Che cos'è un software per prenotazioni?

Un software per prenotazioni offre strumenti e funzionalità che aiutano le aziende del settore ricettivo a semplificare il processo di prenotazione e gestire le richieste dei clienti. Questi programmi offrono funzionalità come prenotazioni (camere, tavoli, veicoli, ecc.), elaborazione dei pagamenti, controllo della disponibilità e gestione del calendario. Trovano diverse applicazioni nel settore alberghiero, immobiliare e degli affitti di immobili a scopo turistico.

I software per prenotazioni sono correlati a software per la pianificazione degli appuntamenti , software per strutture ricettive e software per gestire le registrazioni .

Quali vantaggi porta un software per prenotazioni?

I software per prenotazioni consentono a proprietari e gestori di attività basate sulle prenotazioni di creare un sistema di prenotazione senza intoppi e facile da usare. Alcuni dei principali vantaggi dell'implementazione di un software per prenotazioni sono:

• Disponibilità delle prenotazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7: con un sistema di prenotazione ben implementato, un'azienda può accettare prenotazioni 24 ore al giorno, tutti i giorni della settimana. I clienti possono accedere a un portale online o utilizzare le piattaforme di prenotazione di aziende partner per effettuare prenotazioni ovunque, in qualsiasi momento.
• Possibilità di evitare errori di prenotazione: uno dei principali vantaggi dei software per prenotazioni è quello evitare gli errori di prenotazione o le prenotazioni doppie. Con un sistema di prenotazione centralizzato, tutti avranno accesso alle informazioni più aggiornate sulla disponibilità delle camere o sugli affitti.
• Processi di prenotazione automatizzati: i software per prenotazioni automatizzano l'intero ciclo di prenotazione, dal momento della richiesta fino al pagamento. I proprietari e i gestori delle proprietà a scopo turistico possono semplificare varie operazioni del processo di prenotazione, come la gestione delle richieste dei clienti, l'accettazione dei pagamenti e la gestione del calendario. Un sistema basato su regole stabilite consente agli utenti di impostare flussi di lavoro automatizzati, che permettono di offrire agli ospiti servizi come l'invio automatico della conferma della prenotazione via SMS o via e-mail una volta ricevuto il pagamento.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per prenotazioni?

• Prenotazione online: accettazione delle richieste di prenotazione online ed elaborazione in base alla disponibilità.
• Elaborazione dei pagamenti: accettazione ed elaborazione dei pagamenti e condivisione delle ricevute con i clienti.
• Prenotazioni di gruppo: possibilità di accordarsi con diversi gruppi che desiderano prenotare nello stesso momento.
• Note sulle prenotazioni: acquisizione delle richieste dei clienti durante il processo di prenotazione e condivisione delle relative note con i membri dello staff.
• Assistenza clienti: assistenza ai clienti via telefono, chat live o e-mail.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per prenotazioni?

• Individuazione delle proprie esigenze: i fornitori di software per prenotazioni offrono una vasta gamma di funzionalità di base e premium. Le funzionalità imprescindibili dipendono dalle dimensioni dell'azienda e dal tipo di attività. Le funzionalità di base, come le prenotazioni in tempo reale con supporto per i pagamenti, sono abbastanza standard, mentre alcune funzionalità premium, come l'automazione del marketing integrata, i gateway di pagamento multi-valuta e l'integrazione con le applicazioni esistenti, potrebbero essere superflue. È opportuno stilare un elenco delle funzionalità indispensabili e utili prima di iniziare a selezionare i prodotti più adatti alle proprie esigenze.
• Integrazione con i sistemi esistenti: con molta probabilità, il software per prenotazioni non sarà l'unico programma in uso nell'azienda; è quindi importante che si integri con gli strumenti tecnologici esistenti. Prima di effettuare un acquisto, è il caso di verificare che il software per prenotazioni scelto si integri completamente con il software per negozi , il software per la gestione del database e il software per compliance , per fare alcuni esempi.
• Acquisto di un software per prenotazioni o creazione del proprio programma: la decisione di utilizzare software di terze parti o di sviluppare il proprio sistema dipende dalla complessità del processo di prenotazione e dal livello di personalizzazione desiderato. Un software sviluppato internamente può soddisfare i requisiti più specifici di interfaccia e funzionalità, ma richiede un investimento significativo in termini di tempo e denaro. D'altro canto, i software per prenotazioni di terze parti (in particolar modo i sistemi distribuiti sul cloud) possono essere implementati nel giro di poche ore e a un prezzo ragionevole, ma potrebbero non offrire lo stesso livello di personalizzazione.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per prenotazioni

• I chatbot stanno trasformando i processi di prenotazione: i chatbot (interfacce conversazionali supportate dall'intelligenza artificiale) stanno trasformando il modo di effettuare richieste di prenotazione e rispondervi. I chatbot possono gestire le richieste dei clienti sostituendo i dipendenti o riducendo significativamente il loro carico di lavoro; inoltre, possono rispondere alle domande dei clienti senza bisogno di intervento umano. Secondo Humley, oltre i due terzi degli americani desidererebbero utilizzare i chatbot per migliorare la propria esperienza di viaggio online.
• L'intelligenza predittiva contribuirà a migliorare l'esperienza degli ospiti: i software per prenotazioni includono strumenti che catturano una varietà di dettagli relativi ai clienti. Secondo Zebra Technologies, il 49% dei proprietari di hotel e resort è in cerca di metodi che permettano di trasformare i dati relativi agli ospiti in analisi e approfondimenti rilevanti per la propria azienda, con la possibilità di migliorare l'esperienza di soggiorno degli ospiti e fidelizzare i clienti. La maggior parte dei produttori di software per prenotazioni ha iniziato (o inizierà) a offrire funzionalità di analisi predittiva integrate nelle proprie soluzioni.