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Software per task management
I software per task management consentono a gruppi di utenti di lavorare insieme in modo più coeso per completare i progetti in maniera rapida e completa. Un software di gestione delle attività ha funzioni di tracciamento del tempo e del progetto che assicurano che tutti i compiti siano coperti e che i report sullo stato di avanzamento siano aggiornati. I software di pianificazione delle attività comprendono anche l'assegnazione automatica del tempo e delle scadenze, la sincronizzazione delle e-mail, gli elenchi di cose da fare, l'interfaccia collaborativa per tutti gli utenti e i promemoria delle attività. Un task management software fa parte del kit di strumenti per l'organizzazione del lavoro di un'azienda. Alcune delle categorie di software correlate al task manager includono il software di project management, il software per idea management, i programmi per l'automazione dei servizi professionali, il software per la gestione dei tempi e delle spese e il software per la gestione del workflow. Esplora e confronta i prezzi, le caratteristiche e le recensioni dei migliori software per task management per scegliere la soluzione più adatta per la tua azienda in Italia. Scopri di più Mostra meno
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TakeOff Estimates and Reports 4.0
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Manuale utente per Software per task management
Tavola dei Contenuti
Che cosa sono i software per task management?
La gestione delle attività, o task management, è una componente essenziale della gestione dei progetti, che aiuta le aziende a segmentare un progetto in attività associate e sequenziali. Ogni attività viene pianificata, distribuita, programmata e monitorata individualmente. I software per task management aiutano i team a lavorare in modo coeso, utilizzando funzionalità come pianificazione delle attività, comunicazione dei progressi e monitoraggio dei tempi. Aiutano inoltre gli utenti a tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività e i partecipanti a rispettare le scadenze di un progetto. Ulteriori funzioni dei sistemi per task management sono la pianificazione dei budget, la sincronizzazione della posta elettronica, gli elenchi di cose da fare e i promemoria delle attività.
Quali vantaggi porta un software per task management?
I tool per task management aiutano le aziende a semplificare il ciclo di vita dei propri progetti, ridurre al minimo le possibilità di interruzioni impreviste e facilitare la comunicazione e la collaborazione tra team, consentendo di risparmiare tempo e denaro.
Tra i vantaggi specifici si includono:
- Aumento della produttività: gli strumenti per task management consentono ai responsabili di progetto di segmentare i progetti in attività principali e secondarie. Ogni attività può essere assegnata a un individuo o una squadra specifici e avere un set unico di obiettivi, indicatori chiave di prestazione (KPI) e traguardi. A ciascun membro del team vengono assegnati compiti e responsabilità specifici.
- Gestione ottimizzata dei flussi di lavoro: i software per task management consentono alle aziende di analizzare l'intera vita di un progetto, per identificare le cause di rallentamento del lavoro e capire quali attività richiedano tempi lunghi e quindi particolare attenzione. Questo è di aiuto ai manager per stabilire le priorità e pianificare le attività, oltre a progettare in modo efficiente la strategia complessiva del progetto per un'esecuzione senza intoppi.
Quali sono le funzionalità tipiche di un software per task management?
- Allarmi/notifiche: possibilità di tracciare e gestire i traguardi chiave e informare le parti interessate su nuovi incarichi, aggiornamenti, errori e risultati.
- Modifica/aggiornamento attività: modifica e aggiornamento di un'attività in base alle necessità specifiche di un progetto o alla disponibilità di risorse.
- Tracciamento e gestione dei progressi: tracciamento e gestione dei progressi nel corso di tutto il ciclo di vita del progetto, monitorando gli indicatori chiave di prestazione.
- Pianificazione delle attività: possibilità di pianificare e assegnare compiti a singoli o team. Questo include l'impostazione di una data di inizio e di una scadenza quando viene creata un'attività.
- Tag specifici per ogni attività: creazione di tag ed etichette per attività principali e secondarie, in modo da organizzarle e classificarle, contestualizzarle e raccogliere informazioni a esse relative.
- Creazione di attività secondarie: possibilità di suddividere le attività in attività secondarie eseguibili più piccole, per svolgere e gestire le attività a livello micro.
- Gestione delle attività ricorrenti: creazione di attività ed eventi che si ripetono in un determinato momento e giorno della settimana, del mese o dell'anno. Grazie a questa funzione, non sarà necessario riprogrammare di volta in volta i lavori che si ripetono.
- Tracciamento e gestione dei tempi: tracciamento e gestione del tempo totale dedicato da tutte le parti interessate alle attività assegnate.
Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per task management?
- Esigenze aziendali: in genere, i tool per task management offrono una varietà di opzioni di sottoscrizione, dai piani base a quelli avanzati. I costi di sottoscrizione aumentano aggiungendo più funzionalità. Per le aziende, è consigliabile valutare i propri requisiti chiave di funzionalità, confrontare i piani tariffari di diversi prodotti e scegliere quello che soddisfa sia i requisiti che il budget.
- Software mirato per il mercato: se la tua azienda opera in un mercato di nicchia, come ad esempio assistenza sanitaria, marketing, logistica o edilizia, prendi in considerazione un sistema per task management appositamente progettato per il tuo mercato di riferimento. Queste soluzioni aiutano a gestire e segnalare le attività in base a requisiti legali e norme di conformità specifici, senza costi aggiuntivi. (Per un esempio, vedi questo articolo di Capterra sulle soluzioni di project management conformi a HIPAA.)
Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per task management
- L'intelligenza artificiale e i chatbot saranno le prossime, grandi novità: con l'integrazione dell'intelligenza artificiale (AI) nelle soluzioni principali, le piccole imprese possono ora automatizzare la maggior parte dei flussi di lavoro ripetitivi. I chatbot possono automatizzare i flussi di lavoro più importanti del sistema per task management, tra cui assegnazioni di attività automatiche, promozione dei contenuti, creazione di report di stato e altro ancora.
- Mobilità: la mobilità nel sistema per task management è un argomento che viene affrontato già da parecchio tempo, ma rimane comunque una delle tendenze principali. Con la crescente globalizzazione e mobilizzazione delle risorse, gli utenti sono alla ricerca di un tool per task management adatto ai dispositivi mobili, che consenta di tenere traccia delle attività assegnate, controllare i programmi, monitorare i progressi e seguire le comunicazioni da qualsiasi luogo.