Come coordinare un gruppo di lavoro grazie a un software di time-tracking

Questo articolo è stato originariamente pubblicato il 5/5/2020 e aggiornato il 24/8/2023.

Tra gli aspetti da considerare quando si deve gestire un team c’è innanzitutto la gestione del tempo; in questo articolo scopriamo i 5 vantaggi di un software di time tracking per coordinare un gruppo di lavoro.

I compiti di un manager sono tanti, uno dei più importanti è sicuramente organizzare il lavoro del proprio team e fare in modo che esso fluisca nel migliore dei modi. Tra i fattori di cui bisogna sempre tenere conto, vi è certamente il tempo.

Può capitare infatti che i dipendenti non riescano a concludere i compiti prestabiliti entro il limite determinato, questo può essere dovuto a una errata gestione delle tempistiche.

Per facilitare tutto questo esistono i software di time-tracking, i quali supportano il lavoro dell’imprenditore e aiutano le PMI a ottimizzare il lavoro interno e la loro gestione del personale.

Coordinare un gruppo di lavoro con un software di time tracking

I software di time-tracking sono piattaforme che offrono servizi a supporto dell’attività lavorativa e con le quali è possibile valutare la quantità di tempo speso per la realizzazione di ogni progetto. 

Le funzionalità offerte dai software di time-tracking permettono all’imprenditore (o a chi sta gestendo il progetto) di effettuare molteplici operazioni aziendali indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. 

5 vantaggi di un software time-tracking per coordinare un gruppo di lavoro

Ma perché è importante gestire il tempo con questa tipologia di software? Vediamo i 5 vantaggi offerti da un software di time-tracking e come i manager possono utilizzarlo per coordinare un gruppo di lavoro nel migliore dei modi.

1. Migliora la gestione del personale e l’elaborazione delle buste paga

Tra le funzionalità di un software di time-tracking c’è sicuramente quella relativa all’amministrazione del personale, ovvero occuparsi delle diverse incombenze burocratiche e fiscali dei propri dipendenti.

Basti pensare ad esempio alla tracciabilità delle ore di lavoro, al conteggio dei giorni di malattia e di ferie nonché all’elaborazione delle buste paga; ogni aspetto connesso ai processi HR può essere automatizzato e reso ancora più semplice attraverso un’unica piattaforma che permette all’imprenditore di ottimizzare anche il suo tempo, migliorando l’efficienza della propria organizzazione.

2. Permette di evitare i disguidi legali relativi al settore di lavoro

Ogni settore è chiamato a rispettare determinate leggi, normative, standard qualitativi e, quando si parla di un progetto, requisiti precisi previsti per lo svolgimento dello stesso.

I software di gestione del tempo, possono offrire vantaggi considerevoli al datore di lavoro, soprattutto (ma non solo) nel momento in cui i suoi dipendenti lavorano a distanza. Inoltre, i processi di digitalizzazione di PA e istituzioni di previdenza rendono sempre più necessario dotarsi di strumenti digitali per migliorare la propria rendicontazione e la gestione dei dipendenti.

3. Semplifica la comunicazione interna tra personale e le Risorse Umane

Affinché una PMI funzioni e sia efficiente occorre che tutti i dipartimenti siano in grado di comunicare e collaborare tra di loro rapidamente e senza perdere le informazioni, soprattutto se si opera a distanza.

Queste piattaforme digitali offrono il supporto e i canali necessari per mettersi subito in contatto con i propri responsabili, richiedere delucidazioni in merito a situazioni legate alla propria posizione lavorativa o al tempo passato a lavorare su un progetto e risolvere in modo più veloce anche eventuali emergenze che potrebbero presentarsi.

4. Aiuta a creare e coordinare un gruppo di lavoro 

Indipendentemente dalla natura del progetto, è sempre necessario scegliere con attenzione le persone che andranno a comporre un gruppo di lavoro, in modo da affidare sempre alla risorsa migliore la mansione più adatta al fine di portare a termine il progetto.

I software di time-tracking sono contraddistinti da funzioni utili per la registrazione delle presenze del personale, tracciare il tempo che ogni lavoratore impiega a sviluppare il suo compito, programmare eventuali turni e ottimizzare le risorse affidate.

Dall’analisi dei dati forniti dal software e raccolti nel database, ogni azienda può coordinare un gruppo di lavoro più facilmente e avere di conseguenza una panoramica completa sul proprio livello di produttività, individuando i punti di forza e le aree di miglioramento.

5. Da maggiore autonomia sia ai dipendenti che ai dirigenti

L’ultimo importante vantaggio offerto dai software di time-tracking si traduce in una maggiore autonomia affidata ai dipendenti e ai dirigenti stessi. 

Infatti, una volta dettate le linee guida da rispettare per la realizzazione del progetto, il tempo e le risorse da impiegare possono essere gestite da ognuno con più libertà ed efficienza.

In passato magari si sottovalutava l’importanza data da una gestione ottimale del tempo in quanto si riteneva che incidesse poco sulla produttività complessiva dell’azienda. Tuttavia, sfruttare il tempo nel migliore dei modi rappresenta una delle chiavi del successo di un’azienda, soprattutto se vengono utilizzati strumenti tecnologici, perché permette di concentrarsi su altri compiti più complessi, che possono riguardare il benessere dei dipendenti, la strategia d’impresa e la parte creativa nello sviluppo di un progetto.

Come gestire un team di lavoro nel modo migliore?

Il tempo, in un mondo in cui siamo sempre di corsa per stare al passo e per fare tutto ciò che dobbiamo, diventa la risorsa più importante che possiamo avere a disposizione. Pertanto, coordinare un gruppo di lavoro nel modo più efficiente possibile gioca un ruolo fondamentale.

Avvalersi di tools che aiutano a ottimizzare i tempi, velocizzare i processi lavorativi e a organizzare le risorse gioverà non solo i singoli individui ma il business intero.