Un tool BPM (Business Process Management Software) è uno strumento per la creazione, l'ottimizzazione e la gestione di processi come fatturazione, pianificazione del budget, preventivi, marketing e contabilità. I manager lo utilizzano come piattaforma collaborativa per sviluppare e migliorare processi complessi in base alla continua evoluzione delle esigenze aziendali.

Molte organizzazioni utilizzano tool BPM per coordinare, pianificare e sincronizzare i flussi di lavoro interdipartimentali. Questi strumenti possono anche essere utilizzati per testare l'efficacia di nuove strategie e stabilire le procedure consigliate per i progetti futuri.

Quali vantaggi porta un tool BPM?

L'importanza della gestione dei processi aziendali è aumentata, con le organizzazioni che cercano di rimanere competitive automatizzando i flussi di lavoro chiave. I software di Business Process Management offrono i seguenti vantaggi:

• Agilità aziendale: personalizzazione e calibrazione dei processi secondo i requisiti aziendali. Questi software possono essere utilizzati per creare un ambiente agile che migliorerà e automatizzerà i processi, grazie alla funzionalità di gestione delle regole, che consente ai non programmatori di aggiungere/modificare la logica aziendale in una strategia BPM.
• Migliore controllo della conformità: i software di Business Process Management aiutano le organizzazioni ad agire in conformità alle norme e ai regolamenti del settore. Questo grazie all'integrazione di moduli specifici per ogni dipartimento, che si sincronizzano con il software BPM a un livello organizzativo più ampio. Questi software forniscono una documentazione di tutte le procedure e garantiscono la conformità alle relative misure di sicurezza.

Quali sono le funzionalità tipiche di un tool BPM?

• Automazione dei processi aziendali: gestione di informazioni, attività e procedure con l'automazione di flussi di lavoro e processi.
• Collaborazione: possibilità di lavorare collettivamente a un progetto, in contemporanea con il resto del team. Comunicazione e condivisione delle informazioni con più parti interessate in tempo reale.
• Conoscenza dei linguaggi di programmazione non richiesta: creazione di nuovi processi senza dover scrivere alcun codice, grazie alle funzionalità di trascinamento della selezione o all'interfaccia visiva.
• Mappatura dei processi: definizione e mappatura visiva di tutti i dettagli e le relazioni tra i modelli dei processi aziendali e gli elementi di questi modelli.
• Modellazione e progettazione dei processi: mappatura e progettazione dei processi aziendali in flussi di lavoro digitali, per migliorare la produttività complessiva dell'organizzazione.
• Creazione di report/analisi: visualizzazione, tracciamento e report delle metriche chiave per analizzare le prestazioni aziendali.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un tool BPM?

• Flessibilità di integrazione: il produttore selezionato dovrebbe consentire integrazioni di terze parti o offrire una piattaforma API personalizzabile, per evitare problemi relativi all'integrazione con le applicazioni in uso nell'azienda. È opportuno verificare che i modelli integrati possano essere personalizzati per le esigenze della propria azienda. Vale la pena di richiedere una prova gratuita e informarsi sulle demo personalizzate, che consentono di testare l'interfaccia e le prestazioni del software.
• Tempo di implementazione: dipende dalla complessità dei processi che devono essere automatizzati e personalizzati. Alcuni strumenti BPM possono essere utilizzati immediatamente, mentre altri richiedono la modifica dei modelli specifici di settore integrati. È necessario informarsi con i produttori riguardo il tempo necessario per distribuire il software, la durata della formazione e il supporto IT offerto.
• Tipo di soluzione: esistono tre tipi di software di Business Process Management sul mercato. Vanno individuate le sfide che la propria azienda deve affrontare e si deve associare ogni problema a una funzione software. Ad esempio, le piccole imprese preferiscono i sistemi BPM di base per l'interfaccia intuitiva. Le suite BPM avanzate sono considerate più adatte ad ambienti di lavoro agili, in quanto consentono l'integrazione di terze parti. I software BPM intelligenti vengono invece generalmente scelti dalle organizzazioni che devono incorporare informazioni operative complesse e in tempo reale.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai tool BPM

• L'implementazione della gestione adattiva dei casi continua a crescere: questo processo può combinare diversi flussi di lavoro secondari in un "caso", eliminando i flussi di lavoro complessi e poco flessibili. Offre inoltre integrazione multicanale, collaborazione social e supporto per dispositivi mobili, per creare un ambiente di lavoro agile. Per la gestione di processi agili, le aziende impiegheranno una tecnologia di gestione adattiva dei casi, che prende decisioni simili a quelle umane, non basate su diagrammi di flusso predefiniti. I fornitori di software BPM offrono questa capacità di gestire casi in modo adattivo (ovvero come software BPM intelligenti). Un software BPM intelligente consente ai manager di strutturare i processi adattivi per scegliere il miglior corso d'azione. Ad esempio, KiSSFLOW ha adottato la gestione adattiva dei casi per offrire ai propri utenti il pieno controllo sui processi dinamici.
• Crescita della domanda di BPM senza programmazione/con programmazione minima: le aziende stanno adottando sempre più applicazioni BPM senza programmazione o con necessità di programmazione contenute, per ridurre la complessità del software e diminuire i tempi necessari al suo apprendimento. Queste applicazioni aumentano l'agilità e non impongono l'assunzione di programmatori. Le tradizionali procedure di sviluppo delle applicazioni vengono sostituite con compilatori di moduli pronti all'uso, funzionalità di trascinamento della selezione e integrazioni predefinite. Ad esempio, i fornitori di software BPM Bonitasoft e Pegasystems hanno riproposto i propri prodotti come piattaforme con programmazione minima per risparmiare tempo e fatica agli utenti.