Che cos'è un software di collaborazione aziendale?

I software di collaborazione aziendale sono uno strumento per team agili situati in diverse aree geografiche o che lavorano da remoto. Vengono utilizzati nel settore pubblicitario, dalle banche, dagli enti governativi, nella sanità, nel marketing e nel settore IT. Le caratteristiche principali di questi software includono la condivisione dei documenti, il controllo delle versioni, l'accesso basato sui ruoli e il controllo delle autorizzazioni, il monitoraggio dei progressi, gli strumenti di comunicazione multicanale e un archivio per documenti.

Questi software aiutano i dipendenti a collaborare con facilità, a comunicare rapidamente e a condividere risorse. Lavorando in un ambiente collaborativo, diversi utenti possono gestire e condividere simultaneamente attività, progetti e aggiornamenti in tempo reale.

Quali vantaggi porta un software di collaborazione aziendale?

I software di collaborazione aziendale offrono vari vantaggi a un'organizzazione, che si traducono in flussi di lavoro semplificati e un efficace completamento di attività e obiettivi. Queste soluzioni aiutano le aziende a:

• Far crescere la produttività: l'esecuzione puntuale dei progetti richiede comunicazione e collaborazione aziendale in tempo reale. Questi software consentono ai dipendenti di condividere idee, risorse e aggiornamenti delle attività con chiunque, ovunque e in tempo reale. A differenza delle e-mail, questi software evitano che le informazioni chiave si perdano in una serie di messaggi non correlati. Gli utenti possono creare canali per ogni flusso di lavoro, nonché notifiche che aiutano a tenere traccia delle assegnazioni e dei progressi di un progetto.
• Gestire i progetti in maniera efficiente: una singola dashboard combinata consente a più utenti di organizzare progetti e attività, assegnare compiti a diversi collaboratori, tenere traccia dei flussi di lavoro ed essere informati sull'avanzamento dei progetti. Gli utenti possono informare i colleghi riguardo alle attività assegnate, tenere traccia dei flussi di lavoro e comunicare con i colleghi in tempo reale.
• Collaborare con i lavoratori da remoto in maniera efficiente: questi software consentono alle aziende di espandere i propri flussi di lavoro e includere lavoratori da remoto o colleghi situati in diverse aree geografiche. In questo modo, le aziende possono assumere talenti locali invece di dover sostenere i costi di trasferimento dei propri dipendenti. I lavoratori da remoto avranno accesso ai file di ogni progetto, garantendo una produttività continua con costi ridotti.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software di collaborazione aziendale?

• Strumenti di comunicazione: possibilità di usare di strumenti e risorse in modo da facilitare la comunicazione con le parti interessate per diversi compiti e progetti.
• Condivisione dei file: condivisione dei file con altri utenti e distribuzione dei diritti di accesso, modifica o revisione dei file.
• Gestione dei documenti: creazione, archiviazione, tracciamento e gestione ben organizzati di tutti i documenti.
• Gestione delle attività: creazione di attività che possono essere assegnate ai singoli. Possibilità di tenere traccia dei flussi di lavoro e monitorare l'avanzamento complessivo di ogni attività fino al suo completamento.
• Gestione dei contenuti: collaborazione aziendale in tempo reale semplificata tra più parti interessate, con la possibilità di creare e modificare documenti in tempo reale. Raccolta, condivisione, recupero e gestione dei contenuti in vari formati archiviati in diversi database.
• Brainstorming: discussioni digitali di gruppo per produrre e archiviare nuove idee.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software di collaborazione aziendale?

Con centinaia di strumenti di collaborazione aziendale presenti sul mercato, può essere difficile sceglierne solo uno. Come parte del processo decisionale, è bene tenere presente le seguenti considerazioni:

• Caratteristiche specifiche dei propri metodi di lavoro: per prima cosa bisogna comprendere a fondo i propri flussi di lavoro e il modo in cui i propri team lavorano ai progetti, per stabilire che cosa ci si aspetta dal software. In seguito è necessario esaminare attentamente le caratteristiche e le funzionalità a disposizione e trovare quelle che soddisfano le proprie aspettative. Ad esempio, le startup tendono a preferire funzioni che permettano a più utenti di accedere contemporaneamente e di condividere i documenti, mentre le imprese di medie dimensioni sono più orientate verso soluzioni collaborative incentrate sulla messaggistica.
• Opzioni di distribuzione: la scelta tra l'implementazione sul cloud o on-premise dipende da molti fattori, come ad esempio il budget di investimento iniziale, i tempi di implementazione e onboarding, il controllo e la sicurezza dei dati e le funzionalità IT interne. In generale, le soluzioni basate sul cloud comportano costi iniziali ridotti e possono essere implementate nel giro di pochi giorni. Nel caso invece in cui si voglia limitare l'accesso ai propri dati e conservarli sui propri server, è meglio optare per una soluzione on-premise.
• Prove gratuite per una migliore valutazione: la maggior parte dei produttori mette a disposizione delle prove gratuite per un periodo limitato, che permettono di farsi un'idea del software, della sua interfaccia e delle sue funzionalità. Una volta selezionati i prodotti che rientrano nella propria fascia di prezzo, è consigliabile chiedere ai propri dipendenti di valutarli. Dopo aver raccolto i feedback di tutti, si può procedere con l'acquisto finale.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software di collaborazione aziendale

• Stanno prendendo piede le soluzioni unificate per la collaborazione e le comunicazioni (Unified Communication and Collaborazion, UCC): considerando che i software di collaborazione aziendale offrono alcune tra le funzionalità tipiche dei software di comunicazione, questi servizi sono stati integrati in una nuova offerta, che rientra nella sigla UCC. I produttori di software di collaborazione aziendale autonomi offriranno, o offrono già, interfacce di programmazione delle applicazioni (Application Programming Interface, API) per integrare i propri software con applicazioni aziendali destinate al servizio clienti, alla comunicazione e alla gestione dei progetti.
• Collaborazione con bot supportati dall'intelligenza artificiale: i chatbot e l'intelligenza artificiale (AI) consentono una comunicazione interna più rapida e migliori interazioni con i clienti. Gartner ha previsto che, nel 2020, l'utente medio avrà più conversazioni con i bot che non con il proprio coniuge. I chatbot supportati dall'intelligenza artificiale gestiscono già diverse operazioni front-end, come ad esempio rispondere alle domande dei clienti. I bot possono gestire i dati in modo più efficiente, semplificare le attività quotidiane più banali e migliorare la comunicazione del team. Se un dipendente ha bisogno di un giorno di permesso, può informare il bot in modo che questo passi l'informazione al suo team e ai suoi supervisori in maniera automatica.