Gli investimenti in strumenti di project management basati sull'intelligenza artificiale aumenteranno del 25% entro il prossimo anno: le aziende dovrebbero mantenere questo ritmo

Le aziende stanno implementando l’intelligenza artificiale (IA) sempre in più aree di lavoro e anche nel project management è possibile vederne i benefici. La maggior parte dei project manager intervistati da Capterra afferma che gli investimenti in strumenti di project management basati su IA hanno portato un ritorno sull’investimento (ROI) positivo. Nello studio vi mostriamo come utilizzare questa tecnologia per ottenere migliori risultati.

È cosa ormai nota che l’intelligenza artificiale in azienda si stia integrando sempre di più, di conseguenza stanno aumentando gli investimenti nelle diverse aree in cui può essere applicata. Dall'automazione all'analisi dei dati, l'IA sta ottimizzando anche le operazioni di project management.

Secondo lo studio “Impactful Project Management Tools 2024” di Capterra, l'81% dei project manager che utilizzano un software di gestione dei progetti abilitato all'IA afferma che gli investimenti basati su IA effettuati dall'azienda negli ultimi 12 mesi hanno portato a un ROI positivo. Lo studio mostra anche che si prevede che le aziende che utilizzano software di project management abilitati all'AI in Italia aumenteranno i loro investimenti in questo tipo di tecnologia AI in media del 25% entro il 2025.

Per valutare l’utilizzo di IA in strumenti di project management sono stati intervistati 2.500 professionisti della gestione di progetto in 12 stati, di cui 200 in Italia.*

Per approfondire l’argomento e spiegare i dati citati, è stato intervistato Marco Sampietro, professore all’SDA Bocconi School of Management, esperto di project management con oltre 20 anni di esperienza. [1]

ROI positivo per gli investimenti in intelligenza artificiale per il project management, ma bassa aspettativa di aumento rispetto ad altri Paesi: 

Gli investimenti in IA nel project management stanno avendo successo. Il 90% degli intervistati in tutto il mondo afferma di avere avuto un ritorno degli investimenti positivo a fronte di quanto investito nell’ultimo anno, e anche in Italia è così per l’81%.

Vedendo i successi di questi investimenti, è possibile pensare che questi aumenteranno negli anni a venire.

Come già visto in precedenza, le aziende italiane prevedono di aumentare del 25% gli investimenti in strumenti di gestione dei progetti di intelligenza artificiale entro il prossimo anno, ma da un’analisi di tutti i paesi intervistati emerge che l'Italia è il Paese che prevede di aumentare meno gli investimenti in questo ambito. I Paesi che prevedono di investire di più sono l'India, che prevede di aumentare gli investimenti del 50%, il Brasile del 47% e il Messico del 39% nello stesso periodo.

Visti i risultati positivi che gli strumenti di intelligenza artificiale nel project management stanno portando alle aziende che già la utilizzano e che stanno investendo in essa, le imprese italiane che ancora non la utilizzano o non hanno pensato di investirci possono prendere esempio da queste.

Ma tecnicamente, per quali aree principali viene utilizzato e come può aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi?

L'analisi predittiva, la gestione del rischio e l'automazione dei compiti sono le aree principali in cui l'IA viene utilizzata nella gestione dei progetti.

Per le aziende italiane intervistate che utilizzano già, o che hanno intenzione di investire in intelligenza artificiale nel project management, le maggiori aree di utilizzo risultano essere l’analisi predittiva, la gestione del rischio e l’automazione delle attività. Di seguito vengono mostrati consigli ed esempi su come utilizzare l’intelligenza artificiale in queste aree.

IA nell’analisi predittiva

L’analisi predittiva basata sull’intelligenza artificiale permette di identificare strategie, tempistiche, budget, o potenziali problematiche prima che si verifichino grazie a un’analisi dei dati immagazzinati precedentemente.

Il Dott. Sampietro sottolinea però l’importanza dell’uso corretto di questa tecnologia: "I risultati dell’AI dipendono molto da come è stata allenata e dai dati forniti in input. Se vi sono fallace su questi aspetti, i risultati seguiranno di conseguenza." Quando si utilizzano queste tecnologie è di fondamentale importanza che le informazioni che vengono date siano corrette, cosicché i risultati forniti dall’AI possano essere utilizzati per ottenere gli obiettivi prestabiliti.

IA nella gestione dei rischi di progetto

L’intelligenza artificiale risulta utile nella gestione dei rischi di progetti per identificare le possibili criticità e rischi che possono incorrere durante lo svolgimento di un progetto. Grazie ai dati storici immagazzinati l’IA permette di anticipare il problema e pianificare le strategie adeguate per arrivare alla fine del progetto senza intoppi.

Come spiega il Dott.Sampietro “L’AI, anche quella general purpose, già offre risultati apprezzabili nell’identificazione delle attività da svolgere per conseguire i risultati desiderati (la così detta WBS-Work Breakdown Structure)”. Spiega anche però che se le aziende allenassero l’IA su progetti specifici, potrebbero migliorare i risultati. 

“Se l’AI venisse allenata sui progetti specifici di un’azienda, il risultato sarebbe sicuramente migliore.“

IA nell’automazione delle attività

Sull’automazione delle attività, il Dott. Sampietro afferma che “Ci sono aree sicuramente interessanti e già mature. L’automazione dei verbali di riunione è una di queste, l’automazione della creazione di report è un’altra. “

L’intelligenza artificiale permette di automatizzare diverse attività come gli aggiornamenti sull’avanzamento di un progetto. Permettendo all’AI di occuparsi di task ripetitive le persone del team possono prestare maggior tempo ed energie a quelle task che invece richiedono un maggior input umano, come compiti creativi o che richiedono un pensiero critico.

Migliore produttività e scetticismo: due facce della stessa medaglia

L’AI nel project management apporta dei vantaggi ma anche degli svantaggi e le aziende dovrebbero essere consapevoli di cosa comportino, per evitare di perdere risorse come tempo e finanze.

La tabella seguente mostra i sentimenti degli intervistati riguardo l'uso dell'IA nel project management secondo i project managers intervistati, fornendo indicazioni su come le aziende possano affrontarli.

Di seguito viene spiegato come le aziende possono superare gli svantaggi incontrati nell’utilizzo dell’IA e non incorrere in errori che possono causare la perdita di fiducia del team. 

Sfruttare l'IE per attenuare lo scetticismo

La mancata informazione, i possibili errori e la trasparenza che alcune volte non viene garantita dall’IA può creare una cultura dello scetticismo all’interno delle aziende. Per superare la cultura dello scetticismo nell’utilizzo dell’IA tra le parti interessate, le aziende possono fare leva sull’intelligenza emotiva. Il 36% afferma infatti che l’intelligenza emotiva del team è una delle opzioni più significative per mitigare gli aspetti critici dell'IA nell'ambito del project management. Alti livelli di intelligenza emotiva permettono di comunicare in modo chiaro e trasparente con il proprio team creando un ambiente in cui si dà libero spazio a domande e risposte che permettono di arrivare alla risoluzione di dubbi e problematiche. Inoltre, il Dott. Sampietro afferma che: “L’intelligenza emotiva permette di comprendere i bisogni emotivi dei singoli e del team in generale, e ciò genera soddisfazione ed efficacia”.

Nella prima parte dello studio è emerso che alti livelli di intelligenza emotiva hanno un impatto significativo sul raggiungimento dei risultati. Per sviluppare e valutare l’intelligenza emotiva del team i dipendenti possono utilizzare dei sistemi per valutare le competenze e comprendere in quali aree è necessario prestare maggiori energie, così da poter creare una cultura positiva del lavoro e del team.

Conoscere i pregiudizi e i limiti dell'IA

L’incertezza riguardo ai limiti e i pregiudizi dell’IA è comprensibile, non per questo però va assecondata. Per il 46% dei project managers, la formazione sulle capacità e sui limiti dell’IA è un’opzione utile a mitigare gli aspetti critici dell'IA. Anche in questo caso, svolgendo corsi di formazione appositi e specializzati, le aziende possono prevenire rischi futuri e utilizzare questi strumenti al massimo delle loro potenzialità. 

Non fidarsi ciecamente delle capacità dell'IA

Infine, per superare l’eccessiva fiducia nelle capacità dell’IA è fondamentale essere consapevoli del punto in cui può arrivare l’intelligenza artificiale. Per il 41% per mitigare gli aspetti critici dell'IA nell'ambito del project management è necessaria una distinzione chiara dei ruoli dell’IA da quelli dei membri dei team. Come osserva il Dott. Sampietro: “Mentre l’AI può simulare l’intelligenza emotiva in una chat o file audio, quel tipo di interazione non è quella dominante in un ambiente lavorativo, ecco allora che l’essere umano può e deve distinguersi dall’AI in ciò che eccelle: essere umani, appunto”.

Come superare le barriere che le imprese possono incontrare usando l’intelligenza artificiale in azienda

Nonostante i grandi vantaggi che l'intelligenza artificiale può apportare, è bene che le aziende siano consapevoli delle difficoltà che si possono incontrare nel suo utilizzo e delle azioni da intraprendere per superarle, sia che si voglia migliorare i processi di gestione dei progetti, sia che si voglia migliorare qualsiasi altra area della propria organizzazione.

Le tre principali difficoltà menzionate nel nostro studio sono la qualità dei dati, l'adozione da parte dei dipendenti e i costi imprevisti.

Le principali sfide riscontrate sono: 

• Qualità dei dati, per il 38%: come già visto, alla base di tutto deve esserci un adeguato allenamento dell'IA e l'inserimento di dati accurati. Il 54% dei project manager afferma di monitorare i risultati per controllare le sfide portate dall'IA e prevenire pregiudizi indesiderati. Per garantire la qualità dei dati, è utile creare un team specializzato che verifichi la veridicità delle fonti, confronti i risultati con quelli prodotti dall'uomo e assicuri che i dati utilizzati dall'IA siano corretti.
• Adozione da parte dei dipendenti, per il 32%: un’altra sfida da non sottovalutare è l’adozione da parte dei dipendenti. Sono tutti in grado di usare i sistemi di IA correttamente? Il 47% afferma che l’azienda per cui lavora forma i dipendenti per saper riconoscere e/o mitigare i pregiudizi nei risultati. Prima di implementare strumenti di IA è importante che le aziende forniscano dei training al personale che li utilizzerà, così da evitare difficoltà future.
• Costi imprevisti, per il 28%: l'adozione di nuovi strumenti può comportare costi imprevisti non considerati al momento dell'acquisto. Prima di procedere con l'acquisto di un nuovo software, è essenziale valutare attentamente la reale necessità dello stesso, evitando decisioni basate esclusivamente su tendenze del momento. Inoltre, richiedere una demo o un periodo di prova è fondamentale per determinare l'adeguatezza del software alle proprie esigenze.

Verso un project management sempre più “intelligente”

L’intelligenza artificiale è finalmente entrata nell’ambito del project management e anche in questa area è possibile vederne i benefici. 

Anche se, tra i Paesi presi in esame, l'Italia sembra essere l'ultima in termini di investimenti futuri, mostra comunque una tendenza in crescita che potrebbe continuare ad aumentare. Forse superare lo scetticismo e gestire i pregiudizi aiuterà le aziende a guadagnare fiducia nelle proprie capacità.

Le aree del project management in cui viene usata di più sono l’analisi predittiva, la gestione dei rischi di progetto e l’automazione delle attività.

Il Dott. Sampietro conclude che: “Se si ritiene che l’AI può veramente generare grandi benefici, è bene quindi affrontarla con serietà e con i dovuti investimenti”.

Con training, strumenti adeguati e con la giusta informazione le aziende possono utilizzare al massimo delle potenzialità questa tecnologia, e ridurre il rischio di incorrere in problemi come costi imprevisti o un mal utilizzo da parte dei dipendenti.