Perché Capterra è gratis
Bynder è il modo più semplice per gestire professionalmente le tue risorse digitali. La tassonomia versatile e configurabile di Bynder consente agli amministratori di impostare una metaproprietà con ad esempio opzioni di accesso e metaproprietà come Partner, Distributore e simili e di vincolare l'accesso in base a tali opzioni. I marchi che utilizzano Bynder per archiviare documenti relativi a prodotti, schede informative e garanzie possono facilmente utilizzare una ricerca sul testo per trovare contenuti pertinenti. Ulteriori informazioni su Bynder Bynder è una soluzione innovativa basata sul cloud per i professionisti del marketing che desiderano gestire facilmente tutti i contenuti digitali. Ulteriori informazioni su Bynder
Confluence è uno spazio di lavoro aperto e condiviso che mette in contatto le persone con le idee e le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare con slancio e offrire il meglio dal punto di vista professionale. A differenza degli strumenti di condivisione di documenti e file, Confluence è aperto e collaborativo, consentendo di creare, gestire e collaborare su qualsiasi aspetto, dai piani di lancio del prodotto alle campagne di marketing. Trova facilmente lavoro con spazi dedicati e organizzati, connettiti tra team e integra perfettamente con la suite Atlassian o personalizza con le applicazioni nel suo marketplace. Ulteriori informazioni su Confluence Confluence è uno spazio di lavoro aperto e condiviso che mette in contatto le persone con le idee e le informazioni di cui hanno bisogno per dare il loro meglio sul lavoro. Ulteriori informazioni su Confluence
La piattaforma iGrafx Business Transformation trasforma i tuoi processi e i tuoi documenti in un portafoglio di risorse preziose. Con il controllo completo della versione, la possibilità di tracciare e confrontare facilmente le modifiche, la matrice di assegnazione delle responsabilità (RACI) e i flussi di lavoro di revisione e approvazione integrati, sei pronto per qualsiasi controllo e ispezione. Hai un'impresa globale? Nessun problema. La piattaforma è in grado di scalare con successo per supportare le aziende con oltre 100.000 utenti e i requisiti delle più grandi imprese globali. Nessun costo per gli upload e nessun limite alle dimensioni dei file. Ulteriori informazioni su iGrafx La piattaforma iGrafx Business Transformation trasforma i tuoi processi e i tuoi documenti in un portafoglio di risorse preziose. Ulteriori informazioni su iGrafx
Ogni giorno, organizzazioni del settore pubblico e privato di tutto il mondo utilizzano la piattaforma Nintex per gestire, automatizzare e ottimizzare i processi aziendali in modo rapido e semplice. La piattaforma Nintex include funzionalità per la mappatura dei processi, l'automazione dei flussi di lavoro, la generazione di documenti e la gestione di moduli, applicazioni mobili, intelligenza dei processi e altro ancora, il tutto con un sistema di progettazione con trascinamento di facile utilizzo. Ulteriori informazioni su Nintex Nintex consente a chiunque faccia parte dell'organizzazione di gestire, automatizzare e ottimizzare i processi aziendali in modo rapido e semplice. Ulteriori informazioni su Nintex
LogicalDOC consente a qualsiasi tipo di organizzazione di tutto il mondo di avere il controllo sulla gestione dei documenti, con particolare attenzione al recupero rapido dei contenuti e all'automazione dei processi aziendali. Questa soluzione consente al tuo team di creare, scrivere in collaborazione e coordinare qualsiasi quantità di documenti. Con LogicalDOC aumenterai la collaborazione e la produttività, grazie all'interfaccia web di nuova generazione, all'integrazione in Microsoft Office e Outlook e all'importazione automatica dalle tue cartelle condivise. Ulteriori informazioni su LogicalDOC LogicalDOC è una soluzione intuitiva, ad alte prestazioni, che offre la potenza della gestione dei documenti aziendali alle aziende di medie dimensioni. Ulteriori informazioni su LogicalDOC
Kizeo Forms è un'applicazione versatile che sostituisce i costosi documenti cartacei con moduli digitali personalizzati che puoi compilare su qualsiasi dispositivo mobile/tablet. I dati possono essere facilmente integrati nei tuoi sistemi aziendali. Potrai generare immediatamente report personalizzati e inviarli automaticamente via e-mail. Usufruisci delle varie opzioni disponibili, tra cui foto, geolocalizzazione, firma, tag NFC, codici a barre, audio, caselle di controllo, ecc. Gestisci tutti i tuoi documenti dal tuo dispositivo mobile. Aumenta l'efficienza e risparmia tempo e denaro! Ulteriori informazioni su Kizeo Forms Kizeo Forms è uno strumento versatile e intuitivo che consente a chi opera sul campo di creare e compilare moduli digitali personalizzati su qualsiasi dispositivo mobile. Ulteriori informazioni su Kizeo Forms
Zoho WorkDrive è una piattaforma di archiviazione, sincronizzazione e collaborazione online per team moderni, piccole imprese e grandi aziende. include cartelle dei team, che consentono ai team di ogni dimensione di lavorare insieme in modo sicuro, come se fossero nello stesso luogo. Fornisce inoltre gli editor di Zoho Office Suite e statistiche di accesso complete a livello di team e cartelle. TeamDrive si prende cura completa di ogni esigenza di mobilità con le applicazioni mobili per Android e iOS e l'applicazione di sincronizzazione per desktop. Ulteriori informazioni su Zoho WorkDrive Zoho WorkDrive è una piattaforma di archiviazione, sincronizzazione e collaborazione online per team moderni che desiderano lavorare insieme. Ulteriori informazioni su Zoho WorkDrive
Incorpora la funzionalità PDF di Adobe nelle tue applicazioni. Costruita con la stessa tecnologia di base utilizzata da Adobe per creare Acrobat, Adobe PDF Library SDK è una libreria PDF di basso livello che contiene un potente set di API native in C/C++ con interfacce per .NET e Java. Integratori di sistemi, fornitori di software indipendenti (independent software vendors, ISV), sviluppatori IT per le imprese e altri professionisti possono integrare la funzionalità Adobe PDF all'interno di applicazioni personalizzate in un ambiente client e/o server. Ulteriori informazioni su Adobe PDF Library Costruita con la stessa tecnologia di base utilizzata da Adobe per creare Acrobat, Adobe PDF Library SDK è una libreria PDF di basso livello. Ulteriori informazioni su Adobe PDF Library
Le soluzioni software di Ideagen offrono un approccio alla gestione della qualità basato sul rischio, che può aiutare le organizzazioni a rispettare la conformità con gli standard e i regolamenti specifici del settore. Questo software di facile utilizzo fornisce un punto focale centrale per tutta la documentazione, i dati, i materiali e le attività pertinenti associati al processo di qualità. I moduli includono: Controllo dei documenti, gestione delle CAPA, ispezioni e risultati, creazione di report, competenze e sviluppo del personale e gestione dei fornitori. Ulteriori informazioni su Q-Pulse Le soluzioni per la qualità di Ideagen offrono un approccio alla gestione della qualità basato sul rischio, che aiuta a rispettare la conformità con gli standard e le normative specifiche del settore. Ulteriori informazioni su Q-Pulse

da ABBYY Software House

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ABBYY® FineReader® 15 è uno strumento PDF che consente di lavorare in modo efficiente con i documenti digitali. Basato sulla tecnologia OCR con funzioni di intelligenza artificiale di ABBYY, FineReader integra i documenti acquisiti nei flussi di lavoro digitali, semplificando la digitalizzazione, la conversione, il recupero, la modifica, la protezione, la condivisione e la collaborazione su tutti i tipi di documenti nel luogo di lavoro digitale. Ulteriori informazioni su ABBYY FineReader ABBYY FineReader 15 è un software PDF universale che consente di lavorare in modo efficiente con documenti, sia PDF che acquisiti, nel luogo di lavoro digitale. Ulteriori informazioni su ABBYY FineReader
Prova gratuita senza rischi, con test illimitati. I piani partono da 29 $ al mese - WebMerge automatizza la creazione dei documenti in modo da dimenticare per sempre il copia-incolla! Unisci automaticamente e all'istante i dati proveniente dal cloud in un PDF, un documento Word, un foglio di calcolo Excel o PowerPoint senza muovere un dito. È semplice: basta impostare un documento (o modello) in WebMerge e impostare l'integrazione con i servizi più diffusi per inviare i dati a quel documento e riceverne una copia unificata. Senza problemi. Automatico. Facile. Ulteriori informazioni su Formstack Documents Prova gratuita, piani a partire da 29 $ al mese. Crea con semplicità un documento intelligente (PDF, Word, ecc.), popolalo con i dati e invialo dove vuoi. Ulteriori informazioni su Formstack Documents
Bitrix24 è una piattaforma gratuita di gestione dei documenti utilizzata da oltre 4 milioni di aziende in tutto il mondo. Disponibile in cloud e sul posto (accesso al codice open source). Drive personale, di gruppo e aziendale, sincronizzazione file, condivisione file, accesso mobile, modifica di documenti online e offline, modifica multiutente e non solo. Ulteriori informazioni su Bitrix24 Bitrix24 è una piattaforma gratuita di gestione dei documenti utilizzata da oltre 4 milioni di aziende in tutto il mondo. Disponibile sia in cloud che sul posto. Ulteriori informazioni su Bitrix24
Per le organizzazioni più grandi con oltre 20 utenti. FileHold è in grado di scalare e supportare migliaia di utenti e milioni di documenti utilizzando l'architettura orientata ai servizi Microsoft e il framework .NET. Flussi di lavoro automatizzati e processi di approvazione. Integrazione con MS Office, controllo della versione, gruppi utenti sicuri, ricerca avanzata. Installata on-premise o pronta per cloud, desktop e dispositivi mobili. Scansione di documenti tramite OCR. API documentate gratuite, AD opzionale, compatibile con SharePoint e con firma elettronica. Ulteriori informazioni su FileHold Per le organizzazioni più grandi con oltre 20 utenti. Controllo della versione, flusso di lavoro, conformità, web, disponibile per dispositivi desktop e mobili. API gratuita. Ulteriori informazioni su FileHold
Templafy è un modo intelligente di gestire, aggiornare in modo dinamico e condividere modelli di documenti aziendali e risorse del marchio nell'intera organizzazione. È una soluzione che i team di comunicazione e conformità possono controllare, a cui l'IT si può affidare e che i dipendenti adorano utilizzare. Templafy è un altro aspetto dell'ecosistema del documento ed è progettato per aumentare la produttività e garantire la conformità in tutte le fasi del flusso di lavoro del documento. Aumenta la produttività, garantisci la conformità e massimizza il ROI nelle infrastrutture IT esistenti. Ulteriori informazioni su Templafy Templafy migliora la coerenza e la produttività del marchio per documenti, presentazioni ed e-mail creati in grandi organizzazioni aziendali. Ulteriori informazioni su Templafy
Il QMS del ventunesimo secolo: inizia a utilizzarlo in soli 5 minuti! Monitora, gestisci e organizza tutti i tuoi file tecnici CE e i file di cronologia dei dispositivi FDA in una matrice di tracciabilità. Moduli ed editor di moduli. Processi QMS ed editor dei processi. Completa la valutazione del rischio ISO14971. Gestione dei documenti efficace con controllo delle versioni, flussi di lavoro di approvazione, SOP, ecc. Manuale di qualità. Firme elettroniche e altro ancora. Crea dispositivi medici più sicuri e migliori e introducili sul mercato più velocemente. Ulteriori informazioni su qmsWrapper PM & QMS Software Software di gestione della qualità per i produttori di dispositivi medici Ulteriori informazioni su qmsWrapper PM & QMS Software
Documenti intelligenti. Contratti intelligenti. Automazione dei documenti. Gestione dei documenti. Negoziazione e collaborazione sui documenti. Software pensato per gli avvocati che consente di creare documenti reattivi che sanno come la pensi e che puoi modificare da solo. Automazione dei documenti al 100% senza programmazione. Più di 95.000 utenti in oltre 36 paesi. Il più grande cliente di tutto il mondo: PwC. Utilizzato da studi legali, dipartimenti legali e di approvvigionamento interni, consulenti legali, istituti finanziari (banche, assicurazioni, ecc.), aziende del settore immobiliare (broker e sviluppatori) e risorse umane. Ulteriori informazioni su Legito Automatizza la stesura e la gestione dei tuoi documenti. Unisciti a oltre 95.000 utenti in oltre 36 paesi incluse aziende delle classifiche Fortune 500 come PwC e studi legali prestigiosi. Ulteriori informazioni su Legito
Il software di gestione dei documenti Orcanos (DMS), parte integrante della piattaforma ALM e QMS di Orcanos, è una soluzione nel cloud conveniente, che consente a un'organizzazione di creare, archiviare, monitorare, cercare, firmare e ispezionare rapidamente tutta la documentazione relativa a progettazione, programmazione, sviluppo, produzione, assistenza e ad altri aspetti. Orcanos Document Management è una soluzione perfetta per i settori regolamentati, come quello dei dispositivi medici, che rende i processi di gestione della qualità e le ispezioni semplici e privi di rischi. Ulteriori informazioni su Orcanos ALM and QMS Sistema software di controllo dei documenti semplice per importare, gestire, controllare e firmare i tuoi documenti. Ulteriori informazioni su Orcanos ALM and QMS
Provalo gratis per 30 giorni. – Il sistema di gestione dei documenti più intuitivo del mondo! Conveniente e facile da utilizzare: SSL/crittografia, ricerca OCR, flussi di lavoro di approvazione, promemoria, controllo delle versioni, condivisione granulare (inclusa solo anteprima), registri delle ispezioni e altro ancora. Ulteriori informazioni su FOLDERIT Il sistema di gestione dei documenti più intuitivo del mondo (Capterra, 2017). Ulteriori informazioni su FOLDERIT
Samepage è un pluripremiato software per la gestione dei documenti creato per aiutare i team a co-redigere documenti, condividere file, gestire attività e calendari, disegnare diagrammi, modificare fogli di calcolo e altro ancora operando in tempo reale. La condivisione sicura aiuta a collaborare con colleghi, appaltatori, clienti, ecc. La chiamata di gruppo su chat e la videochiamata consentono di vedere il proprio team e le sue conversazioni assieme al contenuto a cui si sta lavorando insieme. Questa soluzione può anche essere integrata con centinaia di applicazioni che permettono di consolidare i flussi di lavoro ed evitare il sovraccarico del servizio e-mail. Ulteriori informazioni su Samepage Software di collaborazione concepito per aiutare i team a condividere file, gestire attività, collaborare sui documenti, comunicare più velocemente e fare di più. Ulteriori informazioni su Samepage

da Investintech.com

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Box funziona su qualsiasi browser e ti permette di archiviare e gestire facilmente tutti i tuoi contenuti online. Inoltre, consente di condividere file all'istante e accedere a documenti da qualsiasi luogo. Indipendentemente dal dispositivo scelto, accedi rapidamente e facilmente a documenti, piani di progetto, presentazioni e video. Con Boz hai sempre a disposizione la presentazione più aggiornata per i tuoi clienti, online o offline. Box consente agli amministratori di mantenere una visione centrale di tutti i contenuti e di tutti gli utenti nel loro account attraverso una potente console di amministrazione. Box è una piattaforma per la gestione di documenti, risorse e contenuti.
Un'app che consente di creare, modificare e visualizzare qualsiasi documento di Microsoft Word, foglio di calcolo di Microsoft Excel e file di Microsoft PowerPoint. Un'app che consente di creare, modificare e visualizzare qualsiasi documento di Microsoft Word, foglio di calcolo di Microsoft Excel e file di Microsoft PowerPoint.
PandaDoc è la soluzione completa per documenti digitali, progettata per l'efficienza. Potrai creare, inviare, tenere traccia e firmare elettronicamente i documenti, il tutto da un'unica piattaforma intuitiva, di facile utilizzo. Aggiungi potenza al tuo CRM con le integrazioni di PandaDoc. PandaDoc è una piattaforma ideale per la gestione di documenti organizzativi tra cui proposte, preventivi, contratti, documenti delle risorse umane e altro ancora. Consente di creare documenti multimediali con un solo clic. Puoi accedere ai documenti completati all'interno della piattaforma in qualsiasi momento. PandaDoc è una piattaforma completa per la gestione dei documenti che consente di creare, inviare, firmare elettronicamente e tenere traccia dei documenti in un'unica posizione.
eFileCabinet può letteralmente creare da solo tutti i tuoi file di documenti. È una soluzione di gestione dei documenti che combina funzioni OCR avanzate, condivisione sicura dei file e potenti strumenti di automazione del flusso di lavoro per trasformare il modo in cui la tua azienda si occupa della gestione dei documenti cartacei. Il sistema eFileCabinet utilizza i modelli OCR per riconoscere qualsiasi tipo di documento che usi, quindi quando lo scannerizzi o lo carichi, il sistema sa come chiamarlo e dove archiviarlo. Potrai recuperarlo immediatamente usando le parole chiave contenute nel documento. Non perderai mai un documento. Questa soluzione di gestione dei documenti trasformerà il tuo ufficio con strumenti di automazione e condivisione dei file avanzati.
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da Ascensio System

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da Asite Solutions

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da Argali Knowledge Services

(102 recensioni)
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da Hyland Software

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OnBase enterprise content management software combines integrated document management, business process management and records management in a single application. Whether deployed as a hosted or premises-based solution, OnBase allows organizations to automate business processes and reduce the time and cost of performing important business functions through the management and control of content. ECM solution that combines integrated document management, business process management and records management.
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DocuWare provides digital document management and automated workflows to organizations of any size and across all major industries from manufacturing and retail to healthcare and government. With availability in 16 languages and supporting cloud and on-premises deployments, DocuWare currently serves 14,000 customers across 90 countries with a global network of over 650 partners. DocuWare's office automation solutions deliver smart digital workflow and document control for substantial productivity gains.
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SmartFile is a file management solution that enables everyone to more securely share, manage and control files on-premise and online. SmartFile offers the best and most robust file access permissions and custom user roles for added security. Activity logs for user and file actions are kept in a perpetual log for HIPAA compliant auditing. Email notifications, virtual folder links, FTP, SFTP, and FTPS access points. SmartFile allows you to securely manage files, control access, and restrict users through granular permissions.
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Google Drive-integrated Enterprise document management tool to automate workflow and lifecycle management. Google Drive-integrated Enterprise document management tool to automate workflow and lifecycle management.
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da Clust Technologies

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Document control management software that provides document routing, revision control, escalation, approval, and delivery. Document control management software that provides document routing, revision control, escalation, approval, and delivery.

da Medforce Technologies

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Intellect's Document Management is a software solution proven to enhance document operations and improve overall productivity by 90%. Intellect¿s document control management solution enables users with the proper permission to revise documents, seek approvals on changes, and see a full audit trail of who approved what, when and where. Our applications are designed by certified quality experts and can easily be tailored with no code, drag and drop technology to fit your exact business needs.. Intellect's QMS solution enhances product quality and operational efficiency resulting in increased revenue and happy customers.
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da World Software

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Enterprise-capable document management system with document profiles, full-text searching and collaboration. Enterprise-capable document management system with document profiles, full-text searching and collaboration.
Store and organize your business critical documents in DocSend for quick and easy sharing. Share documents directly from your email client with our Gmail & Outlook extensions and control access to your shared files so that you stay in control. Need to fix a typo or share a new version of a document? Easily update your documents once, and all your shared links of that file will be automatically updated as well. DocSend is a secure sharing platform that helps you identify who is interested in doing business with you and protect your documents.
Notebook is a beautifully designed note-taking app which is available across iOS, Android, Mac, Web, Windows & Linux. Take notes, add files, create checklists, sketches, record audio, and capture moments and all your notes are instantly synced across your devices and to the cloud. Create different types of content Create content of type text, image, audio, video, etc.
WorkClout helps manufacturers and other industrial sectors increase operational efficiency. WorkClout Performance Support Software helps industrial labor perform to their highest potential by centralizing on-the-job employee training, troubleshooting, safety/quality procedures, tribal knowledge building/sharing, and performance tracking enabling a culture of continuous improvement and lean. WorkClout is available on iOS, Android, and Desktop. WorkClout centralizes on-the-job training, troubleshooting, safety & quality procedures, knowledge building, and employee performance.
Tresorit è una soluzione di sincronizzazione e condivisione end-to-end dei file crittografati, progettata per proteggere i contenuti sensibili. A differenza di altri fornitori di cloud pubblici, Tresorit non ha accesso ai file degli utenti, garantendo pertanto la massima riservatezza. - I file sono protetti dal momento in cui vengono caricati nel cloud fino a quando non raggiungono il destinatario previsto. - Tresorit offre uno spazio di lavoro digitale in cui i documenti altamente sensibili rimangono al sicuro. - Possibilità di gestire e supervisionare tutti gli utenti e i loro dati con opzioni di controllo avanzate. Tresorit è una soluzione di sincronizzazione e condivisione end-to-end di file crittografati, che protegge le informazioni riservate.
Vitrium provides Enterprise Content Security and Digital Rights Management (DRM) software for organizations that create, publish, or distribute proprietary, confidential or revenue-generating documents, images and videos. Vitrium technology integrates with content management, document management, eCommerce, CRM or other systems and contact databases to deliver military-grade encryption, file-level protection, and analytics for control and insight into how content is being consumed. Vitrium provides enterprise digital rights management (DRM) software for protecting documents, images and video content.
Slab is a knowledge hub for the modern workplace. We help teams unlock their full potential through shared learning and documentation. Slab features a beautiful editor, blazing fast search, and dozens of integrations like Slack, GitHub and G Suite. Slab is a knowledge hub for the modern workplace.

da Qoppa Software

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An easy to use, full-featured PDF editing software that is a reliable alternative to Adobe Acrobat and provides all PDF functions needed at a fraction of the cost. PDF Studio maintains full compatibility with the PDF Standard and runs on Windows, macOS and Linux. A powerful PDF tool to create and edit PDF documents. Maintains full compatibility with the PDF standard. Windows, Mac and Linux.
Business grade PDF tool that saves money and increases productivity. Convert PDF to Excel, Word, PowerPoint and more. Business grade PDF tool that saves money and increases productivity. Convert PDF to Excel, Word, PowerPoint and more.

da CVISION Technologies

(30 recensioni)
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PdfCompressor is designed to optimize PDF documents, making them smaller, faster, more accessible and easier to process. With best in class OCR & dramatic file compression, PdfCompressor not only integrates with existing workflows, but also improves them by producing significantly more manageable files. This allows organizations to spend less time managing their digital files and more time on value-producing tasks. PdfCompressor is a leading document compression, OCR, and PDF conversion solution designed for highly efficient document capture.

da PDF Technologies

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Join the 60M users who are already working with PDF Reader Pro for reading, editing, annotating, signing, Form Fill, Converting, Creating, OCR, Link, Encrypt, TTS, Bates Numbers, Header, Footer, Page Number, Stamp, Presentation, Table and Compress PDFs. PDF Page Editor Pro, Manipulate, Organize PDF Pages. Other features include split and merge, export annotation, multiple conversion support (PDF to Office (Word/PPT/Excel/RTF/CSV/TXT/HTML), PDF to Image (jpg, png,bmg,gif,tiff, tag), etc.) Edit, Sign, Annotate, Form Fill, Convert, OCR, Create PDF. Convert PDF to Word/PPT/Excel/RTF/HTML/Text/Image/CSV and more Offline
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Windows-based document management software that combines ease of use with enterprise capabilities. Ideal for teams in HR, Quality, Projects, Compliance, Policies, and Accounting. Fully-integrated into Microsoft Windows, Office, Outlook, and other business applications with version control, notifications, approvals, security, records policies, workflow and more built right within familiar Windows folders. On-premise or hosted, with options for Web and Mobile. API available for integrations. Document management software for medium to large groups offering familiar ease-of-use inside Windows with optional Web/mobile access.

da Kensium Solutions

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Doccept offers robust document management system with features like Email Integration, Version Control, Auto Folder Structure, Improved Security & Regulatory Compliance, Mobile Compatible, Custom Meta Data, Document Expiration, Full text OCR, Workflows and others. Doccept provides comprehensive Dashboards, wide range of search capabilities, fully configurable access control and audit trail options. Document Management System that allows businesses to streamline business processes become better organized, more secure.
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Manage files, emails and data by tagging them. Auto-tagging, Outlook support, Shared-tagging, File synchronization, Cloud storage. Manage files, emails and data by tagging them. Auto-tagging, Outlook support, Shared-tagging, File synchronization, Cloud storage.
StepShot Guides è un software di gestione dei documenti per creare senza sforzo manuali di formazione, recensioni di blog tecnici, presentazioni di flussi di lavoro basati su software e guide dettagliate. Si tratta di uno strumento progettato per essere esposto a una gamma più ampia di gruppi target che non solo includono uomini d'affari ma anche blogger, studenti, insegnanti e specialisti della formazione, stanchi di passare ore a spiegare procedure e flussi di lavoro standard. Non è necessario essere esperti di tecnologia per utilizzare il software! Il miglior software di gestione dei documenti per creare senza sforzo manuali di formazione, recensioni di blog tecnici e guide passo per passo.
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da Lucion Technologies

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Dedicated to the Transporation and Logistics industry; Synergize document management software has helped hundreds of transportation and logistics companies manage their critical documents and information. Our automation platform addresses top industry concerns including improving cash flow, recruiting and managing new drivers, adhering to compliance regulations for HR & Safety documentation, and making sure that freight documents are at your fingertips when customers call with questions. Document management software streamlines and automates paper-intensive business processes for faster and more informed decisions.

Manuale utente per Software di gestione documentale

Che cos'è il software di gestione documentale?

Il software di gestione documentale aiuta gli utenti a creare, archiviare e condividere documenti, dai moduli e contratti standard alla corrispondenza individuale. Queste applicazioni includono funzionalità come l'acquisizione di immagini, la ricerca di documenti e la gestione degli accessi che consentono agli utenti di muoversi con facilità tra i documenti aziendali.

Quali vantaggi porta un software di gestione documentale?

Le soluzioni di gestione documentale possono aiutare nella trasformazione digitale della tua azienda eliminando la necessità di documentazione cartacea.

Di seguito sono elencati alcuni vantaggi dell'utilizzo di una soluzione di gestione documentale:

  • Accesso ai documenti garantito ovunque e in qualsiasi momento
  • Collaborazione tramite condivisione di file
  • Salvaguardia dei documenti critici di un'impresa da accessi non autorizzati, criminalità informatica, ransomware e calamità naturali
  • Riduzione dei costi relativi all'archiviazione di documenti fisici

Quali sono le funzionalità tipiche di un software di gestione documentale?

  • Acquisizione di documenti: digitalizzazione di documenti stampati tramite tecnologia di acquisizione delle immagini. Le piattaforme avanzate offrono lettore di caratteri ottici (OCR) e funzionalità di ricerca.
  • Archiviazione di documenti: archiviazione, accesso, condivisione e modifica di documenti su una piattaforma comune.
  • Ricerca a testo integrale: ricerca di file e documenti pertinenti digitando le parole chiave in una casella di ricerca.
  • Controllo di accessi e autorizzazioni: gestione delle autorizzazioni di accesso al documento per persone specifiche o gruppi e controllo riguardo a chi può visualizzare e/o modificare i documenti.
  • Strumenti di collaborazione: condivisione di documenti con individui o gruppi di persone, che permette loro di apportare modifiche o aggiungere commenti.
  • Archiviazione dei documenti: creazione di un deposito centralizzato per l'archiviazione di dati riservati e archiviati per utilizzo futuro.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software di gestione documentale?

  • Funzionalità di integrazione: per utilizzare in modo ottimale una soluzione di gestione documentale, gli utenti devono integrarla con altri software chiave che vengono utilizzati per gestire, ad esempio, la contabilità, i rapporti con la clientela (CRM), le risorse umane e la fatturazione. Queste integrazioni non solo aiutano a sfruttare le capacità di archiviazione e condivisione dei documenti offerte nel sistema di gestione documentale, ma consentono anche di condurre una ricerca di testo all'interno di tutti i documenti aziendali. Ad esempio, l'integrazione di un software di gestione documentale con una soluzione di contabilità aiuta gli utenti a indicizzare e archiviare documenti contabili e finanziari, risultando utile per accedere ai documenti durante gli audit interni o esterni.
  • Sicurezza dei dati: le piccole imprese affrontano minacce alla sicurezza dei dati che possono essere esterne (come la pirateria informatica e la violazione dei dati) ma anche interne (come il rischio di furto da parte dei dipendenti). E poiché il sistema di gestione documentale è la sede di archiviazione dei documenti aziendali più importanti, questi sono molto più sensibili alle violazioni dei dati. Per garantire che non ci siano perdite di dati di alcun tipo, è necessario assicurarsi che il sistema di gestione documentale selezionato sia dotato dei protocolli e delle metodologie di sicurezza più avanzate. Questi includono la sicurezza AES (Advanced Encryption Standard) a 256 bit e la crittografia SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Esigenze di scansione e imaging dei documenti: la scansione e l'imaging dei documenti aiuta gli utenti consentendo loro di scansionare documenti cartacei e indicizzarli utilizzando una serie di parole chiave. L'archiviazione digitale unita all'indicizzazione accurata aiuta gli utenti a cercare questi documenti. Alcuni prodotti offrono anche il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che permette agli utenti di convertire documenti scritti a mano in un formato digitale. I prodotti che includono questa funzionalità sono specialmente consigliati agli acquirenti che lavorano con molta documentazione fisica.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software di gestione documentale

  • Le imprese richiedono integrazioni sempre più strette tra il software di project management e il software di gestione documentale: le collaborazioni coinvolgono diversi team all'interno di un'impresa. Per migliorare l'efficienza operativa, le aziende si stanno muovendo verso strumenti unificati che consentono di risparmiare tempo e risorse nel passare da uno strumento all'altro. Per questo motivo, le imprese stanno cercando di integrare il proprio sistema di gestione dei progetti con il sistema di gestione documentale, consentendo agli utenti di condividere documenti mentre lavorano a un progetto.
  • I dispositivi mobili sono il futuro della gestione documentale: con l'aumento dell'uso dei dispositivi mobili, offrire questo tipo di funzionalità alle piccole imprese è diventato una priorità. È possibile aspettarsi che i fornitori offrano sempre più servizi per dispositivi mobili come interfacce reattive, app mobili e portali per i clienti.