Che cos'è un software per negozi?

I software per negozi (Point of Sale, POS) sono un requisito fondamentale per i negozi di ogni tipo, che si tratti di negozi al dettaglio, di ristoranti o di supermercati. Consentono ai commercianti di accettare ed elaborare pagamenti, nonché di sincronizzare, tenere traccia e gestire altri aspetti della propria attività, come la gestione del personale, del magazzino, delle vendite e degli acquisti.

I software POS vengono generalmente venduti con hardware e accessori compatibili, come monitor, registratore di cassa, scanner di codici a barre, stampante per le ricevute e lettori di carte. Questo intero ecosistema viene solitamente installato nei pressi delle casse di un negozio al dettaglio.

Quali vantaggi porta un software per negozi?

Ai giorni nostri, data la crescente complessità della gestione di un'azienda, non è più possibile fare affidamento solo sulle pratiche operative ed esecutive tradizionali. Ciascuna azienda ha bisogno di strumenti avanzati per poter competere con aziende più nuove e più grandi. Un sistema per negozi ben implementato contribuirà a raggiungere questo obiettivo. Di seguito sono elencati alcuni dei vantaggi dell'installazione di un sistema per negozi nel proprio negozio al dettaglio:

• Gestione delle operazioni più rapida: un negoziante deve gestire operazioni di vario tipo, come l'acquisto di materiali, la spedizione di merci, il personale operativo, gli appuntamenti e l'elaborazione dei pagamenti. In passato erano necessari diversi registri e numerosi collaboratori per compilare i rispettivi documenti con questi dettagli. Ma ora i commercianti possono registrare tutte le informazioni in un unico sistema per negozi e risparmiare tempo. Possono anche migliorare la gestione dei dipendenti, emettere fatture per gli acquisti dei clienti in maniera accurata e velocizzare le operazioni di cassa.
• Gestione efficiente dell'inventario: gli attuali sistemi per negozi sono in grado di gestire facilmente più scorte di magazzino per più negozi. Questo consente alle aziende di essere sempre aggiornate sulle scorte disponibili e di automatizzare le operazioni di riordino, in modo da non esaurirle mai. I moderni sistemi per negozi sono persino in grado di analizzare la cronologia degli approvvigionamenti e fornire consigli per il prossimo acquisto.
• Rendicontazione commerciale esaustiva: tenere traccia di vendite, entrate e margini di profitto è un compito piuttosto ingrato, soprattutto quando le transazioni vengono registrate su carta o fogli di calcolo. Un sistema per negozi è in grado di registrare tutte le transazioni in un modello definito o personalizzato. Questo aiuta i commercianti a identificare gli articoli in eccesso e in difetto e creare strategie di marketing per incrementare le vendite.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per negozi?

• Gestione dello stock: supervisione dei processi di ordinazione, stoccaggio e tracciamento delle scorte, per garantire una fornitura regolare e senza interruzioni.
• Elaborazione dei pagamenti: accettazione, verifica ed elaborazione dei pagamenti dei clienti effettuati tramite vari canali, tra cui contanti, assegni, portafogli digitali e carte.
• Tracciamento delle vendite: tracciamento e monitoraggio della quantità di scorte vendute per un dato un periodo di tempo e resoconto delle prestazioni del team di vendita.
• Gestione degli sconti: possibilità di lavorare con diversi tipi di codici promozionali e programmi di ricompensa, per offrire sconti ai clienti e aumentare le vendite.
• Scansione di codici a barre: scansione dei prodotti con l'utilizzo di codici a barre e/o sistemi di etichettatura simili e monitoraggio dei movimenti degli articoli del negozio in entrata e in uscita.
• Firma elettronica (detta anche e-signature): firma digitale dei documenti all'interno del sistema per risparmiare tempo e carta.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per negozi?

• Aspettative relative al negozio: esistono diverse fasce di prezzo per la vendita di questi prodotti. Sarà più facile selezionare una soluzione se si conoscono i requisiti del proprio negozio in termini di caratteristiche, funzioni, budget e servizi. I commercianti interessati all'acquisto dovrebbero considerare i requisiti specifici del proprio personale e dei propri clienti. È anche consigliabile prevedere le esigenze future, in modo da poter verificare se il produttore selezionato offra o meno tali funzionalità.
• Usabilità del software: l'elevato ricambio dei dipendenti nel settore è uno dei motivi per cui è necessario garantire che il software POS adottato sia facile da imparare e utilizzare per tutto il personale. Un sistema facile da utilizzare consente ai dipendenti vecchi e nuovi di utilizzare il software subito dopo averne imparato il funzionamento. Per questo motivo, è essenziale testare l'usabilità e la facilità di apprendimento di una determinata soluzione, approfittando delle prove e delle dimostrazioni gratuite.
• Costo totale: il costo di implementazione di un sistema per negozi può variare da poche centinaia a migliaia di euro. Questo dipende dalle opzioni di implementazione, dal numero di accessori e dal piano di pagamento scelto. Alcuni produttori applicano un elevato prezzo iniziale per gli accessori compatibili, mentre altri offrono un servizio con pagamenti ricorrenti. La maggior parte dei software POS è compatibile solo con il proprio hardware, il che significa che si dovranno prendere in considerazione tutti i costi, fissi e nascosti, prima di effettuare qualsiasi acquisto.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per negozi

• I pagamenti mobili e i software per tablet stanno crescendo: i clienti ricorrono sempre più spesso a sistemi di pagamento per dispositivi mobili, invece di utilizzare contanti o carte. Il valore delle transazioni del mercato delle tecnologie di pagamento di nuova generazione dovrebbe passare dai 4,2 miliardi di USD del 2018 a 14 miliardi di USD entro il 2022. Questo sta spingendo i produttori di software ad aggiungere ai propri sistemi nuove funzionalità per transazioni attraverso portafoglio elettronico. I produttori permettono di utilizzare i software POS su tablet e iPad, al posto di ingombranti registratori di cassa. Non sono più i clienti a raggiungere il negozio; ora è il negozio che raggiunge i clienti.
• I sistemi per negozi vengono sempre più spesso aggiornati con funzionalità di IA: è universalmente noto che dati e analisi migliori portano a migliori decisioni aziendali. Al giorno d'oggi, i sistemi per negozi stanno diventando intelligenti, con software potenziati dall'intelligenza artificiale (IA) che sono ora in grado acquisire punti dati su clienti, vendite, modalità di pagamento, velocità di riordino delle scorte, ecc. Ne scaturiscono informazioni fondamentali su ciò che i clienti acquistano e sulla frequenza degli acquisti. Questo può aiutare i rivenditori a pianificare i propri acquisti, segmentare i clienti e prendere decisioni di marketing più intelligenti. L'intelligenza artificiale consente inoltre ai sistemi per negozi di mettere in evidenza eventuali transazioni fraudolente.