha dunque potuto assegnare posizioni o mansioni diverse ai dipendenti che erano rimasti inattivi contribuendo magari a rafforzare alcuni reparti che stavano sperimentando un’esplosione della domanda.

La sopravvivenza dipende dalla capacità di adattamento e dalla velocità di risposta

La crisi causata dal COVID-19 ha colpito il mondo degli affari in modo totalizzante. Non si è trattato solo di adattarsi al telelavoro e di iniziare a vendere online, ma di una vera e propria rivoluzione del modello di business: nuovi programmi, strategia di pricing, inserimento di diversi servizi e riorganizzazione dell’organico aziendale.

In questa “nuova realtà”, la flessibilità indotta dagli strumenti di telelavoro, la digitalizzazione dell’offerta, la formazione dei team e la realizzazione ed esecuzione di un piano di continuità aziendale sono i pilastri della sopravvivenza delle aziende nel lungo periodo: le PMI che investiranno rapidamente in queste misure saranno quelle che potranno affrontare il futuro con spirito sereno.