Quale sistema scegliere per la gestione del magazzino?

Pubblicato il giorno 3/12/2020 da Chiara Casse e Quirine Storm van Leeuwen

Quale sistema scegliere per la gestione del magazzino?

Se non hai un magazzino, le tue vendite ne risentono. Che tu gestisca un negozio online, un supermercato o una società di logistica, la gestione del magazzino è qualcosa da cui non puoi prescindere. Una gestione efficace delle scorte di magazzino ti consente di garantire una consegna più veloce ai tuoi clienti e di calcolare i giusti quantitativi da ordinare ai tuoi fornitori, evitando di ritrovarti con uno stock esagerato e potendo così risparmiare sullo spazio da dedicare al magazzino.

Esistono diversi modi per monitorare le scorte e ottimizzare la gestione del magazzino. In questo articolo analizziamo i vari sistemi per la gestione dell’inventario per aiutarti a individuare la soluzione più adatta alle esigenze della tua azienda.

Come monitorare le tue scorte

Abbiamo probabilmente avuto tutti a che fare con le liste di articoli scritte a mano per fare l’inventario del magazzino. Oppure con gli elenchi creati in un foglio di Excel. E siamo forse tutti consapevoli che nessuna di queste modalità sia davvero ottimale.

Una buona soluzione ce la possono offrire i software di gestione magazzino. Ce ne sono di diversi tipi per diverse esigenze. Ad esempio, oltre ai software per la gestione delle scorte e per la gestione del magazzino (sistemi WMS), esistono anche sistemi per registratori di cassa o software per codici a barre (come quelli dei prodotti del supermercato), in alcuni casi più che sufficienti. Ti spieghiamo  le differenze per aiutarti a capire quale sistema soddisfa meglio le esigenze della tua azienda.

Sistema di gestione delle scorte

La gestione delle scorte si basa su una serie di criteri che tu stesso definisci. Puoi indicare ad esempio la quantità di articoli da tenere in magazzino per ogni prodotto, materiale o componente, in modo tale che l’esecuzione e la consegna degli ordini avvengano nei termini stabiliti. Una volta impostati i parametri desiderati, il sistema di gestione ti invia un avviso nel caso le scorte siano insufficienti oppure se l’ordine non può essere consegnato in tempo. In questo modo, un’azienda può decidere quando acquistare e mandare in produzione nuove merci.

Il software può essere collegato sia a negozi fisici che online e permette di mantenere lo stock sempre aggiornato. Ma le possibilità dei sistemi di gestione delle scorte non finiscono qui. Per questo, ti consigliamo di determinare in anticipo quali sono le esigenze della tua azienda e, se disponibile, di optare per un periodo di prova per verificare se il software scelto fa al caso tuo. Tieni presente che nella maggior parte dei casi, più avanzate sono le caratteristiche che cerchi in un sistema, più il suo prezzo sarà elevato.

Suggerimento: su Capterra puoi filtrare i vari sistemi di gestione dello stock in base alle funzionalità.

 

Le caratteristiche più comuni di un sistema di gestione dello stock:

  • Gestione e informazioni dello stock
  • Ottimizzazione dello stock
  • Controllo e audit dello stock
  • Identificazione del prodotto
  • Notifiche/avvisi di magazzino
  • Monitoraggio dei costi
  • Previsione
  • Gestione spedizioni
  • Gestione degli ordini di vendita
  • Gestione automatica degli acquisti
  • Gestione degli acquisti ripetuti
  • Valore dello stock per magazzino
  • Monitoraggio dei numeri di serie e di lotto
  • Report e analisi
  • Gestione dei fornitori

Software di gestione dell’inventario: open source o SaaS?

I software per la gestione delle scorte possono essere di due tipi: open source o Software-as-a-Service (SaaS).

Gli open source sono software gratuiti che puoi scaricare liberamente e a cui chiunque può contribuire intervenendo sul codice sorgente per aggiungere funzionalità o migliorarlo. Lo svantaggio, per contro, è che il software potrebbe non essere costantemente aggiornato e che con questa soluzione dovresti creare il tuo sistema di gestione dello stock da solo, utilizzando il software. Se pensi di avere abbastanza tempo per farlo, se sai programmare e se hai un budget limitato, un software di gestione delle scorte open source è probabilmente ciò che fa per te.

In quanto ai SaaS, prevedono di solito un importo mensile che comprende il servizio e l’assistenza, nonché l’implementazione di nuove caratteristiche e funzionalità. Facili da usare, i SaaS ti permettono di iniziare subito e sono spesso ospitati sul cloud, dove tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro. Tutto ciò che ti serve è una buona connessione internet. Dopodiché potrai gestire il tuo magazzino in ogni momento, ovunque ti trovi.

Esempi di software di gestione dello stock open source

Questi sono alcuni esempi di software gratuiti e open source per la gestione delle scorte, adatti ad aziende di piccole e medie dimensioni: Canvus, Delivrd, inFlow e Odoo.

Esempi di software di gestione dello stock SaaS

Di seguito invece alcuni fornitori di software SaaS per la gestione delle scorte per piccole e medie imprese: Exact, Clay, Lightspeed, Netsuite e Silvasoft.

Sistema di gestione magazzino

I sistemi di gestione del magazzino (conosciuti anche con la sigla inglese WMS – Warehouse Management System) sono ideali per le aziende di dimensioni medie e grandi dotate di un magazzino e permettono di controllare i flussi delle merci in ingresso o stoccate in uno o più magazzini. Oltre a monitorare le scorte, con un sistema di gestione del magazzino puoi anche ottimizzare l’uso dello spazio, nonché controllare i livelli delle scorte e tutti i processi logistici richiesti.

Normalmente, i sistemi WMS non rivestono una funzione a sé stante. Gli articoli del magazzino, infatti, devono anche essere spediti o utilizzati. Per questo motivo, di solito i sistemi WMS lavorano in sinergia con altri software aziendali, come un software ERP (Enterprise Resource Planning) o TMS (Transport Management System).

Sul mercato esistono numerosi sistemi di gestione magazzino, ciascuno con le proprie caratteristiche specifiche. È consigliabile, quindi, definire in anticipo a cosa ti serve il sistema WMS e confrontare le soluzioni di diversi fornitori.

 

Le principali funzionalità di un sistema WMS:

  • Gestione dello stock (quantità e ubicazione)
  • Lettura di codici a barre
  • Order picking
  • Gestione 3PL
  • Kitting
  • Previsione
  • Gestione dei resi
  • Gestione spedizioni
  • Gestione degli ordini di vendita
  • Gestione degli acquisti
  • Controllo qualità
  • Gestione della ricezione e dello stoccaggio

Esempi di sistemi di gestione magazzino

Tra i fornitori di sistemi WMS troviamo: King, Logivert, Pantheon e Sapphire.

Sistema per registratori di cassa (sistema POS)

Se il tuo business è un negozio o un’attività di ristorazione, puoi gestire lo stock con un sistema per registratori di cassa POS (la sigla POS indica un sistema o software POS – Point of Sale).

I retailer e i ristoranti usano i sistemi POS per la gestione delle vendite, dello stock, delle analisi, dei report e dei dipendenti. Generalmente, un sistema POS è composto da un computer, iPad o altro dispositivo portatile dotato di un software POS, una stampante per le ricevute, un lettore di codici a barre, un dispositivo pin pad e, nel caso di un sistema obsoleto, un server locale.

Con un sistema online integrato per il registratore di cassa, puoi gestire lo stock completo da un unico sistema e risparmiare tempo collegandolo alla contabilità. Maggiore efficienza anche per i tuoi acquisti, grazie agli insight sui numeri delle vendite. E come risultato, ne beneficiano anche i margini e i guadagni. Hai anche un negozio online? Il sistema per registratori di cassa elabora immediatamente gli acquisti aggiornando automaticamente lo stock.

Le principali funzionalità di un sistema per registratori di cassa:

  • Gestione dello stock
  • Elaborazione del pagamento
  • Registrazione delle vendite
  • Lettura di codici a barre
  • Integrazione contabile
  • Account del cliente
  • Gestione degli sconti
  • Firma digitale
  • Gestione del personale
  • Elaborazione dei resi

Esempi di sistemi online per registratori di cassa

Ecco alcuni sistemi online per registratori di cassa adatti a piccole e medie imprese: Afosto, BizzCloud, Cashr e Lightspeed POS.

Esistono anche sistemi POS open source gratuiti come Chromis POS, eHopper e Imonggo.

Software per codici a barre

Con un software e un lettore di codici a barre riduci al minimo le possibilità di errore durante l’order picking. Un lettore di codici a barre registra l’ubicazione in magazzino, il codice a barre degli articoli e i numeri di serie e di lotto. Collegalo al tuo software aziendale, ad esempio al sistema di gestione delle scorte, per elaborare tutto automaticamente. Risparmierai tempo e il tuo magazzino sarà sempre aggiornato.

Le principali funzionalità di un software per codici a barre:

  • Lettura di codici a barre
  • Generazione di codici a barre
  • Codice a barre/RFID
  • Etichette di codici a barre personalizzabili
  • Modelli di etichette di codici a barre
  • Tracciamento numero di serie

Esempi di software per codici a barre

Tra i fornitori di sistemi per codici a barre troviamo: Boxwise, EZOfficeinventory, Logic4, Webstock, Welpp.

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