Che cos'è un software per call center?

I software per call center aiutano le aziende a occuparsi dei propri call center in modo efficiente, gestendo le chiamate in entrata e in uscita, monitorando l'esperienza dei clienti e registrando i loro reclami, oltre a tenere traccia della produttività degli operatori. Queste soluzioni possono essere utilizzate in diversi dipartimenti.

Mentre i team di vendita e marketing utilizzano soluzioni per call center per effettuare chiamate commerciali e promozionali ai clienti, i team di supporto se ne avvalgono per risolvere i problemi dei clienti, rispondere ai reclami e persino offrire formazione post-vendita. I sistemi per call center facilitano la comunicazione con la clientela e il suo coinvolgimento, non solo al telefono, ma anche attraverso canali come e-mail, live chat, messaggistica istantanea, SMS e social media.

Quali vantaggi porta un software per call center?

• Aumento dell'efficienza e della produttività degli operatori: le soluzioni per call center includono funzionalità affidabili, come la distribuzione automatica delle chiamate e l'incremento del numero di telefonate in base a determinate regole, per aiutare le aziende a gestire le chiamate in modo efficiente, ridurre al minimo i tempi di inattività e modulare la velocità delle telefonate e i tempi di attesa in base al numero di operatori disponibili. L'assegnazione basata sui ruoli garantisce che le chiamate vengano inoltrate agli operatori più appropriati senza causare ritardi. Nel complesso, le soluzioni per call center aiutano le aziende a operare in modo più efficiente e a rispondere a un maggior numero di richieste da parte dei clienti, sfruttando al meglio tempi e risorse.
• Miglioramento delle relazioni con i clienti : i sistemi per call center aiutano le aziende a rimanere in contatto con i propri clienti e offrono un'esperienza più soddisfacente e personalizzata attraverso diversi canali. Un servizio clienti efficiente aiuta a instaurare un rapporto di fiducia con i clienti, aumentando la loro longevità, fiducia e fidelizzazione.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per call center?

• Telefonia integrata: possibilità di telefonare da dispositivi connessi a Internet.
• Instradamento delle chiamate: distribuzione e assegnazione delle chiamate a code o singoli operatori in base a criteri prestabiliti quali orario, giorno o disponibilità dell'operatore.
• Integrazione telefonica: integrazione dei servizi per voce tramite protocollo internet (Voice over Internet Protocol, VoIP) con le apparecchiature telefoniche esistenti.
• Registro delle chiamate: raccolta, registrazione e analisi delle chiamate effettuate o ricevute da un'azienda per un dato periodo. Possibilità di fornire informazioni statistiche come ora, data e frequenza delle chiamate, durata delle chiamate e ID chiamante.
• Registrazione delle chiamate: registrazione delle chiamate in entrata e/o in uscita verso un call center e mantenimento di un archivio centralizzato di tutte le registrazioni, a fini di formazione e controllo della qualità.
• Gestione delle code: ricezione delle chiamate dei clienti, creazione di una coda di chiamate e possibilità di tenere i clienti in attesa fino a quando non siano connessi con un operatore attivo.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per call center?

• Tipo di distribuzione: le soluzioni per call center sono disponibili tramite opzioni di distribuzione hosted, on-premise e basate sul cloud. Le opzioni di implementazione on-premise e hosted sono più adatte alle aziende in cerca di soluzioni per call center personalizzabili, ma risultano costose se devono essere utilizzate solo per un breve periodo. D'altro canto, i software basati sul cloud sono relativamente più economici e spesso possono essere installati nel giro di poche ore, ma richiedono una connessione internet affidabile e senza interruzioni per funzionare in modo efficace. È quindi consigliabile confrontare i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi basati sul cloud e on-premise e selezionare di conseguenza i prodotti più adatti alla propria azienda.
• Supporto multicanale: i software per call center consentono alle aziende di gestire le comunicazioni attraverso diversi canali, come SMS, messaggistica online, e-mail, live chat e piattaforme social, con costi aggiuntivi ridotti. Tuttavia, i requisiti variano in base ai casi d'uso. Per un marchio basato sui social media, ad esempio, saranno necessarie delle funzionalità di gestione dei social. In alternativa, se le strategie di marketing, vendita o assistenza ai clienti prevedono l'utilizzo di messaggi di testo, l'azienda dovrà cercare un software che offra funzionalità per SMS. È bene identificare chiaramente le proprie esigenze prima di iniziare la ricerca del software migliore, assicurandosi che le funzionalità desiderate siano incluse prima di effettuare un acquisto.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per call center

• Le interazioni con i clienti basate sul supporto vocale diminuiranno nei prossimi due anni : i call center si stanno spostando dai software per call center tradizionali a soluzioni per contact center, che consentono loro di sfruttare altri strumenti di comunicazione (come e-mail, messaggi SMS, social media e live chat). Una ricerca di Capterra mostra che, anche se i supporti vocali resteranno una fonte significativa di interazione con i clienti, il loro utilizzo continuerà a diminuire nei prossimi anni, con un numero crescente di aziende che inizieranno a sfruttare i canali digitali.
• I bot conversazionali basati sull'intelligenza artificiale (IA) sono in costante crescita nel mondo delle piccole e medie imprese (PMI) : l'utilizzo dei bot, sia vocali che testuali, sta ottimizzando efficacemente le fasi iniziali delle conversazioni con i clienti. Capterra ha scoperto che il 68% delle piccole imprese già si avvale di tecnologie di interfaccia utente che simulano l'interazione con un essere umano, o prevede di avvalersene entro i prossimi due anni. Quando vengono utilizzate queste interfacce, i clienti interagiscono con una voce o un messaggio robotizzati (invece che con operatori in carne e ossa), che raccoglie i loro dettagli personali e il tipo di richiesta. I bot possono quindi rispondere da soli alle richieste basilari o inoltrare le chiamate all'operatore più adatto. Tale automazione accelera l'intero processo di chiamata, permettendo agli operatori di dedicarsi alle richieste più complesse.