Che cosa sono i programmi per fatturazione elettronica?

I programmi per fatturazione elettronica automatizzano la fatturazione, la ricezione e l'elaborazione dei pagamenti. Questi sistemi elaborano in modo efficiente account complessi per diversi clienti e linee di prodotti, incorporando dati relativi ai contratti e strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Le soluzioni per fatturazione elettronica funzionano in modo complementare alle applicazioni per contabilità e forniscono una varietà di strumenti di rendicontazione delle entrate e controllo della conformità normativa.

Quali vantaggi portano i programmi per fatturazione elettronica?

• Riduzione dei costi: le piccole imprese devono sostenere ingenti spese extra legate all'elaborazione di fatture cartacee. Transazioni che non fanno ricorso a supporti cartacei ed elaborazione più rapida aiutano le imprese a risparmiare.
• La semplicità dell'automatizzazione: i programmi per fatturazione elettronica eseguono i calcoli di fatturazione in maniera automatica, riducendo il carico di lavoro, facendo risparmiare tempo e prevenendo la possibilità di errori umani.

Quali sono le funzionalità tipiche di un programma per fatturazione elettronica?

• Storico delle fatture: mantenimento di un archivio specifico per le fatture di ogni cliente, per una rendicontazione semplice e precisa, un miglioramento nella gestione dei rischi e delle relazioni con i clienti, oltre alla possibilità di estrarre i dati di vendita.
• Tracciamento e gestione di tempi e spese: mantenimento di un registro dei tempi e delle spese fatturabili. Questi dati vengono aggiunti alle fatture in maniera automatica, velocizzando il processo di fatturazione e diminuendo le possibilità di errore.
• Banca dati dei contatti: costruzione di una banca dati con le informazioni di recapito dei clienti all'interno del sistema per fatturazione elettronica, per evitare di dover sostenere la spesa superflua per uno strumento CRM dedicato.
• Fatture personalizzabili: progettazione di layout, contenuti e branding delle fatture per offrire la migliore narrazione. Fidelizzazione dei clienti grazie all'offerta di contenuti che rispecchiano fedelmente il brand dell'azienda.
• Fatture online: recapito e visualizzazione online delle fatture in qualsiasi valuta, per una maggiore semplicità e accessibilità globale. Ricezione immediata dei pagamenti tramite l'interfaccia di fatturazione online.

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Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un programma per fatturazione elettronica?

• Semplicità o personalizzazione: un programma per fatturazione elettronica intuitivo con interfacce utente semplici e istruzioni chiare può facilitare la creazione e la gestione delle fatture. I clienti sono sempre contenti di ricevere fatture facili da interpretare e per i sistemi che accettano pagamenti online un design intuitivo riveste un'importanza fondamentale. Tuttavia, i sistemi più semplici a volte sacrificano le capacità di personalizzazione, offrendo un numero minore di opzioni per semplificare il lavoro degli utenti. D'altro canto, la possibilità di personalizzare il software comporta spesso un processo di apprendimento più complicato. È quindi consigliabile determinare quanto i propri dipendenti e clienti siano a proprio agio con l'apprendimento di nuovi sistemi tecnologici e valutare che impatto questo possa avere sulle proprie esigenze di personalizzazione.
• Integrazione: molti programmi per fatturazione elettronica si integrano con altri sistemi software, utilizzando le interfacce di programmazione di applicazioni (Application Programming Interface, API) per importare ed esportare dati tra diversi sistemi. Per fare un esempio, le aziende possono creare una fattura all'interno del proprio software di fatturazione importando le informazioni di recapito del cliente dal proprio software CRM e dai registri di acquisto provenienti da un sistema di inventario. Quindi, l'azienda può inviare la fattura esportandola in una soluzione per l'invio della posta elettronica. I software di livello aziendale possono gestire tutti questi passaggi, ma le integrazioni consentono alle piccole imprese di sviluppare soluzioni economicamente accessibili pur continuando a utilizzare i software adottati in precedenza. Quando si seleziona un programma per fatturazione elettronica, è bene valutare la facilità con cui si può integrare con gli strumenti di contabilità, le piattaforme di pagamento e le altre applicazioni.
• Gestione sul cloud: lo spostamento dei dati di fatturazione su server online sicuri può offrire un livello di sicurezza più alto rispetto alla maggior parte dei registri e dei fogli di calcolo offline sul disco rigido. Le soluzioni server interne offrono possibilità di personalizzazione, ma la loro manutenzione richiede molto lavoro. I furti di dati dei clienti e delle informazioni di business intelligence rappresentano un rischio enorme per le piccole imprese che cercano di gestire la sicurezza in maniera autonoma. L'hosting dei dati su cloud gestiti da programmi per fatturazione elettronica professionali può aumentare la sicurezza dei dati.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai programmi per fatturazione elettronica

• Intelligenza artificiale (IA) e machine learning: nei prossimi anni, i programmi per fatturazione elettronica inizieranno a incorporare modelli di intelligenza artificiale. Le piccole imprese saranno in grado di prevedere le abitudini di acquisto dei clienti con maggiore accuratezza e i software forniranno analisi sull'andamento dei ricavi in modo più rapido rispetto al monitoraggio reattivo. Secondo una ricerca effettuata da Capterra, il 53% delle piccole e medie imprese (PMI) utilizza tecnologie legate all'IA o prevede di adottarle entro i prossimi due anni.
• L'internet delle cose (Internet of Things, IoT): l'IoT permette agli oggetti di comunicare con persone, software e altri oggetti. I dispositivi possono inviare avvisi per qualsiasi tipo di evento, come ad esempio la ricezione di una nuova fattura. Il settore ha superato le fatture via e-mail; le notifiche delle app su dispositivi mobili e altoparlanti smart al giorno d'oggi ricevono maggiore attenzione rispetto alle e-mail. I marchi che fatturano utilizzando app e dispositivi IoT sono più connessi ai propri clienti. Sempre più spesso i consumatori utilizzano dispositivi connessi a internet e indossabili per effettuare i propri acquisti. Alcuni programmi per fatturazione elettronica possono elaborare in maniera automatica le vendite con un tocco sui dispositivi IoT. Secondo una ricerca effettuata da Capterra, il 73% delle PMI utilizza tecnologie legate all'IoT o prevede di adottarle entro i prossimi due anni.