I processi di digitalizzazione delle PMI italiane

A che punto sono i processi di digitalizzazione delle PMI italiane? In questo articolo presentiamo la prima parte dei risultati dello studio condotto da Capterra in collaborazione con l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano.

I processi di digitalizzazione delle PMI italiane e la creazione di infrastrutture digitali sono argomenti al centro dell’agenda politica italiana dall’avvento della pandemia del Covid-19. 

L’impatto negativo sull’operatività aziendale dichiarato dalle PMI nel corso del primo lockdown ha imposto come priorità per il futuro la necessità di riorganizzarsi modernizzando la cultura aziendale e incentivando l’innovazione dei processi.

Il piano Next Generation EU dell’Unione Europea prevede lo stanziamento di circa 50 miliardi di euro per favorire la digitalizzazione della PA e delle aziende private in Italia. Il programma afferma nuovamente, laddove ce ne fosse bisogno, la centralità di una svolta digitale dell’intero sistema imprenditoriale del nostro Paese. 

Sull’onda delle nuove priorità nell’agenda politica, l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano ha condotto uno studio relativo allo stato di digitalizzazione delle piccole e medie organizzazioni italiane. Capterra ha preso parte a questo studio in qualità di partner e ha condotto una ricerca su un campione 1.018 PMI per rispondere alle seguenti domande: 

• Qual è il livello di maturità digitale delle PMI italiane? 
• A che punto ci troviamo del processo di digitalizzazione dei processi aziendali primari e secondari? 

La metodologia completa dello studio è presentata alla fine dell’articolo. 

Le PMI generano il 41% del fatturato totale delle imprese italiane

Le PMI rappresentano solamente il 5% delle imprese italiane – 220 mila su 4,4 milioni di imprese attive in Italia – ma costituiscono un pilastro importante del sistema produttivo del nostro Paese: occupano infatti il 34% degli addetti del settore privato in Italia, generano il 41% del fatturato totale delle imprese e contribuiscono al 38% del valore aggiunto del tessuto imprenditoriale (Fonte: Elaborazioni Oss. Innovazione Digitale nelle PMI su dati Istat 2018).

A livello settoriale, buona parte delle PMI italiane opera nel settore manifatturiero (31%), nel commercio (18%), nell’alloggio e ristorazione (13%), nelle costruzioni (9%) e nel trasporto e magazzinaggio (6%). Dal punto di vista geografico, le piccole medie imprese sono più presenti del Nord Italia (58%) e, in particolare, nelle aree metropolitane più densamente popolate (Fonte: Elaborazioni Oss. Innovazione Digitale nelle PMI su dati Istat 2018).

Per raccogliere i dati dello studio, Capterra ha intervistato 1.018 titolari o responsabili digitali di PMI italiane per indagare il livello di digitalizzazione dei processi primari e secondari e la cultura digitale in ambito aziendale. Il campione di intervistati è rappresentativo della popolazione italiana di piccole e medie imprese. 

Processi di digitalizzazione: il digitale nei processi primari

Secondo il modello di Catena del Valore di Porter, la struttura di un’organizzazione è composta da un insieme limitato di processi aziendali, suddivisi in primari e secondari:

• Processi primari: sono quelli che direttamente contribuiscono alla creazione dell’output (prodotti e servizi) di un’organizzazione e alla vendita dello stesso e sono :

1. Logistica in ingresso
2. Attività di produzione di beni e/o servizi.
3. Logistica in uscita
4. Marketing e vendite
5. Assistenza al cliente 

• Processi secondari: sono quelli che non contribuiscono direttamente alla creazione dell’output ma che sono necessari perché quest’ultimo sia prodotto. Tra questi si individuano:

1. Approvvigionamenti
2. Organizzazione delle risorse umane
3. Sviluppo delle tecnnologie
4. Attività di amministrazione e finanziarie

Vengono dunque definiti primari quei processi che l’impresa mette in atto per compiere la sua missione: la produzione del bene o servizio offerto e la vendita dello stesso. 

Il digitale nella produzione

Il 43% delle PMI che hanno partecipato al nostro studio produce prevalentemente beni fisici, il 26% vende sia beni fisici sia servizi immateriali mentre il 31% si occupa solamente di servizi immateriali. 

Il 95% delle PMI che producono beni fisici, dichiara di raccogliere dati relativi agli impianti di fabbricazione, ma per la maggior parte i dati sono gestiti in modalità manuale o con strumenti di base quali fogli di calcolo:

I software MES (manufacturing execution software) aiutano ad automatizzare, gestire e controllare la funzione produttiva di un’azienda.

I software PLM (product lifecycle management) o di gestione del ciclo di vita del prodotto integrano tutti i processi necessari per progettare, costruire, distribuire e seguire i prodotti. 

Il digitale nell’erogazione dei servizi

Il 40% delle PMI intervistate ritiene che i processi di erogazione dei propri servizi siano molto digitalizzati:

È interessante notare come, allo stesso tempo, il 43% di queste PMI dichiari di avere una gestione documentale scarsamente informatizzata e, in alcuni casi, di non avere nemmeno un responsabile IT. 

Il digitale nel marketing e vendite

Se c’è un dato che la pandemia ha certamente contribuito ad implementare, è senza dubbio la crescita del numero di PMI italiane che utilizzano canali di vendita digitali. Solo il 10% delle PMI intervistate, infatti, afferma di svolgere l’attività di vendita completamente offline:

I software per automazione della forza vendita (sales force automation) gestiscono la creazione, gestione, organizzazione e approvazione di contenuti che riguardano il settore delle vendite; gli agenti commerciali sfruttano questo sistema per facilitare la modifica dei contenuti in base alla tipologia di cliente.

Un sistema di gestione degli ordini (order management system) è uno strumento digitale per gestire il ciclo di vita di un ordine. Tiene traccia di tutte le informazioni e dei processi, tra cui l’immissione dell’ordine, la gestione dell’inventario, l’evasione dell’ordine e l’assistenza post-vendita

Processi di digitalizzazione: il digitale nei processi secondari

Come abbiamo visto in precedenza, i processi secondari sono quelli che non riguardano direttamente l’attività produttiva dell’azienda ma tutti quelli che la sostengono e la rendono possibile. 

Questi sono i processi secondari che abbiamo analizzato nel nostro studio:

• Gestione documentale
• Infrastruttura informatica (accessibilità e cloud)
• ERP aziendale
• Risorse Umane

Il digitale nella gestione documentale

L’avvento del Covid-19 sembra aver imposto una digitalizzazione forzata dei processi secondari. In particolare, la grande maggioranza delle PMI gestisce in maniera elettronica almeno una parte dei propri documenti aziendali:

Il 37% delle PMI utilizza formati elettronici non integrati in una piattaforma di gestione documentale. 

I dati evidenziano inoltre come le condivisioni di documenti verso soggetti esterni all’azienda non sia ancora molto diffusa (9%).

Il digitale nella gestione dell’infrastruttura informatica

Con il termine cloud computingsi indica un modello di erogazione di servizi (es. l’archiviazione, l’elaborazione o la trasmissione dati) offerti su richiesta da un fornitore a un cliente finale attraverso la rete internet, configurabili e disponibili in remoto sotto forma di architettura distribuita.

L’avvento della pandemia ha portato con sé un grande cambiamento anche in questo senso: ad oggi il 74% delle PMI intervistate utilizza servizi e piattaforme in cloud.

Un tasto dolente è invece il discorso legato all’accesso ai dati da remoto: per il 63% delle PMI l’accesso da remoto ai dati aziendali è nullo o limitato:

Il digitale e l’ERP aziendale

I software ERP (enterprise resource planning) sono gestionali che integrano in un’unica soluzione i processi di business più rilevanti per un’azienda come quelli legati alle vendite, agli acquisti, alla gestione del magazzino, alla contabilità, alla fatturazione, alla logistica o alle risorse umane.

Dal nostro studio emerge una tendenza generalizzata ad una scarsa integrazione dei dati aziendali. Il 30% delle PMI intervistate non conosce la tecnologia ERP o non ne prevede l’introduzione:

Il digitale nelle Risorse Umane

Tra i processi di digitalizzazione più complicati per le PMI ci sono sicuramente quelli riguardanti le Risorse Umane. In certi tipi di realtà aziendali i lavoro da remoto sta prendendo piede e i dipendenti chiedono più flessibilità e riconoscimenti. 

Questi sono i software più utilizzati dai responsabili delle Risorse Umane: 

Ai primi posti, com’era prevedibile, troviamo i tool per il pagamento degli stipendi e la gestione delle presenze, seguiti dagli strumenti per la formazione e l’aggiornamento. 

Accanto agli strumenti pratici per la gestione quotidiana dei dipendenti, però, sono in crescita anche i software per la valutazione delle performance e per il monitoraggio della carriera. Stiamo forse passando da un concetto di lavoro associato esclusivamente alle ore a uno ibrido che tenga conto anche degli obiettivi? È presto per dirlo, ma sicuramente si tratta di un fenomeno da tenere d’occhio. 

I processi di digitalizzazione delle PMI italiane sperimentano una crescita lenta ma costante

La pandemia sembra aver rappresentato per le PMI una spinta obbligata verso le soluzioni digitali necessarie per garantire l’operatività aziendale e sostenere i fatturati in forte contrazione.

In particolare, nel corso del 2020 e dei primi mesi del 2021, le organizzazioni hanno spinto l’acceleratore su eCommerce e servizi in cloud, oltre che sulla modernizzazione dei processi relativi alla gestione dei dipendenti. Altri processi così come l ’integrazione delle piattaforme e dei sistemi stentano invece a prendere piede. 

Il cammino verso la digitalizzazione è solo all’inizio e la sfida principale è rappresentata prima di tutto dalla cultura aziendale in generale: per sfruttare il vero potenziale della digitalizzazione, infatti, servono competenze specifiche e una visione d’insieme che accolga ed integri il cambiamento anziché opporvi resistenza.