Che cos'è un software per gestione timesheet?

I software per gestione timesheet (conosciuti anche come software per timesheet) automatizzano il processo di monitoraggio degli orari dei dipendenti, delle presenze, dei programmi e delle ferie pagate. Questi sistemi consentono alle aziende di monitorare gli orari dei dipendenti e analizzare i costi della manodopera per progetto.

Le soluzioni per gestione timesheet vengono offerte generalmente come prodotti indipendenti (che includono funzionalità di monitoraggio del tempo e di gestione delle presenze) o come integrazioni dei programmi per contabilità (che facilitano il calcolo delle busta paga in base al tempo di lavoro totale e incorporano queste informazioni nei report economici).

Quali vantaggi porta un software per gestione timesheet?

• Calcolo preciso delle buste paga attraverso il tracciamento e la gestione digitali del tempo: la gestione manuale delle buste paga è inefficace e porta a errori, richiedendo che il personale raccolga i cartellini dei dipendenti, calcoli il tempo di lavoro di ogni lavoratore e quindi le buste paga totali, usando i salari o la retribuzione oraria. Il software per gestione timesheet include l'acquisizione digitale dell'orario di ingresso e uscita. Queste informazioni vengono compilate automaticamente nei fogli presenze dei dipendenti, riducendo al minimo gli errori di calcolo e il tempo e il lavoro necessari.
• Tracciamento e gestione efficaci del tempo per i lavoratori da remoto: per i lavoratori da remoto che passano dall'ufficio a casa ad altre sedi, il tracciamento e la gestione manuali del tempo richiedono tempo e fatica e non sono efficienti. I software per gestione timesheet forniscono fogli presenze digitali, che automatizzano il processo di tracciamento e gestione del tempo tra diverse sedi. Alcuni prodotti sono dotati anche di acquisizione automatica delle schermate, che consente ai responsabili di tenere traccia dei livelli di coinvolgimento dei propri team, valutando la percentuale di tempo dedicato ad attività non lavorative, come social media e navigazione su internet.
• Gestione dei clienti e programmazione del personale efficaci: per le attività che si interfacciano con diversi clienti su diversi progetti, il tracciamento e la gestione di tempo ed entrate per ciascuno di essi possono essere frustranti. Con l'acquisizione digitale del tempo, i software per gestione timesheet forniscono relazioni in tempo reale su tempo e denaro dedicati a ogni progetto. Queste informazioni aiutano i manager ad assegnare priorità ai progetti in base a entrate e tempo richiesti e a programmare il personale di conseguenza.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per gestione timesheet?

• Pianificazione del personale: pianificazione dei turni in base alla disponibilità dei dipendenti e alla priorità dei progetti. I programmi possono essere sincronizzati con il calendario scelto dei dipendenti (ad es. Google Calendar, Outlook).
• Gestione delle presenze: possibilità per i dipendenti di contrassegnare/monitorare le proprie presenze e di registrare orari di ingresso e uscita specifici, eliminando il bisogno di effettuare calcoli manuali prima di inserire dati nel proprio sistema di contabilità/buste paga.
• Tracciamento e gestione orari dei dipendenti: calcolo del numero totale di ore di lavoro usando la funzionalità di rilevamento di ingresso e uscita. Gli utenti possono registrare queste informazioni usando metodi elettronici e biometrici per l'acquisizione degli orari.
• Tracciamento e gestione dei congedi per malattia: possibilità per i dipendenti di inviare richieste di congedo per malattia, che vengono quindi inoltrate ai manager per l'approvazione.
• Tracciamento e gestione di ferie e permessi: dotazione di un portale dipendenti per registrare le ferie pagate e le richieste di permesso, che vengono inoltrate ai responsabili per l'approvazione.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per gestione timesheet?

• Registrazione elettronica degli orari: le società cercano costantemente metodi di migliorare l'accuratezza della registrazione degli orari. Uno di questi metodi è la registrazione elettronica degli orari, che usa metodi di acquisizione come schede magnetiche e dispositivi biometrici per registrare gli orari di entrata e uscita. La registrazione elettronica degli orari automatizza l'intero processo ed elimina la possibilità di farsi timbrare il cartellino dai colleghi. Sono disponibili diversi tipi di dispositivi di monitoraggio degli orari, come badge con codice a barre, badge con striscia magnetica, lettori di impronte digitali e badge di prossimità. Le attività che usano o vogliono usare uno o più di questi sistemi dovrebbero prendere in considerazione software per gestione timesheet compatibili con tali dispositivi.
• Strumenti basati sul web e app per dispositivi mobili per timbrare: la forza lavoro da remoto è in costante aumento tra le piccole imprese e pone sfide importanti di registrazione dei tempi. Le soluzioni per gestione timesheet basate sul web per dispositivi mobili aiutano le aziende ad affrontare questa sfida, consentendo ai dipendenti di timbrare all'ingresso e all'uscita tramite il proprio smartphone. Alcuni prodotti includono il tracciamento GPS, fornendo ai manager rapporti in tempo reale sulla posizione dei membri del proprio team. Le aziende con forza lavoro mobile e da remoto dovrebbero cercare software per gestione timesheet che offrano l'accesso da dispositivi mobili.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per gestione timesheet

• L'intelligenza artificiale (IA) sta trasformando il mercato dei software per gestione timesheet: la ricerca di metodi di registrazione dei tempi più efficaci e precisi sta dando una spinta all'adozione dell'IA nel campo dei software per gestione timesheet. Le tecnologie IA come il riconoscimento facciale offrono agli utenti un modo efficace e a prova di errore di certificare le presenze dei dipendenti. L'IA, inoltre, aiuta le aziende ad analizzare importanti set di dati da dispositivi GPS e fornisce rapporti in tempo reale sulla posizione dei dipendenti da remoto.
• I chatbot promuoveranno l'automazione nei software per gestione timesheet: l'adozione dei chatbot nelle piccole imprese è in aumento. Secondo una ricerca di Capterra, il 68% delle piccole imprese utilizza chatbot o prevede di implementarli nel corso del 2020. I chatbot permettono alle aziende di dialogare in tempo reale con i dipendenti per individuare la loro situazione lavorativa attuale. Ad esempio, i chatbot possono chiedere ai dipendenti informazioni sul progetto e sulle attività su cui stanno attualmente lavorando e inserire le loro risposte nei timesheet.