Software per la gestione delle membership

Un software per la gestione delle membership consente alle comunità, alle associazioni, ai club, alle organizzazioni no profit e ad altre attività basate sulle sottoscrizioni dei propri soci di archiviare e gestire i registri dei soci e tenere traccia delle informazioni in un database organizzato. Questi software consentono inoltre a gruppi e associazioni di comunicare con i componenti, facilitare i rinnovi, gestire e promuovere eventi, condividere risorse e riscuotere le commissioni.

Quali vantaggi porta un software per la gestione delle membership?

• Miglioramento dell'esperienza dei soci: i software per la gestione delle membership offrono ai soci una maggiore visibilità all'interno dell'organizzazione; consentono infatti loro di consultare e aggiornare le proprie informazioni tramite un portale dedicato, oltre a visualizzare aggiornamenti in tempo reale su eventi o programmi e comunicare con gli amministratori e gli altri soci.
• Automazione dei flussi di lavoro e riduzione degli errori nei dati: con la crescita delle organizzazioni, anche la loro base di soci si espande; le operazioni e i processi quotidiani diventano quindi più complicati e iniziano a richiedere più tempo. L'inserimento giornaliero dei dati può essere macchinoso e causare errori. L'automazione dei flussi di lavoro e l'immissione automatica dei dati nei software per la gestione delle membership consentono di risparmiare tempo, semplificando i processi e riducendo gli errori.
• Amministrazione semplificata: inserendo tutti i dati dei soci in un unico database, gli amministratori possono facilmente tracciare e gestire le adesioni alla propria associazione con un solo sistema, anziché diffondere i dati su piattaforme diverse. I rinnovi automatici delle iscrizioni consentono inoltre di risparmiare tempo rispetto ai metodi manuali.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per la gestione delle membership?

• Gestione delle domande: gestione e tracciamento delle domande dei potenziali soci e accesso ai nuovi soci per la creazione di un account.
• Rinnovi automatici: rinnovo automatico delle iscrizioni al termine di un ciclo di abbonamento.
• Database dei soci: compilazione, archiviazione e modifica di tutte le informazioni relative alle iscrizioni.
• Elaborazione dei pagamenti: accettazione, registrazione e quadratura delle transazioni finanziarie. Automatizzazione dei promemoria di pagamento e della generazione delle fatture.
• Portale per i soci: possibilità per i soci di accedere a un portale self-service in cui possono aggiornare le proprie informazioni personali, comunicare con l'organizzazione e altri soci, effettuare pagamenti e altro.
• Elenco dei soci: compilazione di un elenco di soci online o stampabile per uso esterno.
• Gestione degli eventi: pianificazione e gestione degli aspetti logistici di attività ed eventi.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per la gestione delle membership?

• Accesso da dispositivi mobili: i consumatori non hanno mai trascorso così tanto tempo sui propri telefoni cellulari come ai nostri giorni, quindi avere un portale per soci accessibile dai dispositivi mobili può offrire un vantaggio rispetto ad altre organizzazioni e aiutare con l'acquisizione e la fidelizzazione dei soci. Un'applicazione per dispositivi mobili consente ai soci di comunicare e vedere gli aggiornamenti da qualsiasi luogo. Se questa è una priorità per i soci della propria organizzazione, è opportuno assicurarsi che il prodotto selezionato offra l'accesso dai dispositivi mobili.
• Scalabilità e crescita: è necessario tenere a mente i piani di crescita della propria associazione quando si valutano i diversi software. Il software scelto dovrebbe essere in grado di crescere con l'organizzazione e supportare un aumento del numero di soci.
• Idoneità e rapporto qualità/prezzo: esistono molte opzioni software nel mercato della gestione delle membership e tutte offrono diverse funzionalità e vari modelli di tariffazione. Scegliere un software adatto al budget e alle esigenze aziendali è quindi molto importante. È opportuno informarsi con largo anticipo riguardo le dimensioni della propria organizzazione, la complessità delle proprie esigenze software e le necessità di integrazione per prendere una decisione motivata. Secondo una ricerca di Capterra, gli utenti che passano a un nuovo software lo fanno perché quello in uso costa troppo o non dispone delle funzionalità necessarie. Un software che soddisfi le esigenze con un valido rapporto qualità/prezzo permetterà di non dover ripetere la ricerca.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per la gestione delle membership

• L'intelligenza artificiale sta migliorando la fidelizzazione dei soci: l'intelligenza artificiale (IA) può essere utilizzata per identificare modelli e tendenze che possono aiutare un'organizzazione a individuare i problemi relativi alla fidelizzazione dei clienti. Ad esempio, Silverbear ha collaborato con Microsoft a un framework che utilizza l'intelligenza artificiale per facilitare le previsioni relative ai rinnovi delle iscrizioni e fornire analisi dei trend di fidelizzazione degli iscritti.