Che cos'è un software per hotel management?

I software per hotel management consentono alle aziende nel settore alberghiero (hotel, motel, centri di villeggiatura, ecc.) di gestire funzioni amministrative, come ad esempio prenotazioni, reception, manutenzione, assegnazione delle camere, fatturazione, prenotazione online e servizi per gli ospiti. Questi software automatizzano diversi aspetti dell'amministrazione delle strutture ricettive - tra cui prenotazioni, marketing e fatturazione - per vari tipi di strutture, permettendo di velocizzare i processi in generale, la fatturazione, la rotazione delle camere e le comunicazioni con gli ospiti.

Quali vantaggi porta un software per hotel management?

• Miglioramento dell'esperienza dei clienti e possibilità di instaurare rapporti a lungo termine: uno dei pilastri della crescita nel settore alberghiero è il miglioramento dell'esperienza degli ospiti, oltre alla capacità di instaurare e mantenere dei buoni rapporti con essi. I software per strutture ricettive possono aiutare a migliorare le esperienze dei propri clienti, grazie a funzionalità come le prenotazioni tramite dispositivi mobili e le tecnologie per facilitare e velocizzare il check-in e il check-out.
• Gestione dei canali di prenotazione e distribuzione online: per restare competitive, avere successo e garantirsi una buona visibilità all'interno del settore, le strutture ricettive devono essere presenti su varie piattaforme e canali online, per permettere ai clienti di trovarle e prenotare. I software per strutture ricettive possono gestire questi canali integrandosi con le agenzie di viaggio online (Online Travel Agencies, OTA) e i sistemi di distribuzione globale (Global Distribution Systems, GDS), ampliando la presenza delle aziende su internet attraverso un sistema unico e aiutando a evitare prenotazioni doppie.
• Gestione dei ricavi: la gestione dei ricavi e delle strategie aziendali è fondamentale per il successo nel settore alberghiero. I software per strutture ricettive consentono agli albergatori e agli imprenditori del turismo di implementare efficaci strategie di gestione delle entrate, basate su dati che tengono traccia degli indicatori chiave di prestazione (Key Performance Indicators, KPI), come la tariffa giornaliera media (Average Daily Rate, ADR), le entrate per camera disponibile (Revenue per Available Room, REVPAR) e altro ancora. Grazie a essi, gli albergatori possono creare una strategia flessibile di tariffazione delle camere, che a sua volta consente loro di massimizzare le entrate per la propria struttura.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per hotel management?

• Gestione delle prenotazioni: gestione e monitoraggio delle prenotazioni e dell'allocazione delle camere, che includono lo stato delle camere, il conteggio degli ospiti e gli sconti applicabili.
• Gestione della reception: controllo del check-in e del check-out degli ospiti, rilascio di chiavi magnetiche e gestione delle richieste relative alle modifiche delle camere e delle prenotazioni.
• Gestione delle operazioni di pulizia: tracciamento dello stato di ogni stanza, delega delle attività al personale addetto alle pulizie e organizzazione dei rapporti di manutenzione.
• Prenotazioni online: pianificazione e gestione degli appuntamenti e delle prenotazioni online effettuate tramite il sito web dell'hotel, un servizio di prenotazione di terze parti o un'agenzia di viaggi online (OTA).
• Gestione delle operazioni di manutenzione: pianificazione, organizzazione e supervisione delle operazioni di manutenzione. Tracciamento delle richieste di manutenzione e aggiornamento del loro stato per garantire che le strutture restino in condizioni ottimali per un lungo periodo di tempo.
• Integrazioni GDS/OTA: pubblicazione di tariffe e disponibilità delle camere su diverse piattaforme/canali online e tramite servizi di prenotazione associati di terze parti.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per hotel management?

• Compatibilità/funzionalità di prenotazione tramite dispositivi mobili: mai come oggi i consumatori hanno fatto largo uso dei propri telefoni cellulari e preferito effettuare e gestire le prenotazioni utilizzando un cellulare o un tablet. La compatibilità/funzionalità per dispositivi mobili semplifica anche le operazioni alberghiere dal punto di vista del back-end, facilitando la comunicazione istantanea con i consumatori. Prima di investire in un sistema per strutture ricettive, è bene assicurarsi che questo offra funzionalità di prenotazione per dispositivi mobili, per andare incontro alla domanda dei clienti ed evitare di perdere i relativi ricavi.
• Integrazione con altri software: è importante che il software per strutture ricettive di propria scelta si integri con i sistemi esistenti, come ad esempio le soluzioni per la gestione della proprietà e il software CRM. Prima di investire in una soluzione per strutture ricettive, è buona prassi chiedere ai fornitori maggiori informazioni riguardo le capacità di integrazione del prodotto, per evitare di acquistare strumenti di cui non si possono sfruttare a pieno le capacità.
• Costo totale: sono disponibili diversi sistemi software per strutture ricettive; è importante sceglierne uno adatto al proprio budget e alle esigenze aziendali. È necessario quindi valutare in che modo il software per strutture ricettive possa influire sui carichi di lavoro del personale e capire se l'acquisto iniziale soddisferà le proprie esigenze nel lungo periodo o se richiederà spese aggiuntive per gli aggiornamenti in futuro. I costi aggiuntivi relativi agli aggiornamenti, alla manutenzione, alla formazione dei dipendenti e all'installazione hardware/software possono influire sul costo totale di un sistema. 

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per hotel management

• L'internet delle cose (Internet of Things, IoT) e le smart room sconvolgeranno le aspettative dei clienti: con i clienti che sempre più spesso si affidano alla tecnologia per prendere decisioni di acquisto, gli albergatori riusciranno ad attrarre un numero maggiore di clienti fornendo strutture migliori e camere smart. Hilton sta lavorando a un concetto di "camera connessa", grazie a cui i clienti iscritti ai programmi fedeltà delle strutture potranno controllare l'illuminazione e i sistemi di climatizzazione attraverso un'app mobile. Marriott, dal canto suo, sta sviluppando la propria tecnologia utilizzando la piattaforma IoT basata sul cloud di Samsung, ATRIK, che mira a collegare 20 miliardi di dispositivi entro il 2020.
• I clienti preferiscono la sostenibilità: al giorno d'oggi, i turisti preferiscono gli hotel eco-compatibili e che si impegnano per il rispetto dell'ambiente e sono disposti a pagare qualcosa in più per il turismo sostenibile. Le innovazioni tecnologiche, come energia solare, veicoli ibridi e tour supportati dalla realtà virtuale, stanno facilitando queste esperienze.
• L'intelligenza artificiale (IA) sta migliorando il servizio clienti: la popolarità di software e chatbot basati sull'intelligenza artificiale è in crescita e queste tecnologie potranno aiutare gli albergatori nell'ambito della comunicazione con i clienti e della gestione delle richieste. Il concierge robot di Hilton, ad esempio, utilizza il machine learning e l'intelligenza artificiale per migliorare il servizio offerto di persona ai clienti, fornendo informazioni sulla destinazione agli ospiti.