Riunioni di lavoro: studio mostra come dovrebbero essere secondo i dipendenti

Nella seconda parte dello studio Capterra investiga l’efficienza delle riunioni in azienda, analizzando i motivi per cui vengono svolte e suggerendo modalità per ottimizzarle.

Se già anni fa la quantità di riunioni sul lavoro era un tema discusso, da dopo la pandemia Covid-19 questo è diventato sempre di maggiore rilevanza, poiché l’aumento del lavoro a distanza suggerisce automaticamente un aumento delle riunioni online. 

Dall’ultimo studio condotto da Capterra emerge che il 32% degli intervistati effettua sempre video meeting per collaborare sul lavoro, mentre il 42% qualche volta.

I dipendenti hanno davvero bisogno di tutte le riunioni che vengono programmate ogni settimana? Come vengono organizzate e cosa si aspettano da queste riunioni?

Capterra in questo ultimo studio ha voluto investigare l’efficacia dei meeting e delle riunioni online all’interno delle aziende, per farlo sono stati intervistati 500 dipendenti che lavorano in maniera ibrida o remota. La metodologia completa è visibile alla fine dell’articolo.

Le aziende svolgono più riunioni di lavoro online o in presenza? 

Le aziende che adottano modalità di lavoro da remoto o ibride, allo stesso tempo stabiliscono riunioni presenziali o virtuali e questo può variare a seconda del tipo di riunione. 

Il 54% dei rispondenti dichiara che le riunioni sono tipicamente divise in egual misura tra online e presenziali; il 32% afferma che sono maggiormente virtuali, mentre il 14% dichiara che sono maggiormente in presenza. È importante tenere in considerazione che i rispondenti allo studio per essere selezionati devono lavorare in modo ibrido o interamente da remoto.

Le riunioni che i rispondenti preferiscono avere di presenza sono quelle dedicate all’unione del team, per il 65%, e quelle con il proprio manager, per il 60%. Al contrario, le riunioni preferite in maniera online sono quelle dedicate agli aggiornamenti aziendali per il 62%, riunioni per l’avviamento di un progetto per il 56%, e riunioni per la formazione o onboarding per il 56%. 

Per le aziende, è importante considerare quale formato funzionerà meglio per ogni tipo di riunione o argomento e prendere in considerazione anche le preferenze delle persone coinvolte nella riunione.

Pianificazione e produttività sono i maggiori motivi per cui viene pianificata una riunione

Una riunione può servire a molteplici scopi, può infatti avere il fine di sviluppare una strategia nuova, di spiegare un nuovo processo o anche per sviluppare nuove idee.

È interessante notare come le principali motivazioni per cui vengono svolte le riunioni siano tutte legate allo svolgimento o post svolgimento di una mansione, mentre motivazioni come la presa di decisioni venga scelta dall’11%, e ancora meno, solo il 9% svolge riunioni con il fine di innovare.

Quali sono le maggiori cause di distrazione durante una riunione di lavoro?

Diversi studi dimostrano che l’attenzione umana dura solo qualche secondo, e ci vogliono diversi minuti per tornare nello stato di concentrazione in cui si era. Mantenere la concentrazione alta durante tutta la durata della riunione può essere complicato. 

Secondo i rispondenti, i fattori che portano a distrarsi durante le riunioni sono i seguenti:

• Lunghezza delle riunioni: secondo il 43% le riunioni se troppo lunghe portano alla distrazione. Quando si pianifica una riunione è importante stabilire la durata e le cose effettivamente che si vogliono dire. Si deve cercare di evitare di andare fuori tema e aggiungere informazioni non strettamente rilevanti così da mantenere i partecipanti interessati e la riunione il più corta possibile.
• Durata dei discorsi: secondo il 31% un altro motivo di distrazione è la durata del discorso di un singolo individuo. Dopo un certo numero di minuti, infatti, ci si può abituare al tono di voce di una persona e questo può portare a distrazioni. È bene quindi cercare di mantenere un tono coinvolgente, cambiarlo di tanto in tanto e se possibile passare la parola a colleghi.
• Pertinenza delle informazioni: secondo il 27% ciò che porta alla distrazione durante una riunione è la comunicazione di informazioni non rilevanti per il proprio lavoro. Quando si svolge una riunione è importante infatti chiarire con i partecipanti il motivo per cui stanno partecipando, e assicurarsi di invitare solo coloro che potranno usufruire delle informazioni che verranno comunicate.

3 consigli per programmare e condurre riunioni aziendali efficaci

Un fenomeno di cui si è iniziato a parlare da quando il lavoro da remoto è andato aumentando è quello della videoconference fatigue, o più comunemente chiamata Zoom fatigue. Questa situazione è la spossatezza somatica e cognitiva causata dall’utilizzo intensivo o inappropriato di strumenti di videoconferenza.

Come evitare quindi di creare questa sensazione tra i dipendenti, e come programmare e condurre un meeting nel modo migliore?

1. Stabilisci degli orari di inizio e fine riunione

La prima azione che si dovrebbe svolgere quando si programma una riunione online dovrebbe essere quella di stabilire il tempo di durata della riunione. Oltre a stabilire il tempo è importante però rispettarlo; andare fuori tempo, oltre a far calare l’attenzione dei partecipanti può creare conflitti con altre riunioni o impegni e, di conseguenza, il personale rischia di perdere informazioni importanti.

I tools di gestione dei calendari aiutano a pianificare e coordinare i diversi appuntamenti all’interno dell’organizzazione, permettendo di trovare i giorni e gli orari che più si adattano ai partecipanti coinvolti.

Inoltre, se un meeting richiede tempistiche lunghe che superano l’ora, è consigliabile stabilire una pausa di 5 o 10 minuti così da ripristinare l’attenzione dei partecipanti. 

2. Condividi l’ordine del giorno prima dell’inizio di una riunione

Stabilire un ordine del giorno in anticipo permette ai partecipanti di arrivare preparati alle riunioni consapevoli, facilitando la collaborazione e lo svolgimento della riunione.

Creare un ordine del giorno inoltre aiuta chi deve tenere la riunione a stabilire gli obiettivi più importanti che devono essere trattati, evitando di sfociare in tematiche superflue e non di rilevanza per coloro che partecipano. 

Uno tra gli accorgimenti che si possono prendere quando si redige l’ordine del giorno è quello di iniziare con dei temi più leggeri così da rompere il ghiaccio, fino ai temi di maggiore rilevanza.

3. Invia un resoconto di cosa si è detto durante la riunione

Inviare un riassunto con i punti chiave trattati durante una riunione aiuta a memorizzare le parti più importanti della riunione, permette inoltre di aggiornare chi per qualsiasi motivo non ha potuto partecipare. 

Creare un riassunto dei temi trattati consente di evitare di ripetere le stesse tematiche nei prossimi meeting così da prevenire perdite di tempo non necessarie. 

Inoltre, è bene allegare eventuali presentazioni che vengono condivise durante la riunione così da poterle riguardare. 

Infine, come visto nella prima parte dello studio, inviare un riassunto delle tematiche trattate può aiutare team composti da colleghi che parlano lingue diverse a superare certe barriere linguistiche.  

Meno riunioni di lavoro ma più significative

Le riunioni sono fondamentali per poter mandare avanti un business, per migliorare la comunicazione e per informare le persone coinvolte in un progetto. Nonostante questo però, è importante che le aziende facciano attenzione alla quantità e alla qualità delle riunioni. 

Prima di pianificare una riunione bisogna sempre chiedersi cosa si vuole trasmettere, chi sono i diretti interessati, quanto tempo serve, e infine, se è davvero necessario programmare una riunione. 

Dopo aver risposto a queste domande, non resta che creare l’ordine del giorno e inviare l’invito.