Produttività sul lavoro: le 3 sfide più comuni della collaborazione con i colleghi di altri Paesi e come risolverle

In un'epoca in cui le imprese sono sempre più digitalizzate, per le aziende è diventato più semplice mettere in contatto e far lavorare insieme collaboratori di città diverse e di stati diversi. Dall’ultimo studio condotto da Capterra, infatti, emerge che il 56% dei rispondenti collabora con un collega che vive in un altro stato almeno una volta al mese. 

Sembra che i lavoratori italiani siano contenti di queste collaborazioni poiché possono portare a riscontri positivi e benefici per gli impiegati. L'89% concorda sul fatto che le differenze culturali tra il personale offrono opportunità di apprendimento.

Questa collaborazione con colleghi che risiedono in altri stati sembra essere cresciuta negli ultimi anni. Probabilmente è una delle conseguenze della pandemia Covid-19, che, obbligando le persone a lavorare da remoto, ha permesso una maggiore collaborazione tra colleghi online andando oltre i confini geografici.

Capterra in questo ultimo studio ha voluto analizzare le tre principali sfide che vengono riscontrate maggiormente nell’era del lavoro ibrido e della collaborazione tra colleghi in più stati, e come le aziende possono trasformare queste sfide in opportunità per i propri dipendenti. In questo articolo, se non diversamente specificato, ci concentreremo sul sottoinsieme dei 281 intervistati che collaborano con un collega in un altro Paese almeno una volta al mese.

Prima sfida: orari di lavoro volatili

Quando si collabora con colleghi residenti in stati diversi molte volte si devono tenere in considerazione fattori quali fusi orari, orari di lavoro differenti o giorni feriali diversi. Se non si tiene conto di questi fattori, i dipendenti potrebbero sentire la necessità di lavorare al di fuori del loro orario abituale per collaborare con colleghi con fusi orari diversi.

Secondo il 50% dei rispondenti, la volatilità degli orari è ritenuta una delle sfide principali per la collaborazione tra colleghi che vivono in stati diversi. Per poter ovviare questa sfida è necessario prendere alcuni accorgimenti, prima di tutto si può pensare a una buona organizzazione tra le diverse parti, in secondo luogo non dovrebbe mancare una comunicazione chiara ed efficace. 

Soluzione: creare ambienti di lavoro flessibili

Come sostiene il 22% dei rispondenti, uno dei principali benefici che si può avere dalla collaborazione con colleghi che risiedono in altri stati è la possibilità di avere un ambiente di lavoro flessibile. Offrire un ambiente di lavoro flessibile significa concedere una maggiore autonomia ai dipendenti in termini di orario e di luogo di lavoro. 

Per esempio, molte aziende determinano un periodo di tempo in cui il dipendente può iniziare a lavorare al mattino (dalle 7.00 alle 10.00), e un periodo di tempo in cui terminare (tra le 17.00 e le 20.00); oppure dare la possibilità di lavorare da remoto in modo ibrido, scandendo o meno dei giorni precisi. 

I benefici degli orari flessibili sono sicuramente molteplici: è possibile evitare gli orari di punta con più traffico per andare al lavoro, è possibile occuparsi di faccende domestiche come accompagnare o recuperare i figli da scuola e aumentare la produttività aziendale. Inoltre, offre ai dipendenti la flessibilità di scegliere il proprio orario in base alle riunioni o alla collaborazione con i colleghi di altri paesi. Ad esempio, se collaborano con colleghi negli Stati Uniti, potrebbero avere più riunioni nel corso della giornata, quindi potrebbero scegliere di iniziare il lavoro più tardi o di fare una pausa pranzo più lunga per tenerne conto.

Soluzione: avere degli spazi di lavoro abilitati alla tecnologia

Secondo il 19%, un altro dei benefici del collaborare con colleghi residenti in un altro stato è la possibilità di avere uno spazio di lavoro abilitato alla tecnologia. Uno spazio di lavoro abilitato alla tecnologia è per esempio un ufficio con delle sale riunioni con degli schermi i quali permettono di connettere colleghi che lavorano da remoto con coloro che sono in ufficio, oppure dotare le scrivanie di monitor aggiuntivi ai pc che vengono utilizzati. 

Creare spazi digitali aiuta a superare il concetto di “scrivania assegnata” e di aumentare la collaborazione tra colleghi, la produttività sul lavoro e l’innovazione.

Seconda sfida: barriere linguistiche

Lavorare con colleghi che risiedono in un altro stato spesso implica dover comunicare utilizzando una seconda lingua, che sia la lingua ufficiale dell’azienda, o una lingua in comune per entrambe le parti, come l’inglese. Se si prende in analisi l’intero campione di 500 dipendenti in Italia, il 57% tra tutti i rispondenti dichiara infatti di lavorare in team con colleghi che hanno una lingua nativa diversa dalla propria.

Quando si comunica in una lingua che non è la propria nativa, non sempre ci si riesce a esprimere come si vorrebbe, e questo nella vita professionale potrebbe portare a incomprensioni con conseguenze sul risultato del lavoro.

Le aziende possono intraprendere alcune azioni per aiutare i propri dipendenti a superare eventuali barriere linguistiche e migliorare la produttività aziendale generale.

Soluzione: fornire corsi per migliorare le skills di comunicazione

Il 30% degli intervistati che collaborano con colleghi di altri Paesi almeno una volta al mese ritiene che uno dei vantaggi di questo tipo di collaborazione sia l'opportunità di migliorare le proprie capacità di comunicazione.

Quando ci sono dipendenti che collaborano da Paesi diversi, le aziende per migliorare la comunicazione tra di loro possono fornire risorse come corsi di lingua orientati al business. 

Offrire un corso di lingua orientato al business aiuta i dipendenti a praticare e conoscere meglio una lingua, aumentando la conoscenza del lessico necessario in azienda o di modi di dire che si usano tipicamente sul lavoro. 

Soluzione: creare un supporto visivo durante le presentazioni

Il 41% tra coloro che lavorano in team con persone parlanti una lingua diversa dalla propria, dichiara che, per superare potenziali barriere linguistiche, durante le riunioni ci sono sempre presentazioni accompagnate da slide visive per aiutare i non nativi parlanti. 

Creare una presentazione visiva durante una riunione, presenziale o online, aiuta a memorizzare gli argomenti più importanti che vengono trattati. I documenti mostrati durante una presentazione possono essere poi condivisi e consultati nel proprio tempo libero dopo la riunione. Inoltre, quando le riunioni vengono svolte in una lingua che non è la propria nativa, richiedono una maggiore attenzione e il vi è il rischio che non si comprenda a pieno il significato. Creare un supporto visivo permette di mettere per iscritto parole o concetti chiave, così da aiutare l’ascolto con la lettura, senza perdere elementi importanti.

Terza sfida: incomprensioni culturali

Collaborare con persone che vivono in altri stati implica interfacciarsi con culture differenti dalla propria. Ciò che può sembrare un gesto educato per una persona, può essere l’opposto per un’altra. Così come il tono di voce o il modo con cui si esprime un pensiero può apparire come troppo diretto o maleducato, quando per l’altro non lo è affatto.

Le aziende possono facilitare la conoscenza delle diverse culture promuovendo varie attività.

Soluzione: fornire iniziative per conoscere le diverse culture sul lavoro

Per il 33% uno dei benefici del collaborare con colleghi in altri stati è proprio la possibilità di comprendere culture lavorative diverse dalla propria.

Per conoscere e comprendere una cultura sul lavoro si possono organizzare attività come workshop o webinars dove vengono raccontate le tradizioni, i valori e le norme sociali delle diverse culture. 

Un altro esempio per conoscere le diverse culture sul lavoro può essere quello di celebrare le festività delle diverse nazioni, così da offrire la possibilità di partecipare e conoscere tradizioni diverse dalle proprie.

Soluzione: promuovere la diversità e inclusione sul lavoro

Per il 30% uno dei benefici del collaborare con colleghi residenti in altri stati è la diversità e inclusione. 

Da diversi anni si parla di D&I  (Diversity and inclusion), in italiano diversità e inclusione. D&I indica un atteggiamento di sostenibilità volto all'apertura e all'accoglienza delle differenze tra le varie persone.

Creare ambienti aperti al diversity & inclusion porta dei benefici tangibili sia ai dipendenti che alle aziende stesse. 

Avere un ambiente di lavoro inclusivo può aumentare la creatività e l’innovazione aziendale, stimolando il pensiero dei dipendenti verso nuove prospettive o idee. Inoltre, facilita la conoscenza e l’unione di talenti differenti, con background e competenze diverse. 

Verso una collaborazione sempre più agevolata

In tempi in cui la connessione digitale è onnipresente, per le imprese diventa essenziale facilitare la collaborazione tra colleghi residenti in stati differenti. È bene prestare attenzione alle differenze culturali, agli orari e alle modalità di lavoro che avvengono in ogni Paese fornendo i giusti strumenti e modalità per facilitare la comunicazione.

Questa capacità non solo favorisce la diversità e l'inclusione, ma permette anche alle aziende di capitalizzare sulle varie prospettive e competenze, aumentando così la loro competitività e resilienza in un mondo sempre più interconnesso.