Che cos'è un software CMS?

I software CMS, o Content Management System, aiutano le aziende a gestire i contenuti digitali sui siti web, senza aver bisogno di conoscenze approfondite di HTML. Queste piattaforme CMS aiutano a stabilire un archivio categorizzato di contenuti e consentono la creazione, la modifica, l'archiviazione e la cancellazione di qualsiasi tipo di risorsa digitale, inclusi documenti, immagini, video, ecc.

Quali sono i vantaggi di un software CMS?

• Processi semplificati attraverso la gestione dei flussi di lavoro: i content manager devono supervisionare una serie di processi come ideazione, creazione di contenuti, approvazioni, modifiche, pubblicazione e promozione, ciascuno dei quali coinvolge un diverso gruppo di persone. Un content management system rappresenta una piattaforma collaborativa con cui i manager possono implementare processi relativi ai contenuti e tenere traccia dello stato di tutti i contenuti in una dashboard. La piattaforma CMS incoraggia inoltre la collaborazione, consentendo agli utenti di commentare i documenti e inviarli facilmente.
• Sistema per content management di siti web: tradizionalmente, la modifica del contenuto di una pagina web richiede una comprensione del linguaggio HTML e del web design. Con i moderni software CMS, che in genere offrono un'interfaccia grafica, gli utenti possono gestire il contenuto del proprio sito web da una singola dashboard, senza dover possedere capacità di programmazione. Gli utenti possono modificare facilmente il contenuto di una pagina web, replicare le modifiche in tutte le pagine, pubblicare contenuti nuovi o eliminare quelli più vecchi.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software CMS?

• Strumenti di collaborazione: condivisione di file, comunicazione e lavoro di gruppo sui contenuti.
• Gestione dei documenti: creazione, upload, archiviazione e condivisione dei documenti in una posizione centralizzata e ricercabile.
• Pubblicazione di contenuti web: pubblicazione di contenuti per la distribuzione al pubblico su più canali, come siti web e social media.
• Ricerca a testo integrale: ricerca di documenti e risorse multimediali in un archivio online.
• Editor di testo: creazione e modifica dei contenuti in un editor di testo online.
• Permessi e controllo degli accessi: definizione di diversi livelli di autorizzazione per gli utenti, per accedere a file o cartelle specifici, con privilegi di lettura, scrittura o modifica.

Quali considerazioni fare prima di acquistare un software CMS?

• Plug-in e integrazioni di terze parti: integrazioni e plug-in di terze parti aumentano le funzionalità di una piattaforma cms, al di là di quanto offerto nativamente nel software. Gli utenti possono integrare il proprio content management system con altre soluzioni aziendali, per ridurre al minimo le attività di importazione/esportazione dei dati e migliorare la produttività. Ad esempio, l'integrazione di Google Analytics con un software CMS consente agli utenti di tenere traccia delle principali metriche delle prestazioni all'interno della dashboard degli strumenti di gestione dei contenuti. Ciò consente ai content marketer di rispondere meglio ai cambiamenti del traffico web e modificare le strategie di ottimizzazione dei motori di ricerca di conseguenza. Per prendere una decisione di acquisto, è necessario valutare le proprie esigenze di collaborazione tra le applicazioni e quindi selezionare i prodotti che supportano l'integrazione con le proprie applicazioni aziendali.
• Opzioni di distribuzione: esistono diversi modi per distribuire un software CMS: cloud-based, on-premise o una distribuzione ibrida. Un content management basato system sul cloud è facilmente accessibile online e in genere comporta un costo ricorrente per l'abbonamento piuttosto basso. Una versione on-premise comporta un costo iniziale più elevato e richiede un forte investimento nell'infrastruttura IT, ma offre un migliore controllo della piattaforma CMS da parte dell'utente. È necessario analizzare le proprie risorse IT e capacità di investimento prima di scegliere un software CMS per la propria attività.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software CMS

• • L'intelligenza artificiale (IA) promuoverà l'automazione nell'universo dei software CMS: l'intelligenza artificiale viene adottata sempre più spesso dalle aziende, quindi non sorprende che i fornitori di strumenti per content management abbiano iniziato a esplorare i casi d'uso della tecnologia IA. L'IA sta attualmente aiutando le aziende a personalizzare i contenuti e ottimizzare il coinvolgimento dei visitatori, eseguendo analisi del loro comportamento. L'IA, inoltre, aiuta gli utenti a organizzare i contenuti migliorando i tag e utilizzando algoritmi di "clustering di testo". È lecito aspettarsi di vedere sempre più casi d'uso dell'IA nei prossimi 3-5 anni.
• Il riconoscimento delle immagini alimenterà lo sviluppo delle funzionalità di ricerca nei software per content management: la richiesta di contenuti visivi e immagini sta crescendo più velocemente che mai. Non a caso, i contenuti con immagini comportano un tasso di coinvolgimento del 650% superiore rispetto a quelli senza. Il riconoscimento e il meta-tagging delle immagini, basati su machine learning e deep learning, rendono la ricerca di immagini più esaustiva. Utilizzando queste tecnologie, le aziende possono cercare immagini nel proprio archivio senza dover digitare la parola chiave esatta. Con una domanda di contenuti visivi in continua crescita, è facile prevedere un aumento dell'adozione di questa tecnologia nei prossimi 3-5 anni.