Comunicazione interfunzionale: best practice per migliorare la collaborazione

Pubblicato il giorno 30/7/2021 da Ankita Singh e Chiara Casse

Per fare in modo che la comunicazione e la collaborazione tra i team interfunzionali della tua azienda siano efficienti e semplici, sono necessari cambiamenti interni strategici. Scopri come seguendo alcune delle migliori pratiche.

Best practices per migliorare la comunicazione interfunzionale

Un esempio di cosa vuol dire migliorare la comunicazione? L’altro giorno ho avuto una discussione con il mio coinquilino. Eravamo stressati per il lavoro e ci accusavamo a vicenda di non condividere le responsabilità di casa. Nessuno dei due è stato in grado di controllare il proprio ego né ha fatto nulla per risolvere il problema. Abbiamo semplicemente smesso di comunicare.

Per risolvere la questione, siamo andati a fare la spesa ognuno per conto suo, senza coordinarci sulle cose da comprare. Risultato: abbiamo acquistato troppi prodotti, spendendo più del necessario e incidendo negativamente sul nostro budget mensile.

Negli affari succede la stessa cosa. Se la tua azienda ha un obiettivo comune e dispone di team interfunzionali, ognuno di questi team deve riunirsi e sfruttare le proprie competenze uniche per raggiungere tale obiettivo.

Ma se i team interfunzionali non interagiscono, sono in conflitto o mancano di fiducia reciproca, ne possono risentire la gestione dei progetti, i risultati ottenuti, la soddisfazione dei clienti e il fatturato aziendale, per citare alcune conseguenze.

Come fare, quindi, per evitare che ciò accada? Ti suggeriamo alcune buone pratiche per creare una buona comunicazione e collaborazione interfunzionale tra i membri dei tuoi team.

5 best practice per migliorare la collaborazione e la comunicazione interfunzionale

Quando si cerca di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra team interfunzionali, è necessario l’impegno sia da parte dei dipendenti che dei manager. Le best practice che presentiamo in questo articolo includono alcuni consigli per effettuare dei cambiamenti a livello del personale oltre che a livello gestionale e organizzativo.

1. Stabilisci una struttura per agevolare la comunicazione

Senza una struttura che definisca il come e il quando della comunicazione e della coordinazione, è difficile instaurare interazioni fluide e soddisfare le aspettative riguardo alla consegna dei progetti, nemmeno disponendo dei migliori strumenti per la collaborazione e la comunicazione.

Per creare una struttura di comunicazione per un team interfunzionale, è necessario:

  • Definire gli obiettivi del progetto, le tappe fondamentali e i deliverable
  • Determinare accuratamente il workflow interfunzionale e le interdipendenze previste
  • Scegliere i canali di comunicazione (online e offline)
  • Decidere anticipatamente la frequenza degli aggiornamenti del progetto e del ciclo di retroazione
  • Definire le responsabilità di ogni membro del team e individuare le persone responsabili di prendere le decisioni
  • Monitorare e misurare l’avanzamento per valutare eventuali iterazioni e correzioni di rotta.

Sarà utile organizzare delle riunioni di kick-off per allineare tutti i membri dei team con gli elementi appena elencati. In questo modo riuscirai a mitigare i potenziali conflitti dovuti a una scarsa chiarezza di intenti. Potrai così garantire la trasparenza del workflow e motivare il personale favorendo una comunicazione e un coordinamento più fluidi.

2. Organizza riunioni per coinvolgere i team e favorire la trasparenza

Una delle numerose ragioni dietro alla mancanza di comunicazione e di collaborazione interfunzionale tra i team è la scarsa comprensione dei ruoli e delle priorità di ognuno. Un’altra ragione è la non conoscenza delle competenze disponibili nei vari team.

Valuta la possibilità di organizzare riunioni introduttive tra team di dipartimenti aziendali separati e invita i relativi manager a partecipare. Ogni team può fare una breve e informale presentazione dei progetti in corso e futuri, degli obiettivi del proprio dipartimento e delle competenze disponibili. In questo modo sarà più facile trovare punti in comune, individuare opportunità di collaborazione e azzerare le inefficienze interdipartimentali.

In un report, Gartner presenta un esempio di una collaborazione di questo tipo tra il dipartimento di risorse umane e il team di comunicazione (report completo in inglese disponibile in esclusiva per i clienti di Gartner). In base al documento, se da un lato i responsabili delle risorse umane e del team di comunicazione comprendono quali sono i ruoli di ognuno, lo stesso non succede per quanto riguarda gli obiettivi delle due parti.

Per questo motivo, è consigliabile che i manager di ogni divisione si riuniscano per capire quali sono i punti in comune dei loro KPI (indicatori chiave di prestazione) e come aiutarsi a vicenda per raggiungerli.

3. Preparati per gestire i conflitti e risolvere le difficoltà

I team interfunzionali o multifunzionali sono complessi e strutturalmente diversi, il che li rende più esposti a possibili contrasti. I conflitti che questi team generano con maggiori probabilità sono quelli interpersonali e tra gruppi.

Il primo caso si manifesta quando due persone sono in disaccordo e non sono in grado di reagire in modo pacifico o positivo. Il secondo caso si produce quando gli obiettivi di due gruppi o team sono in contrasto.

Tuttavia, i conflitti che derivano da una divergenza di opinioni non sono sempre negativi: se gestiti correttamente, possono infatti portare a cambiamenti positivi e contribuire alla crescita.

Di seguito ti proponiamo alcuni trucchi per sviluppare un sistema funzionale di gestione dei conflitti:

  1. Imposta un sistema di consulenza per i dipendenti e assegna un consulente ad ogni team. I dipendenti che vivono una situazione di conflitto possono rivolgersi a questo fidato consulente professionale per trovare una soluzione.
  2. Organizza giochi di ruolo creando team in modalità simulazione per aiutare i membri a capire il punto di vista degli altri e promuovere lo spirito di squadra.
  3. Nomina un manager che osservi i comportamenti dei dipendenti e dei team e che intervenga in caso di conflitto evidente o prevedibile.
  4. Promuovi comportamenti positivi come l’ascolto attivo e la risposta controllata anziché reazioni istintive, attraverso discorsi persuasivi, webinar e sessioni di coaching per i dipendenti.

4. Promuovi programmi di coaching e mentoring per migliorare la collaborazione

Le aziende finiscono spesso per creare un ambiente ostile tra i dipendenti. Ciò li porta a concentrarsi su se stessi e sulle loro prestazioni, invece di sviluppare un’attitudine altruista e di aiuto verso i propri colleghi.

Secondo un altro report di Gartner, le aziende definiscono KPI orientati a obiettivi e prestazioni individuali, tralasciando il coaching e l’aiuto del prossimo. Ne risulta un aumento della competizione tra i dipendenti, che pensano esclusivamente a fare meglio degli altri. Questo comportamento va contro i principi del coaching e dell’aiuto reciproco, e riduce le possibilità che i colleghi collaborino e comunichino tra di loro (report completo disponibile in inglese e in esclusiva per i clienti di Gartner).

Per evitare che ciò accada nella tua azienda, controlla le metriche delle prestazioni per:

  • Definire attività o iniziative specifiche di coaching e mentoring, come KPI individuali. Ad esempio, aiutare gli altri, siano o meno del proprio team, a sviluppare competenze in IT.
  • Contemplare il raggiungimento di obiettivi condivisi del team nelle valutazioni individuali per aumentare le responsabilità comuni, come collaborare con product manager e IT team per affrontare le difficoltà.
  • Fornire esempi delle attitudini e dei comportamenti attesi dai singoli per definire uno standard di riferimento. Per esempio, condividere regolarmente feedback costruttivi con le diverse parti interessate o inviare aggiornamenti frequenti.
  • Offrire come incentivo un riconoscimento pubblico (e-mail inviate da figure senior oppure promuovere la condivisione nell’intranet di storie di collaborazione e coaching) anziché premi esclusivamente economici.

5. Fai pace con la tecnologia e instaura un lavoro di squadra interfunzionale efficace

Per ottenere una comunicazione e una collaborazione efficaci non bastano le competenze relazionali. Se il tuo team non dispone degli strumenti tecnologici adatti, rischia di perdersi nella spirale delle email. E nel caso dei team interfunzionali a distanza può essere molto peggio.

Un team interfunzionale costituito da membri che lavorano in ufficio o a distanza ha bisogno di strumenti che favoriscano una comunicazione fluida e permettano di collaborare in tempo reale, oltre a consentire di pianificare videochiamate, realizzare video conferenze, chattare in tempo reale, aggiornare e mantenere un database centrale, e gestire i flussi di lavoro.

Alcuni strumenti utili

Alcuni programmi che possono rivelarsi utili includono software di project management, strumenti di comunicazione (ad esempio strumenti di chat, software per meeting e strumenti per video conferenze), software di collaborazione e piattaforme di condivisione file.

Tieni presente che anche se disponi del miglior strumento, dovrai guadagnarti l’approvazione del tuo team e delle principali parti interessate. Se queste non si sentono a loro agio con un software specifico, rischi di fare un investimento controproducente.

Ultime riflessioni

Esistono alcuni suggerimenti utili al momento di rivoluzionare le pratiche comunicative all’interno dei tuoi team interfunzionali o di migliorare la comunicazione interfunzionale in azienda nell’ottica di un cambiamento culturale.

  • Confrontarsi a tu per tu con i responsabili dei diversi team per capire le difficoltà che stanno affrontando in termini di comunicazione interfunzionale. Puoi anche condurre un sondaggio tra i dipendenti per conoscere la loro opinione sulla comunicazione interfunzionale e le difficoltà che riscontrano.
  • Definire e mantenere un processo continuo per valutare e verificare la comunicazione interfunzionale. In questo modo potrai individuare e gestire i cambiamenti che interessano gli obiettivi e le priorità di comunicazione interfunzionale. Puoi organizzare riunioni regolari con i tuoi team per appianare eventuali difficoltà che emergono dalla transizione da un progetto interfunzionale all’altro.
  • Se da un lato le strutture, gli strumenti e le best practice di comunicazione e collaborazione sono di grande aiuto, è necessario anche mettere insieme il giusto team per ottenere una migliore produttività ed efficacia. Tieni presente che il miglior team non è sempre composto da singole persone di successo. L’obiettivo dovrebbe essere quello di creare un team bilanciato i cui membri lavorino bene insieme e sappiano collaborare in modo efficace.
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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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