Che cos'è un software per assistenza clienti?

Un software per assistenza clienti è un sistema di gestione di ticket che documenta, monitora e risolve le richieste dei clienti. Raccoglie le richieste dei clienti da più canali, come telefono, e-mail, live chat e social media, in un unico portale, in modo che gli agenti possano rispondere rapidamente e facilmente alle domande.

Questo tipo di software permette a più agenti di lavorare su ciascun ticket, semplificando la collaborazione tra i diversi dipartimenti per la risoluzione delle richieste dei clienti. Inoltre, può fornire report dettagliati e informazioni approfondite sulle interazioni con i clienti, aiutando le organizzazioni a valutare la qualità della propria assistenza clienti.

Quali vantaggi porta un software per assistenza clienti?

Un software per assistenza clienti è di supporto alle aziende nella gestione e nel mantenimento delle relazioni con i clienti. Questo tipo di soluzione può offrire i seguenti vantaggi:

• Raccolta delle richieste dei clienti da più canali: un software per assistenza clienti raccoglie in un unico flusso le richieste dei clienti da più canali. Che si tratti di una telefonata all'assistenza, di un'e-mail al team di supporto o di un commento sulla pagina di un social, lo strumento genera un ticket per ogni richiesta del cliente. Questi ticket vengono aggiunti automaticamente a un flusso centralizzato, facendo in modo che nessuna richiesta venga trascurata.
• Riduzione dei tempi che ciascun agente passa su ciascuna richiesta: questo tipo di software offre un database facilmente ricercabile per una rapida consultazione. Gli agenti possono taggare i membri di altri team o inoltrare il ticket al team giusto, indirizzando il cliente alla migliore risorsa. Le risposte standardizzate, i modelli facilmente modificabili e la possibilità di rispondere simultaneamente a più richieste di assistenza riducono i tempi di risoluzione dei ticket.
• Aumento della soddisfazione dei clienti, grazie a una risoluzione più rapida dei problemi: il software permette agli utenti di occuparsi di ciascun ticket in base alla priorità e ridurre i tempi di attesa. Inoltre, può organizzare il flusso di lavoro per la risoluzione dei ticket e consente agli agenti di collaborare ai ticket. Ciò accorcia il ciclo di risoluzione dei problemi e migliora i livelli di soddisfazione del cliente.
• Ottenimento di informazioni approfondite sulle prestazioni di un team: un software per assistenza clienti offre funzionalità analitiche, con report e dashboard personalizzabili, che forniscono informazioni dettagliate sulle prestazioni del team di supporto. È possibile così sapere quanto tempo è necessario al proprio team per rispondere, quanto sono impegnati gli agenti in determinati giorni della settimana e quali sono le richieste più frequenti. Queste informazioni possono essere utili a gestire gli agenti, migliorare i loro tempi di risposta e aumentare la produttività.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per assistenza clienti?

• Knowledge base: creazione e gestione di un repository centralizzato e ricercabile di informazioni riguardanti le domande frequenti e precedentemente poste, con le relative risposte.
• Gestione dei ticket di supporto: tracciamento e gestione delle interazioni e creazione automatica di ticket per le richieste dei clienti e quelle di assistenza.
• Comunicazione multi-canale: gestione delle comunicazioni con i clienti in entrata e in uscita su più canali, inclusi e-mail, telefono, live chat e social.
• Gestione delle code: gestione delle code dei ticket in modo da soddisfare le esigenze del team e monitorare i tempi di attesa per le richieste in arrivo che non sono state indirizzate.
• Live chat: possibilità di una chat con i clienti per risolvere le loro richieste in tempo reale.
• Gestione degli appuntamenti: pianificazione e gestione delle interazioni con i clienti.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per assistenza clienti?

• Usabilità della soluzione: un'esperienza utente (User eXperience, UX) negativa è dannosa per un'azienda. Lo strumento non dovrebbe rallentare gli agenti né prolungare i tempi di risposta. Perciò, prima di acquistare una soluzione di questo tipo, bisogna provarla e assicurarsi che l'interfaccia utente (User Interface, UI)/UX non sia troppo complicata o disordinata per i propri agenti. Dopotutto, devono utilizzarla ogni giorno e dovrebbero essere soddisfatti quando lo fanno.
• Integrazione con app di terze parti già in uso: anche se la maggior parte dei software si integra con altre applicazioni di terze parti, è necessario controllare che la propria soluzione preferita e/o il proprio piano tariffario supportino l'integrazione con le altre soluzioni già in uso. Dopotutto, può essere uno spreco e un danno scoprire, dopo l'acquisto, che il software non supporta le proprie applicazioni.
• Supporto clienti multi-canale: permette di centralizzare tutto e semplificare la gestione di più canali di comunicazione. Ma non tutte le aziende ne hanno bisogno. Se è probabile che i clienti entrino in contatto tramite chat o e-mail, allora è meglio scegliere una soluzione per assistenza clienti che offra l'opzione di cui si ha bisogno, in modo da non dover pagare per i canali che non vengono utilizzati in modo ottimale.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per assistenza clienti

• I chatbot migliorano l'esperienza self-service dei clienti: i fornitori di servizi stanno utilizzando chatbot con sempre maggior frequenza per risolvere le richieste dei clienti in tempo reale, senza ticket. Questa tecnologia è in grado di simulare interazioni umane e di rispondere a semplici domande, ad esempio sull'orario di lavoro, sulle informazioni di contatto e sull'aggiornamento dello stato. Può inoltre consigliare sezioni pertinenti di articoli nella knowledge base. Ad esempio, se un cliente non sa come reimpostare la propria password, il chatbot lo indirizzerà a una descrizione dettagliata del processo. Le aziende che utilizzano i chatbot hanno registrato una riduzione del 70% delle richieste tramite chiamate, chat e/o posta elettronica.
• L'intelligenza artificiale migliora l'efficacia degli agenti: i fornitori di software per assistenza clienti stanno adottando l'intelligenza artificiale (IA) per rendere il lavoro degli agenti più efficace. Alcuni la utilizzano per taggare, classificare e indicizzare automaticamente i ticket, al fine di accedervi con più facilità, mentre altri utilizzano l'intelligenza artificiale per determinare i livelli di emergenza per i clienti e prevedere le risposte in chat. L'intelligenza artificiale può anche consigliare modifiche agli articoli esistenti in base al modo in cui i clienti comunicano i propri problemi, rendendo le risposte più facili da trovare e da comprendere in futuro.