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Software di gestione documentale

I software di gestione documentale (Document Management System) aiutano le aziende ad automatizzare i processi di creazione, gestione, distribuzione ed archiviazione dei documenti aziendali. In questo modo grazie ad un software documentale si possono ridurre i costi ed i tempi che comporta dover gestire la documentazione cartacea. Molti software per la gestione di documenti permettono anche di aggiungere la firma elettronica, indicizzare in modo efficiente i documenti, monitorare la conformità degli stessi e permetterne l'accesso anche in modalità offline. Spesso l'utilizzo di un software documentale viene accompagnato dall'uso di software per la gestione dei processi aziendali, software per la collaborazione aziendale o software per la gestione del workflow. Esplora e confronta i prezzi, le caratteristiche e le recensioni delle migliori piattaforme di gestione documentale per scegliere la soluzione più adatta per la tua azienda in Italia.

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Fluid Topics trasforma la documentazione tecnica in esperienze di contenuti personalizzate. Ulteriori informazioni su Fluid Topics
Fluid Topics è una piattaforma di distribuzione dei contenuti (Content Delivery Platform, CDP) per la documentazione tecnica. CDP è una soluzione software che raccoglie e unifica tutti i tipi di documentazione, indipendentemente dalla fonte e dal formato iniziali, quindi invia i contenuti pertinenti a qualsiasi canale digitale, dispositivo e applicazione, in base alle esigenze e all'ambiente degli utenti. Ulteriori informazioni su Fluid Topics

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NAGIX consente alle organizzazioni di trasformare in modo efficiente e automatico grandi volumi di documenti in PDF completamente accessibili Ulteriori informazioni su Nagix
NAGIX è un sistema di documenti avanzato accessibile digitalmente che consente alle organizzazioni di lavorare in modo efficiente e automatico! trasformare grandi quantità di documenti in PDF accessibili conformi all'UA, a beneficio degli ipovedenti e in conformità con le leggi e i regolamenti che impongono alle organizzazioni di fornire ai propri clienti moduli e documenti accessibili. Ulteriori informazioni su Nagix

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App basata sul Web e progettata per archiviare, creare e modificare fogli di calcolo e documenti online. Sono disponibili modelli, grafici e commenti.
App basata sul Web e progettata per archiviare, creare e modificare fogli di calcolo e documenti online. Sono disponibili modelli, grafici e commenti. Ulteriori informazioni su Google Docs

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Piattaforma di condivisione dei file che consente agli utenti di archiviare e condividere contatti, foto, video, presentazioni, registrazioni e altro ancora.
Piattaforma di condivisione dei file che consente agli utenti di archiviare e condividere contatti, foto, video, presentazioni, registrazioni e altro ancora. Ulteriori informazioni su Google Drive

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Dropbox Business è la soluzione sicura per la condivisione e l'archiviazione dei file apprezzata dai dipendenti e utilizzata con fiducia dagli amministratori IT. Inizia a utilizzarla gratuitamente oggi stesso!
Dropbox Business è un'area di lavoro centralizzata che aiuta i team a organizzarsi e a portare avanti il proprio lavoro. I contenuti dei team vengono raccolti in un unico luogo, per aiutare le persone a collaborare e a concentrarsi sui compiti più importanti. Dropbox Business è utilizzato con fiducia da oltre 300.000 team aziendali di tutto il mondo e da oltre il 50% delle imprese Fortune 500 per le sue potenti funzionalità leader di settore per sincronizzazione dei file, collaborazione, amministrazione e sicurezza che si espandono man mano che i team crescono. Ulteriori informazioni su Dropbox Business

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Suite di prodotti di collaborazione per team e piccole imprese. Conferenze via web, condivisione di file e pianificazione sul cloud. Ulteriori informazioni su Google Workspace

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Una suite integrata di applicazioni include e-mail, calendario e rubrica a cui si accede via Internet 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Microsoft 365 è molto più di Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Fornisce servizi efficaci come e-mail di classe business, archiviazione online e soluzioni per il lavoro in team a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo. Riunisci team e risorse con soluzioni come Microsoft Teams e Skype for Business, che rendono il lavoro più produttivo e divertente, indipendentemente da dove si trovano i partecipanti. Ulteriori informazioni su Microsoft 365

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Software di condivisione dei file basato sul Web che consente di accedere e condividere file e foto su PC, Mac, Android e iOS.
Software di condivisione dei file basato sul Web che consente di accedere e condividere file e foto su PC, Mac, Android e iOS. Ulteriori informazioni su OneDrive

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DocuSign sta cambiando il modo di fare business consentendo a chiunque di effettuare transazioni in qualsiasi momento, ovunque, su qualsiasi dispositivo in modo affidabile e sicuro.
DocuSign sta cambiando il modo di fare business consentendo a oltre 250.000 aziende e a oltre 100 milioni di utenti in 188 paesi di inviare, firmare e gestire accordi sempre e ovunque su qualsiasi dispositivo in modo affidabile e sicuro. DocuSign sostituisce la stampa, l'invio di fax, la scansione e il pernottamento di documenti cartacei per le transazioni commerciali. La sua tecnologia consente alle organizzazioni di ogni dimensione, settore e area geografica di rendere completamente digitale ogni accordo facendo progredire la vita e il business. Ulteriori informazioni su Docusign

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Gestisci il ciclo di vita dei tuoi contenuti con programmi di conservazione versatili, conservazione per la scoperta giustificabile e gestione delle disposizioni.
Aggiorna la tua strategia di governance delle informazioni con la gestione del ciclo di vita in loco di cui la tua organizzazione ha bisogno per ridurre i rischi senza influire sulla produttività. Semplifica il tuo modo di gestire il ciclo di vita dei contenuti che alimenta i processi aziendali con programmi di conservazione versatili, conservazione per una scoperta giustificabile e gestione delle disposizioni. Ulteriori informazioni su Box

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Condivisione e visualizzazione di applicazioni e desktop, strumenti di annotazione, messaggistica istantanea, diapositive web e lavagne.
Condivisione e visualizzazione di applicazioni e desktop, strumenti di annotazione, messaggistica istantanea, diapositive web e lavagne. Ulteriori informazioni su Microsoft SharePoint

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Work OS di monday.com permette di creare, centralizzare, monitorare e automatizzare facilmente tutti i processi relativi ai documenti all'interno dell'organizzazione.
Con Work OS di monday.com è possibile creare, archiviare e gestire tutti i documenti e i moduli in un unico posto. Automatizza la creazione e le approvazioni dei documenti per aumentare l'efficienza e ridurre al minimo gli errori, condividi documenti e collabora su di essi in tempo reale e massimizza la sicurezza centralizzandoli in un unico posto. Monitora e rivedi le modifiche passate attraverso la ricerca dei documenti e standardizza i processi dei documenti per mantenere tutti i team allineati. monday.com garantisce una gestione dei documenti efficiente in uno spazio di lavoro collaborativo. Ulteriori informazioni su monday.com

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Confluence può essere la tua unica fonte di verità. Utilizza questo strumento per archiviare e condividere in modo efficiente le informazioni in tutta l'organizzazione.
Le organizzazioni stanno diventando sempre più digitali. Sono finiti i giorni in cui si conservavano i documenti importanti in formato cartaceo. Unisciti al movimento digitale rendendo Confluence il tuo strumento software per la gestione di documenti. Aumenta la tua efficienza creando un'unica fonte di verità e distribuendo informazioni importanti in tutta l'organizzazione con un clic. Ulteriori informazioni su Confluence

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Wrike è un software collaborativo utilizzato per la gestione dei documenti, con prove visive, collaborazione in tempo reale e schede Kanban.
Wrike è un software di gestione del lavoro a cui si affidano oltre 20.000 aziende in tutto il mondo. Semplifica la gestione dei documenti con l'archiviazione dei file contestualizzata e basata sul cloud. Condividi documenti all'interno di moduli e attività di richiesta personalizzati, accorcia i cicli di approvazione con prove visive e tagga rapidamente i colleghi del team per qualsiasi richiesta di file. Accelera la distribuzione con le oltre 400 integrazioni di Wrike, tra cui altri software per la gestione di documenti. I documenti sono facili da trovare ed è possibile visualizzare le discussioni e gli aggiornamenti delle attività in pochi secondi. Ulteriori informazioni su Wrike

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Un'app che consente di creare, modificare e visualizzare qualsiasi documento di Microsoft Word, foglio di calcolo di Microsoft Excel e file di Microsoft PowerPoint.
Un'app che consente di creare, modificare e visualizzare qualsiasi documento di Microsoft Word, foglio di calcolo di Microsoft Excel e file di Microsoft PowerPoint. Ulteriori informazioni su LibreOffice

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Soluzione di gestione dei progetti on-premise e basata sul cloud, che consente a società di qualsiasi dimensione di gestire note, attività, progetti, database e altro ancora.
Soluzione di gestione dei progetti on-premise e basata sul cloud, che consente a società di qualsiasi dimensione di gestire note, attività, progetti, database e altro ancora. Ulteriori informazioni su Notion

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BIM 360 è lo strumento perfetto per direttori di progetto, esterni e BIM per accelerare la consegna, risparmiare denaro e ridurre i rischi.

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Ideale per aziende di tutte le dimensioni, è uno strumento per la creazione di moduli, che consente agli utenti di creare moduli per sondaggi e allo stesso tempo di esaminare i dati inseriti.
Ideale per aziende di tutte le dimensioni, è uno strumento per la creazione di moduli, che consente agli utenti di creare moduli per sondaggi e allo stesso tempo di esaminare i dati inseriti. Ulteriori informazioni su Jotform

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Soluzione di condivisione di file integrata disponibile su tutti i dispositivi Apple. Tutti i file, le foto, le note e i messaggi vengono archiviati in un unico posto.
Soluzione di condivisione di file integrata disponibile su tutti i dispositivi Apple. Tutti i file, le foto, le note e i messaggi vengono archiviati in un unico posto. Accedi a tutti i file su più dispositivi utilizzando iCloud Drive e dati sicuri con backup automatici. Ulteriori informazioni su iCloud

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Applicazione gratuita per gestire file PDF, da soli o in blocco, sul web. Unisci, comprimi, dividi e converti PDF in pochi secondi.
Applicazione gratuita per gestire file PDF, da soli o in blocco, sul web. iLove PDF offre un kit di strumenti per unire, comprimere, dividere, convertire, creare filigrana e sbloccare i PDF in pochi secondi. iLovePDF converte anche da e verso i principali formati di Office come Power Point, Excel e Word. Ulteriori informazioni su iLovePDF

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PandaDoc è uno strumento multifunzione per creare, modificare, inviare, monitorare e firmare elettronicamente i documenti aziendali in modo rapido e semplice.
PandaDoc è uno strumento multifunzione per creare, modificare, monitorare e firmare elettronicamente documenti in modo rapido e semplice. Un modo per generare documenti dall'aspetto professionale. Supporta le trattative con firme elettroniche illimitate, modelli riutilizzabili, modifica in-app, integrazione CRM e supporto umano in tempo reale 24 ore su 24, 7 giorni su 7. L'utente medio crea un documento in meno di 4 minuti e riporta un aumento del 20% dei tassi di chiusura. Utilizzato da 50.000 aziende che automatizzano i flussi di lavoro dei documenti, accelerando la pipeline e chiudendo più trattative. Ulteriori informazioni su PandaDoc

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Bluebeam Revu introduce nuove funzionalità e miglioramenti molto richiesti per automatizzare e accelerare i processi di lavoro critici.
La soluzione per PDF di Bluebeam è pensata per gli utenti che desiderano creare, modificare e inserire commenti nei file PDF e collaborare con i partner del progetto in tempo reale o in qualsiasi momento mediante Bluebeam Studio. Ulteriori informazioni su Bluebeam Revu

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Questa soluzione di gestione dei documenti trasformerà il tuo ufficio con strumenti di automazione e condivisione dei file avanzati.
eFileCabinet può letteralmente creare da solo tutti i tuoi file di documenti. È una soluzione di gestione dei documenti che combina funzioni OCR avanzate, condivisione sicura dei file e potenti strumenti di automazione del flusso di lavoro per trasformare il modo in cui la tua azienda si occupa della gestione dei documenti cartacei. Il sistema eFileCabinet utilizza i modelli OCR per riconoscere qualsiasi tipo di documento che usi, quindi quando lo scannerizzi o lo carichi, il sistema sa come chiamarlo e dove archiviarlo. Potrai recuperarlo immediatamente usando le parole chiave contenute nel documento. Non perderai mai un documento. Ulteriori informazioni su Revver

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Un editor PDF online multifunzione, con strumento per firma elettronica integrato e generatore di moduli compilabili.
PDFfiller è un editor PDF online conforme a GDPR, che offre la possibilità di gestire firme elettroniche e generare moduli PDF compilabili in un'unica applicazione web. Modifica e firma elettronicamente documenti PDF online, crea moduli PDF compilabili e inviali per farli firmare. Condividi documenti via e-mail, social media o mettili a disposizione sul sito web della tua azienda. Invia fax, stampa o invia PDF tramite servizio postale direttamente dal tuo account PDFfiller. Ottieni copie complete dei moduli PDF inviati e firmati ed estrai automaticamente i dati in un file Excel, CRM o database. Ulteriori informazioni su pdfFiller

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Bitrix24 è una piattaforma gratuita di gestione dei documenti, utilizzata da oltre 12 milioni di aziende in tutto il mondo. Disponibile sia nel cloud sia on-premise.
Bitrix24 è una piattaforma gratuita di gestione dei documenti, utilizzata da oltre 12 milioni di aziende in tutto il mondo. Disponibile in cloud e sul posto (accesso al codice open source). Drive personale, di gruppo e aziendale, sincronizzazione file, condivisione file, accesso mobile, modifica di documenti online e offline, modifica multiutente e non solo. Ulteriori informazioni su Bitrix24

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Manuale utente per Software di gestione documentale

Che cos'è il software di gestione documentale?

Il software di gestione documentale, dall'inglese document management system, aiuta gli utenti a creare, archiviare e condividere documenti, dai moduli e contratti standard alla corrispondenza individuale. Queste applicazioni includono funzionalità come l'acquisizione di immagini, la ricerca di documenti e la gestione degli accessi che consentono agli utenti di muoversi con facilità tra i documenti aziendali.

Quali sono i vantaggi di un software di gestione documentale?

I software di gestione documentale possono aiutare nella trasformazione digitale della tua azienda eliminando la necessità di documentazione cartacea.

Di seguito sono elencati alcuni vantaggi dell'utilizzo di un software per la gestione di documenti:

  • Accesso ai documenti garantito ovunque e in qualsiasi momento
  • Collaborazione tramite condivisione di file
  • Salvaguardia dei documenti critici di un'impresa da accessi non autorizzati, criminalità informatica, ransomware e calamità naturali
  • Riduzione dei costi relativi all'archiviazione di documenti fisici grazie alla conservazione digitale

Quali sono le funzionalità tipiche di un software di gestione documentale?

  • Acquisizione di documenti: digitalizzazione di documenti stampati tramite tecnologia di acquisizione delle immagini. Le piattaforme avanzate offrono lettore di caratteri ottici (OCR) e funzionalità di ricerca.
  • Archiviazione di documenti: archiviazione, accesso, condivisione e modifica di documenti su una piattaforma comune.
  • Ricerca a testo integrale: ricerca di file e documenti pertinenti digitando le parole chiave in una casella di ricerca.
  • Controllo di accessi e autorizzazioni: gestione delle autorizzazioni di accesso al documento per persone specifiche o gruppi e controllo riguardo a chi può visualizzare e/o modificare i documenti.
  • Strumenti di collaborazione: condivisione di documenti con individui o gruppi di persone, che permette loro di apportare modifiche o aggiungere commenti.
  • Archiviazione dei documenti: creazione di un deposito centralizzato per l'archiviazione di dati riservati e archiviati per utilizzo futuro.

Quali considerazioni fare prima di acquistare un software di gestione documentale?

  • Funzionalità di integrazione: per utilizzare in modo ottimale un software documentale, gli utenti devono integrarlo con altri sistemi chiave quali gestione dei rapporti con la clientela (CRM), risorse umane e soluzioni di contabilità. Queste integrazioni non solo aiutano a sfruttare le capacità di archiviazione e condivisione dei documenti offerte nel software documentale, ma consentono anche di condurre una ricerca di testo all'interno di tutti i documenti aziendali. Ad esempio, l'integrazione di un software di gestione dei documenti con una soluzione di contabilità aiuta gli utenti a indicizzare e archiviare documenti contabili e finanziari, risultando utile per accedere ai documenti durante gli audit interni o esterni.
  • Sicurezza dei dati: le piccole imprese affrontano minacce alla sicurezza dei dati che possono essere esterne (come la pirateria informatica e la violazione dei dati) ma anche interne (come il rischio di furto da parte dei dipendenti). E poiché il software di gestione documentale è la sede di archiviazione dei documenti aziendali più importanti, questi sono molto più sensibili alle violazioni dei dati. Per garantire che non ci siano perdite di dati di alcun tipo, è necessario assicurarsi che il software documentale selezionato sia dotato dei protocolli e delle metodologie di sicurezza più avanzate. Questi includono la sicurezza AES (Advanced Encryption Standard) a 256 bit e la crittografia SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Esigenze di scansione e imaging dei documenti: la scansione e l'imaging dei documenti aiuta gli utenti consentendo loro di scansionare documenti cartacei e indicizzarli utilizzando una serie di parole chiave. L'archiviazione digitale unita all'indicizzazione accurata aiuta gli utenti a cercare questi documenti. Alcuni prodotti offrono anche il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che permette agli utenti di convertire documenti scritti a mano in un formato digitale. I prodotti che includono questa funzionalità sono specialmente consigliati agli acquirenti che lavorano con molta documentazione fisica.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software di gestione documentale

  • Le imprese richiedono integrazioni sempre più strette tra il software di project management e il software di gestione documentale: le collaborazioni coinvolgono diversi team all'interno di un'impresa. Per migliorare l'efficienza operativa, le aziende si stanno muovendo verso strumenti unificati che consentono di risparmiare tempo e risorse nel passare da uno strumento all'altro. Per questo motivo, le imprese stanno cercando di integrare il proprio sistema di gestione dei progetti con il software di gestione dei documenti, consentendo agli utenti di condividere documenti online mentre lavorano a un progetto.
  • I dispositivi mobili sono il futuro della gestione documentale: con l'aumento dell'uso dei dispositivi mobili, offrire questo tipo di funzionalità è diventato una priorità per le piccole imprese. È possibile aspettarsi che i fornitori offrano sempre più servizi per dispositivi mobili come interfacce reattive, app mobile e portali per i clienti.