Che cosa sono i software per task management?

La gestione delle attività, o task management, è una componente essenziale della gestione dei progetti, che aiuta le aziende a segmentare un progetto in attività associate e sequenziali. Ogni attività viene pianificata, distribuita, programmata e monitorata individualmente. I software per task management aiutano i team a lavorare in modo coeso, utilizzando funzionalità come pianificazione delle attività, comunicazione dei progressi e monitoraggio dei tempi. Aiutano inoltre gli utenti a tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività e i partecipanti a rispettare le scadenze di un progetto. Ulteriori funzioni dei sistemi per task management sono la pianificazione dei budget, la sincronizzazione della posta elettronica, gli elenchi di cose da fare e i promemoria delle attività.

Quali vantaggi porta un software per task management?

I tool per task management aiutano le aziende a semplificare il ciclo di vita dei propri progetti, ridurre al minimo le possibilità di interruzioni impreviste e facilitare la comunicazione e la collaborazione tra team, consentendo di risparmiare tempo e denaro.

Tra i vantaggi specifici si includono:

• Aumento della produttività: gli strumenti per task management consentono ai responsabili di progetto di segmentare i progetti in attività principali e secondarie. Ogni attività può essere assegnata a un individuo o una squadra specifici e avere un set unico di obiettivi, indicatori chiave di prestazione (KPI) e traguardi. A ciascun membro del team vengono assegnati compiti e responsabilità specifici.
• Gestione ottimizzata dei flussi di lavoro: i software per task management consentono alle aziende di analizzare l'intera vita di un progetto, per identificare le cause di rallentamento del lavoro e capire quali attività richiedano tempi lunghi e quindi particolare attenzione. Questo è di aiuto ai manager per stabilire le priorità e pianificare le attività, oltre a progettare in modo efficiente la strategia complessiva del progetto per un'esecuzione senza intoppi.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per task management?

• Allarmi/notifiche: possibilità di tracciare e gestire i traguardi chiave e informare le parti interessate su nuovi incarichi, aggiornamenti, errori e risultati.
• Modifica/aggiornamento attività: modifica e aggiornamento di un'attività in base alle necessità specifiche di un progetto o alla disponibilità di risorse.
• Tracciamento e gestione dei progressi: tracciamento e gestione dei progressi nel corso di tutto il ciclo di vita del progetto, monitorando gli indicatori chiave di prestazione.
• Pianificazione delle attività: possibilità di pianificare e assegnare compiti a singoli o team. Questo include l'impostazione di una data di inizio e di una scadenza quando viene creata un'attività.
• Tag specifici per ogni attività: creazione di tag ed etichette per attività principali e secondarie, in modo da organizzarle e classificarle, contestualizzarle e raccogliere informazioni a esse relative.
• Creazione di attività secondarie: possibilità di suddividere le attività in attività secondarie eseguibili più piccole, per svolgere e gestire le attività a livello micro.
• Gestione delle attività ricorrenti: creazione di attività ed eventi che si ripetono in un determinato momento e giorno della settimana, del mese o dell'anno. Grazie a questa funzione, non sarà necessario riprogrammare di volta in volta i lavori che si ripetono.
• Tracciamento e gestione dei tempi: tracciamento e gestione del tempo totale dedicato da tutte le parti interessate alle attività assegnate.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per task management?

• Esigenze aziendali: in genere, i tool per task management offrono una varietà di opzioni di sottoscrizione, dai piani base a quelli avanzati. I costi di sottoscrizione aumentano aggiungendo più funzionalità. Per le aziende, è consigliabile valutare i propri requisiti chiave di funzionalità, confrontare i piani tariffari di diversi prodotti e scegliere quello che soddisfa sia i requisiti che il budget.
• Software mirato per il mercato: se la tua azienda opera in un mercato di nicchia, come ad esempio assistenza sanitaria, marketing, logistica o edilizia, prendi in considerazione un sistema per task management appositamente progettato per il tuo mercato di riferimento. Queste soluzioni aiutano a gestire e segnalare le attività in base a requisiti legali e norme di conformità specifici, senza costi aggiuntivi. (Per un esempio, vedi questo articolo di Capterra sulle soluzioni di project management conformi a HIPAA.)

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per task management

• L'intelligenza artificiale e i chatbot saranno le prossime, grandi novità: con l'integrazione dell'intelligenza artificiale (AI) nelle soluzioni principali, le piccole imprese possono ora automatizzare la maggior parte dei flussi di lavoro ripetitivi. I chatbot possono automatizzare i flussi di lavoro più importanti del sistema per task management, tra cui assegnazioni di attività automatiche, promozione dei contenuti, creazione di report di stato e altro ancora.
• Mobilità: la mobilità nel sistema per task management è un argomento che viene affrontato già da parecchio tempo, ma rimane comunque una delle tendenze principali. Con la crescente globalizzazione e mobilizzazione delle risorse, gli utenti sono alla ricerca di un tool per task management adatto ai dispositivi mobili, che consenta di tenere traccia delle attività assegnate, controllare i programmi, monitorare i progressi e seguire le comunicazioni da qualsiasi luogo.