Software per la gestione dei visitatori in azienda: cosa sono e perché le aziende ne hanno bisogno per la “nuova normalità”?

Pubblicato il giorno 23/9/2020 da Chiara Casse

Software per la gestione dei visitatori in azienda: cosa sono e perché le aziende ne hanno bisogno per la "nuova normalità"?

Mantenere il registro dei visitatori della tua azienda è un compito tanto importante quanto laborioso. Fin qui, sono certa che non ti sto dicendo nulla di nuovo. E se ti chiedessi quante persone hanno visitato il tuo ufficio a gennaio? E la scorsa settimana? E i visitatori del 27 maggio 2019?

Credo che avresti qualche difficoltà a rispondere a questa domanda. E, anche se ci riuscissi, potresti aver bisogno di aprire un mucchio di cartelline conservate negli scaffali o un documento excel nel tuo computer per fare il calcolo in modo manuale.

Ma quanto sono accurati questi dati che hai faticosamente ritrovato? I nomi in quel documento excel sono corretti? E l’orario di visita? Hai annotato anche quale dipendente sono venuti a visitare?

Queste sono alcune delle domande che potresti porti se non utilizzi ancora un software per la gestione dei visitatori.

In questo articolo approfondiremo cos’è la gestione dei visitatori in azienda e i suoi vantaggi per la “nuova normalità”.

Cos’è un sistema per la gestione dei visitatori in azienda

La gestione dei visitatori è qualsiasi processo che aiuta un’azienda a tenere traccia delle persone che visitano la sua sede. Le politiche possono variare a seconda dell’organizzazione, del tipo di struttura, del settore o della posizione geografica. Per alcune organizzazioni è sufficiente annotare il nome del visitatore, ma altre hanno requisiti di sicurezza più elevati, come badge, firma di documenti legali e altro ancora.

Un sistema di gestione dei visitatori in azienda è una tecnologia che tiene traccia dei visitatori che entrano nel tuo ufficio o negozio. Può trattarsi di un cliente, un corriere, un candidato per un colloquio, un socio in affari, un consulente o persino un parente del tuo CEO. Il punto è che chiunque non sia un dipendente a tempo pieno può essere considerato un visitatore.

I sistemi di gestione dei visitatori aiutano dunque le organizzazioni a creare o a porre in pratica le loro politiche relative alla gestione dei visitatori.

Vantaggi del sistema per la gestione dei visitatori per la “nuova normalità”

Anche dopo le più grandi catastrofi, la vita deve continuare. Dopo essere entrati in una nuova fase della crisi sanitaria del Covid-19, molti di noi cominciano a tornare alle solite attività. Parecchi uffici, negozi e centri commerciali hanno riaperto.

Ora più che mai, per far sentire tutti al sicuro e a proprio agio, è necessario implementare un software per la gestione dei visitatori allo scopo di limitare il numero di persone all’interno di uno spazio chiuso e garantire così il mantenimento della distanza fisica e delle norme di sicurezza.

Ci sono parecchi vantaggi che si possono ottenere dall’implementazione di un sistema di gestione dei visitatori. Di seguito ne elenchiamo alcuni.

1. Screening virtuale attraverso un questionario

Lo screening è estremamente importante per assicurarsi che ogni visitatore che entra nel tuo ufficio o negozio sia in buone condizioni di salute. Non mi riferisco solo al classico controllo della temperatura corporea ma anche alla compilazione di un questionario relativo al proprio stato di salute.

Questo processo potrebbe anche essere svolto manualmente, ma in questo modo il visitatore impiegherebbe un po’ di tempo per completare il questionario con il rischio che si formino delle file innecessarie.

Un software per la gestione dei visitatori può aiutarti a semplificare il processo di raccolta dei dati. Il personale della reception o del negozio può inserire rapidamente i dati dei visitatori nel sistema e gli ospiti possono compilare il questionario direttamente in loco.

Un’ulteriore opzione sarebbe mettere a loro disposizione un form di registrazione a cui i visitatori possano accedere in maniera autonoma. In questo modo possono rilasciare i propri dati direttamente dal loro smartphone o tablet senza necessità di sostare troppo tempo in reception.

2. Archivia automaticamente i dati dei visitatori

Un software di gestione dei visitatori può stampare dei badge con un codice a barre. Quando il personale della reception scansiona il codice, visualizza automaticamente i dati dei visitatori insieme alla loro foto, ai registri delle visite e ai dati riguardanti le condizioni di salute del proprietario della tessera.

Il badge è anche utile per semplificare la registrazione dei visitatori nel corso della loro prossima visita, in quanto non sarà necessario registrare da capo la stessa persona più e più volte.

Infine, il questionario è utile per rintracciare i contatti nel caso in cui il visitatore risulti positivo al COVID-19 e sia necessario effettuare un tracciamento e seguimento della situazione.

3. Migliora il protocollo di distanziamento sociale

Per rendere ancora più efficienti i protocolli di distanziamento sociale, alcuni Paesi- tra cui l’Italia- applicano restrizioni come la limitazione del numero di persone negli uffici o nei centri commerciali. Ma farlo senza un software di gestione dei visitatori è quasi impossibile.

Con l’aiuto del sistema, infatti, il responsabile dell’ufficio o del negozio può facilmente tracciare il numero di visitatori all’interno dell’edificio. Se la capacità si avvicina al limite consentito, si può intervenire per indicare al visitatore di aspettare altrove o direttamente riorganizzare il programma delle visite per un altro giorno.

4. Ottimizza la pianificazione delle riunioni

Un software per la gestione dei visitatori facilita l’organizzazione degli orari delle visite. Un dipendente può impostare gli orari delle proprie riunioni direttamente sul calendario del sistema, compilare i dati della persona che incontrerà, inserire lo scopo della visita e inviare il questionario al visitatore via e-mail.

Il sistema facilita anche la prenotazione degli spazi in cui si effettueranno le riunioni garantendo così il rispetto delle norme di sicurezza.

5. Notifiche automatiche

Un altro vantaggio associato all’utilizzo di software per la gestione dei visitatori è la possibilità per i dipendenti di ricevere una notifica automatica quando i loro ospiti arrivano in ufficio. Grazie ai dati e ai questionari compilati in precedenza, il processo di registrazione dei visitatori può essere eseguito molto rapidamente.

I sistemi sono in grado di inviare notifiche tramite e-mail, SMS e anche messaggi WhatsApp consentendo al dipendente di preparare tempestivamente sala riunioni e strumenti di presentazione.

Quale software scegliere? Funzionalità principali da ricercare

Se sei alla ricerca di un software per la gestione dei visitatori noterai che il mercato offre una varietà di soluzioni diverse che ben si adattano ad ogni necessità. Di seguito elenchiamo alcune tra le funzionalità principali da ricercare nel tool che andrai a scegliere:

  • Accesso semplice e immediato: il digital sign-in è facile e consente di personalizzare le domande e i campi di risposta.
  • Pre-registrazione: permette di sapere chi arriva e quando.
  • Registro digitale dei visitatori: i registri digitali sono sicuri e possono essere consultati in qualsiasi momento e ovunque.
  • Notifiche automatiche: consentono di risparmiare tempo e di ridurre i tempi di attesa per i visitatori.
  • Documenti legali digitali: la loro presenza in formato digitale agevola il processo di firma.
  • Stampa dei badge: la stampa automatica dei badge con marchio o logo personalizzato consente di organizzare meglio il flusso all’interno degli edifici oltre a conferire un look raffinato e professionale.
  • Foto dei visitatori: consente di fare attenzione a chi si muove nell’edificio.
  • Integrazione: è importante integrare i sistemi di gestione dei visitatori nei tuoi flussi di lavoro esistenti.

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