Software per biblioteche

Che cos'è un software per biblioteche?

I software per biblioteche aiutano scuole, università e biblioteche pubbliche e private in attività come la gestione e il prestito dei libri, l'acquisizione di titoli, la costruzione di cataloghi e l'indicizzazione. Questi software automatizzano le operazioni di base delle biblioteche, che sono per forza di cose di natura ripetitiva, e consentono ai bibliotecari di cercare i titoli in un registro centralizzato, assegnare loro numeri di serie univoci, classificare i libri e tenere traccia della posizione dei titoli all'interno del proprio sistema interno. I sistemi per biblioteche monitorano anche le scadenze dei prestiti, calcolano le penali per le restituzioni in ritardo e mantengono dei registri delle entrate generate da abbonamenti, multe, sanzioni e iscrizioni.

Quali vantaggi porta un software per biblioteche?

• Modernizzazione delle attività della biblioteca: le biblioteche odierne gestiscono spesso enormi raccolte di titoli e risorse. Nell'era digitale, non è più realistico pensare di utilizzare i metodi manuali di gestione. I sistemi per biblioteche sostituiscono quindi i tradizionali metodi di gestione del catalogo (come ad es. i cataloghi a schede o le schede dei prestiti in formato cartaceo). Gestendo un numero illimitato di registri e semplificando l'immissione e il tracciamento dei dati, questi sistemi hanno permesso alle biblioteche e ai loro impiegati di modernizzarsi in maniera efficace.
• Tracciamento dei titoli e inserimento dei dati senza errori: i software per biblioteche utilizzano gli scanner RFID per registrare i prestiti e i rientri dei libri, registrando al contempo i dettagli degli utenti. In questo modo i bibliotecari non devono registrare le informazioni manualmente, evitando così la possibilità di commettere errori durante l'immissione dei dati.
• Accesso da dispositivi mobili: i sistemi software per biblioteche più diffusi offrono app mobili sia per gli utenti che per i membri del personale. Gli utenti possono facilmente effettuare ricerche nel catalogo della biblioteca, inviare richieste di prenotazione e accedere alle risorse digitali disponibili in qualsiasi momento dal proprio smartphone.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per biblioteche?

• Codici a barre/RFID: utilizzo delle tecnologie RFID e dei codici a barre per gestire i prestiti e le restituzioni, l'etichettatura, la gestione degli scaffali e le misure antifurto.
• Gestione del catalogo: aggiornamento continuo di un catalogo comprendente tutte le risorse della biblioteca (ad es. libri, riviste e bollettini informativi).
• Ricerca: possibilità di accedere al catalogo della biblioteca e trovare informazioni come la disponibilità o la posizione di un determinato libro.
• Prestiti e restituzioni automatici: possibilità di prendere in prestito e restituire i libri utilizzando i computer della biblioteca e/o i chioschi interattivi dedicati.
• Gestione seriale e della circolazione: generazione di numeri identificativi (o etichette) univoci per tutti i libri e gli utenti e tracciamento dello stato e della posizione delle risorse della biblioteca.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per biblioteche?

• Facilità d'uso abbinata a ottimi servizi di supporto. Per qualsiasi utente che non abbia una formazione tecnica, imparare a gestire l'interfaccia, le caratteristiche e le funzionalità di un nuovo software può risultare difficile. Prima di effettuare un acquisto, le biblioteche devono assicurarsi che sia possibile imparare in tempi brevi a utilizzare il sistema scelto e che questo fornisca un servizio di supporto di qualità, pronto ad aiutare il personale nel caso in cui si verifichi un problema grave o che non sia possibile risolvere autonomamente.
• Prove gratuite/Demo. Prima di acquistare un sistema per biblioteche, è necessario testare il software per assicurarsi che soddisfi adeguatamente le proprie esigenze. Dopo aver testato una serie di strumenti per biblioteche, sarà possibile prendere una decisione migliore e più informata su quale sia il sistema più adatto alla propria biblioteca.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per biblioteche

• L'intelligenza artificiale (IA) migliorerà l'esperienza degli utenti: l'intelligenza artificiale si sta sviluppando in vari mercati e, sebbene non abbia ancora avuto un impatto significativo nel mondo delle biblioteche, alcuni sistemi software per biblioteche hanno iniziato a sfruttare le applicazioni dell'IA per migliorare i propri servizi. L'intelligenza artificiale nei software per biblioteche può migliorare l'esperienza degli utenti, monitorando i dati relativi alle preferenze su libri e autori, il tempo medio di lettura e altro, con la possibilità di offrire raccomandazioni riguardo ai contenuti che potrebbero interessare in futuro. Questi dati aiuteranno le biblioteche a identificare i libri, gli autori, le categorie e le pubblicazioni più popolari, offrendo cataloghi modellati sulle preferenze degli utenti e riuscendo così a sfruttare al meglio gli esigui fondi a loro disposizione.
• Passaggio dai software per biblioteche distribuiti on-premise ai sistemi basati sul cloud: molte biblioteche hanno iniziato a passare dai software tradizionali on-premise, che richiedevano investimenti significativi nell'infrastruttura IT, a modelli più flessibili, economici e basati sul cloud. È lecito aspettarsi che questa tendenza continui negli anni a venire, considerando che sempre più biblioteche cercano di ridurre i costi di gestione e del personale per concentrarsi sugli utenti.