Che cos'è il software di gestione documentale?

Il software di gestione documentale, dall'inglese document management system, aiuta gli utenti a creare, archiviare e condividere documenti, dai moduli e contratti standard alla corrispondenza individuale. Queste applicazioni includono funzionalità come l'acquisizione di immagini, la ricerca di documenti e la gestione degli accessi che consentono agli utenti di muoversi con facilità tra i documenti aziendali.

Quali sono i vantaggi di un software di gestione documentale?

I software di gestione documentale possono aiutare nella trasformazione digitale della tua azienda eliminando la necessità di documentazione cartacea.

Di seguito sono elencati alcuni vantaggi dell'utilizzo di un software per la gestione di documenti:

• Accesso ai documenti garantito ovunque e in qualsiasi momento
• Collaborazione tramite condivisione di file
• Salvaguardia dei documenti critici di un'impresa da accessi non autorizzati, criminalità informatica, ransomware e calamità naturali
• Riduzione dei costi relativi all'archiviazione di documenti fisici grazie alla conservazione digitale

Quali sono le funzionalità tipiche di un software di gestione documentale?

• Acquisizione di documenti: digitalizzazione di documenti stampati tramite tecnologia di acquisizione delle immagini. Le piattaforme avanzate offrono lettore di caratteri ottici (OCR) e funzionalità di ricerca.
• Archiviazione di documenti: archiviazione, accesso, condivisione e modifica di documenti su una piattaforma comune.
• Ricerca a testo integrale: ricerca di file e documenti pertinenti digitando le parole chiave in una casella di ricerca.
• Controllo di accessi e autorizzazioni: gestione delle autorizzazioni di accesso al documento per persone specifiche o gruppi e controllo riguardo a chi può visualizzare e/o modificare i documenti.
• Strumenti di collaborazione: condivisione di documenti con individui o gruppi di persone, che permette loro di apportare modifiche o aggiungere commenti.
• Archiviazione dei documenti: creazione di un deposito centralizzato per l'archiviazione di dati riservati e archiviati per utilizzo futuro.

Quali considerazioni fare prima di acquistare un software di gestione documentale?

• Funzionalità di integrazione: per utilizzare in modo ottimale un software documentale, gli utenti devono integrarlo con altri sistemi chiave quali gestione dei rapporti con la clientela (CRM), risorse umane e soluzioni di contabilità. Queste integrazioni non solo aiutano a sfruttare le capacità di archiviazione e condivisione dei documenti offerte nel software documentale, ma consentono anche di condurre una ricerca di testo all'interno di tutti i documenti aziendali. Ad esempio, l'integrazione di un software di gestione dei documenti con una soluzione di contabilità aiuta gli utenti a indicizzare e archiviare documenti contabili e finanziari, risultando utile per accedere ai documenti durante gli audit interni o esterni.
• Sicurezza dei dati: le piccole imprese affrontano minacce alla sicurezza dei dati che possono essere esterne (come la pirateria informatica e la violazione dei dati) ma anche interne (come il rischio di furto da parte dei dipendenti). E poiché il software di gestione documentale è la sede di archiviazione dei documenti aziendali più importanti, questi sono molto più sensibili alle violazioni dei dati. Per garantire che non ci siano perdite di dati di alcun tipo, è necessario assicurarsi che il software documentale selezionato sia dotato dei protocolli e delle metodologie di sicurezza più avanzate. Questi includono la sicurezza AES (Advanced Encryption Standard) a 256 bit e la crittografia SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
• Esigenze di scansione e imaging dei documenti: la scansione e l'imaging dei documenti aiuta gli utenti consentendo loro di scansionare documenti cartacei e indicizzarli utilizzando una serie di parole chiave. L'archiviazione digitale unita all'indicizzazione accurata aiuta gli utenti a cercare questi documenti. Alcuni prodotti offrono anche il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che permette agli utenti di convertire documenti scritti a mano in un formato digitale. I prodotti che includono questa funzionalità sono specialmente consigliati agli acquirenti che lavorano con molta documentazione fisica.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software di gestione documentale

• Le imprese richiedono integrazioni sempre più strette tra il software di project management e il software di gestione documentale: le collaborazioni coinvolgono diversi team all'interno di un'impresa. Per migliorare l'efficienza operativa, le aziende si stanno muovendo verso strumenti unificati che consentono di risparmiare tempo e risorse nel passare da uno strumento all'altro. Per questo motivo, le imprese stanno cercando di integrare il proprio sistema di gestione dei progetti con il software di gestione dei documenti, consentendo agli utenti di condividere documenti online mentre lavorano a un progetto.
• I dispositivi mobili sono il futuro della gestione documentale: con l'aumento dell'uso dei dispositivi mobili, offrire questo tipo di funzionalità è diventato una priorità per le piccole imprese. È possibile aspettarsi che i fornitori offrano sempre più servizi per dispositivi mobili come interfacce reattive, app mobile e portali per i clienti.