Che cos'è un software per la gestione degli eventi?

Gli event planner utilizzano i software per la gestione degli eventi per semplificare e organizzare gli aspetti logistici della pianificazione di riunioni ed eventi. I software per la gestione degli eventi offrono agli organizzatori uno spazio digitale per collaborare tra loro, con i clienti e con espositori e distributori. Gli strumenti delle applicazioni gestiscono il coordinamento, l'iscrizione dei partecipanti, il marketing, la creazione di badge, la creazione del calendario e la gestione dello spazio della location.

Le applicazioni offrono anche diverse funzioni self-service per chi partecipa agli eventi, come iscrizione online, erogazione dei contenuti e pagamento delle quote.

Quali vantaggi porta un software per la gestione degli eventi?

• Pianificazione efficiente: la pianificazione di eventi comporta complessi aspetti logistici e la necessità di supervisionare ogni aspetto che potrebbe potenzialmente intralciare la realizzazione di un evento. I software per la gestione degli eventi raccolgono tutti questi dettagli in un'unica postazione operativa. Ciò semplifica l'organizzazione degli eventi, permettendo agli organizzatori di concentrarsi sulla soddisfazione dei partecipanti, invece di doversi destreggiare tra i vari dettagli operativi.
• Gestione di espositori e venditori: gli espositori pagano cifre considerevoli per lo spazio del proprio stand e per ottenere l'accesso privilegiato, e i fornitori forniscono beni e servizi indispensabili per il successo di un evento. La programmazione della logistica è fondamentale e le migliori applicazioni software per la gestione degli eventi offrono strumenti dedicati per gestire questo aspetto.
• Prenotazione di camere in blocco e gestione dei viaggi: quando gli event planner investono in applicazioni dedicate alla gestione degli eventi, i dettagli relativi ai viaggi e alla prenotazione di camere in blocco diventano più facili da gestire. È possibile usare questi software per ricercare i costi per prenotazioni in blocco negli hotel, creare contratti senza ricorrere a supporti cartacei e registrare itinerari VIP direttamente nell'applicazione. Grazie a queste funzionalità, le attività di pianificazione degli eventi possono offrire servizi di prenotazione di camere in blocco e gestione dei viaggi, aumentando i propri profitti.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per la gestione degli eventi?

• Gestione dei partecipanti: acquisizione e memorizzazione di tutte le informazioni sui partecipanti, tra cui informazioni di recapito, preferenze riguardo al menù per i pasti, iscrizioni alle varie sessioni, status VIP e programmi per l'arrivo.
• Gestione dei clienti: collaborazione con gli enti ospitanti e raccolta delle loro informazioni di recapito e preferenze in un unico sistema.
• Gestione degli espositori: gestione del posizionamento dei tavoli e degli stand, dei livelli di sponsorizzazione, delle prenotazioni dell'hotel e degli altri dati relativi agli espositori.
• Gestione dei fornitori di servizi: gestione dei rapporti con i tecnici audio e video, il personale IT, i servizi di catering, i servizi di pulizie e altri fornitori di servizi. Queste banche dati memorizzano le informazioni di recapito, la cronologia delle conversazioni, i dati relativi al budget, i dettagli dei contratti, ecc.
• Pianificazione degli eventi: pianificazione e monitoraggio delle prenotazioni degli spazi nei calendari per la gestione degli eventi.
• Gestione delle riunioni: pianificazione di incontri faccia a faccia, riunioni, sessioni di approfondimento, meeting di pianificazione e altre opportunità di networking durante un evento.
• Analisi dei dati e creazione di report: tracciamento e gestione delle metriche per diverse finalità, tra cui resoconti di spese ed entrate per la contabilità e coinvolgimento degli utenti online per l'analisi dei dati provenienti dai social media.
• Biglietteria: organizzazione, commercializzazione, vendita, distribuzione ed elaborazione di biglietti e pacchetti speciali.
• E-mail marketing: gestione della corrispondenza con partecipanti e clienti potenziali via e-mail, con la possibilità di offrire guide semplici per l'acquisto dei biglietti online e altre call to action.

La directory di software per la gestione degli eventi permette di effettuare ricerche applicando filtri in base alle caratteristiche che servono alla propria azienda, così da restringere i risultati della ricerca.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per la gestione degli eventi?

Oltre al costo e alle funzionalità principali, ci sono alcune considerazioni aggiuntive da tenere a mente per assicurarsi che il software scelto soddisfi tutte le esigenze relative alla gestione dei propri eventi.

• Assicurarsi che il software offra strumenti di marketing adatti alle proprie esigenze: i software per la gestione degli eventi standard dovrebbero includere funzioni di progettazione del sito web dell'evento, strumenti di promozione sui social media e funzionalità di e-mail marketing.
• Prendere in considerazione le integrazioni software: le integrazioni software con programmi per contabilità, gestione delle iscrizioni e di altro tipo semplificano la condivisione dei dati tra diversi sistemi. Questo aiuta a velocizzare i flussi di lavoro e prevenire gli errori.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per la gestione degli eventi

Gli sviluppatori di software per la gestione degli eventi stanno rapidamente adottando nuove tecnologie. Una ricerca di Capterra ha identificato due principali tendenze tecnologiche che determineranno le caratteristiche della prossima generazione di software per la gestione degli eventi.

• Tecnologie indossabili: secondo una ricerca di Capterra, il 54% delle piccole e medie imprese utilizza tecnologie informatiche indossabili o prevede di utilizzarle entro uno o due anni, e il 41% ritiene che queste tecnologie possano essere fondamentali per la propria attività. I grandi eventi hanno già iniziato ad adottare sistemi per biglietti basati sull'identificazione a radiofrequenza (Radio Frequency Identification, RFID). I partecipanti devono semplicemente passare i propri braccialetti, cartellini, orologi o altri dispositivi indossabili su uno scanner. Lo scanner è in grado di leggere i chip RFID incorporati per gestire ingressi, acquisti, ecc. Presto, però, i sistemi di controllo degli ingressi indossabili saranno disponibili per eventi di ogni tipo. Chi indossa questi sistemi diventa un vero e proprio sensore. Le aziende che si occupano di pianificazione di eventi potranno raccogliere preziosi dati analitici sui movimenti dei partecipanti nell'area dell'evento, sul loro consumo di cibi e bevande e altro ancora.
• App smart compatibili con l'intelligenza artificiale: secondo una ricerca di Capterra, il 53% delle piccole e medie imprese utilizza tecnologie che supportano l'intelligenza artificiale o prevede di utilizzarle entro uno o due anni, e il 39% ritiene che queste tecnologie possano essere fondamentali per la propria attività. L'intelligenza artificiale (IA) sta portando alla creazione di software più smart. L'adozione diffusa, insieme a una crescita della concorrenza, sta rendendo i sistemi di intelligenza artificiale più accessibili. Secondo le previsioni, tutti i più importanti strumenti software utilizzeranno delle forme di intelligenza artificiale adattiva entro i prossimi due anni. Le applicazioni per la gestione degli eventi non fanno eccezione. Presto gli strumenti predittivi basati sull'intelligenza artificiale forniranno ai pianificatori di eventi previsioni di partecipazione più accurate. I partecipanti riceveranno un supporto al processo di registrazione, che risulterà più in linea con i loro interessi. Un giorno, i software di riconoscimento facciale potrebbero eliminare del tutto la necessità di acquistare biglietti e dispositivi indossabili.