Un gestionale officina aiuta i titolari di officina a gestire inventari di grandi dimensioni, addebitare diversi tipi di servizi e tenere un registro delle migliaia di parti per ogni tipo di automobile. Ottimizza i flussi di lavoro non organizzati e offre una visibilità completa delle operazioni dell'officina, incluse operazioni di assistenza, inventario, manodopera, pianificazione dei lavori e fatturazione. Viene usato da una varietà di officine automobilistiche, fra cui quelle che si occupano di riparazione post collisione, verniciatura e rivendita di automobili.

Il software offre diverse funzionalità per pianificare appuntamenti con i clienti, creare ticket per assistenza, assegnare ordini lavorativi, fatturare ai clienti e tenere traccia della cronologia delle assistenze. Tiene anche traccia dell'inventario delle parti, per garantire che gli articoli non vengano usati senza essere addebitati.

Alcune soluzioni avanzate offrono funzionalità CRM integrate per creare e gestire un database di clienti e interagire con i clienti abituali attraverso promozioni e offerte di servizi.

Quali vantaggi porta un gestionale officina?

• Consente di migliorare l'esperienza dei clienti: miglioramento dell'esperienza dei clienti, velocizzando il servizio dal momento in cui portano l'automobile a quando vengono a ritirarla. Possibilità di informarli in anticipo su costi approssimativi e tempo di attesa. Il software facilita anche il servizio ai clienti abituali poiché salva le loro informazioni personali, i dati della loro auto, la cronologia delle assistenze e anche informazioni su possibili problemi. Questo aiuta i meccanici a riparare le automobili più in fretta e ridurre il tempo di evasione.
• Tracciamento e gestione delle prestazioni dell'officina: anche se gestire manualmente una piccola officina può essere relativamente più facile, le cose si complicano per le grandi officine o le officine multimarca. In questi casi, il gestionale officina aiuterà a tenere traccia delle operazioni e dei flussi di lavoro in tutte le sedi. Ne conseguono un risparmio di tempo e denaro, l'ottimizzazione del flusso di informazioni tra diverse officine e un aiuto per i titolari nella gestione di diversi negozi da un'unica schermata.

Quali sono le funzionalità tipiche di un gestionale officina?

• Preventivi/stime: accesso al database di manodopera e parti, in modo da stimare il costo finale del servizio. Inoltre, possibilità di inviare e ricevere preventivi per parti e servizi.
• Fatturazione: generazione di conti e fatture per i servizi e i lavori di riparazione offerti. E ancora, elaborazione dei pagamenti ricevuti dai clienti.
• Gestione degli ordini di lavoro: creazione e programmazione di ordini di lavoro, possibilità di distribuirli tra i meccanici, follow-up con il team e invio di fatture ai clienti una volta completati gli ordini di lavoro.
• CRM: creazione di un database interno dei clienti per costruire relazioni cordiali con clienti nuovi, abituali e potenziali.
• Tracciamento e gestione della cronologia delle assistenze: mantenimento di registri di assistenza ai clienti, in modo da poter ricercare i dettagli delle assistenze precedenti alla loro prossima visita.
• Tariffe della manodopera: impostazione di diverse tariffe per diversi tipi di servizi e addebiti ai clienti di conseguenza, in base al servizio che scelgono.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un gestionale officina?

• Opzioni di distribuzione: la maggior parte delle soluzioni di gestionale officina è offerta come software tradizionale in loco, installando un file di configurazione raw sui computer locali. Il funzionamento del software dipende completamente dall'infrastruttura e dalle attrezzature IT dell'utente finale. Tuttavia, alcuni nuovi fornitori hanno iniziato a offrire soluzioni basate su cloud, che non hanno bisogno di enormi investimenti IT ma soltanto di una connessione attiva a internet. Gli acquirenti devono valutare la propria configurazione IT attuale per scegliere un tipo di implementazione, in modo da decidere se ospitare i dati in loco o su cloud.
• Determinazione dei prezzi: il gestionale officina può essere acquistato in un'unica soluzione o pagato in tariffe d'uso mensili. È opportuno che il titolare di una piccola autofficina scelga un modello di tariffazione mensile adatto al proprio budget ed eviti i contratti software a lungo termine. Prima di effettuare un acquisto, vale la pena di valutare eventuali spese nascoste, come i costi di rescissione o quelli di assistenza e supporto. In alternativa, si può valutare se uno dei software gratuiti sul mercato soddisfi le esigenze essenziali della propria piccola officina.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai gestionali officina

Secondo un'indagine di V12, il 75% dei lavori aftermarket in officina sono eseguiti da centri indipendenti, mentre il 25% del giro d'affari è appannaggio delle concessionarie. Questo ha portato a una serie di innovazioni nel settore delle officine, come ad esempio:

• Mobilità nelle officine: i fornitori di gestionali officina offrono anche app per dispositivi mobili insieme alle proprie soluzioni. Queste app possono essere scaricate su smartphone e tablet, consentendo di spostarsi per l'officina mentre si gestiscono attività come coinvolgimento dei clienti, accettazione di ordini di lavoro, esecuzione di pagamenti e aggiornamento dei registri di assistenza.
• L'IoT migliora manutenzione e riparazione delle auto: le auto con IoT integrato sono da qualche tempo al centro dell'attenzione; questa tendenza non farà che crescere. Business Insider prevede che, entro il 2021, ci saranno più di 94 milioni di auto interconnesse in tutto il mondo. Un'auto con IoT abilitato facilita riparazione e assistenza, mostrando le informazioni complete su parti difettose, comportamenti di guida, cambi dell'olio, ecc. Alcuni fornitori, come Tantalum e Openbay, stanno lavorando a soluzioni di riparazione e manutenzione nel settore automotive che invieranno automaticamente notifiche ai guidatori riguardo eventuali problemi seri del veicolo, in modo che venga immediatamente portato in assistenza. Il software indirizzerà anche i guidatori alla stazione di servizio più vicina.