Piattaforme per videoconferenze

Una piattaforma per videoconferenze aiuta le imprese a condurre una serie di attività da remoto o parzialmente da remoto con il proprio team o con i clienti, come riunioni interattive online, conferenze, sessioni di formazione, sessioni di supporto e presentazioni. Un programma per videoconferenze consente ai partecipanti di condividere schermate e contenuti e interagire usando opzioni audio, video e di chat.

Quali vantaggi portano le piattaforme per videoconferenze?

Un programma per videoconferenze facilita ai partecipanti alle chiamate la condivisione di documenti e, grazie a strumenti di presentazione, consente di rendere le riunioni più coinvolgenti e interattive (ad esempio con quiz in tempo reale). I software per videoconferenze sono un grande aiuto nel facilitare lo smart working ed il lavoro da remoto.

• Costi di formazione ridotti: condurre sessioni di formazione in loco è costoso, non solo a causa della formazione in sé e per se ma anche per i costi di viaggio e alloggio connessi. I software per videoconferenze stanno diventando uno dei metodi preferiti dalle società che devono tenere sessioni di formazione consistenti, poiché consente loro di condurre la formazione online ed eliminare i costi relativi al viaggio. Inoltre, molte piattaforme consentono di fare videochiamate di gruppo con un numero consistente di persone anche con la versione gratuita, abbattendo così ulteriori costi.

• Efficienza nelle assunzioni: le piattaforme per videoconferenze consentono alle imprese di condurre colloqui di lavoro con candidati da remoto. Questa funzionalità è utile soprattutto per le aziende, poiché possono condurre colloqui e scegliere candidati senza dover tenere colloqui faccia a faccia. Un software per videoconferenze consente anche alle attività di convolgere eventuali altre parti, come i clienti, nel processo di assunzione.

Quali sono le funzionalità tipiche delle piattaforme per videoconferenze?

Le funzionalità qui elencate sono solo alcune di quelle che un programma per videoconferenze può offrire, quali:

• Condivisione dello schermo: i tool per videoconferenze consentono la trasmissione degli schermi d applicazioni e desktop ai partecipanti.

• Chat in tempo reale: questa funzionalità consente interazioni con i partecipanti tramite chat testuali durante una conferenza in diretta o dopo la riunione.

• Streaming di presentazioni: con questa funzione sia chi lavora da casa sia chi sta in ufficio può trasmettere presentazioni durante una conferenza online.

• Videoconferenze: si possono effettuare trasmissioni video con un numero di partecipanti consistente.

• Capacità di registrazione e riproduzione: si possono registrare videochiamate e conferenze dal vivo per riprodurle in seguito.

• Controllo host: durante le videoconferenze online si può assegnare il controllo amministrativo agli host su certe azioni durante una chiamata o una conferenza, come togliere l'audio di un partecipante o impostare istruzioni per unirsi alla conferenza.

• App native per dispositivi mobili: molti software per videoconferenze danno la possibilità di effettuare videochiamate o partecipare a conferenze online attraverso un'app per dispositivi mobili.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare una piattaforma per videoconferenze?

Oltre alle funzionalità già riportate ed ai vantaggi che l’utilizzo di un programma per videoconferenze può portare ad un’azienda, ce ne sono altri che devono essere tenuti in considerazione riguardanti, ad esempio, la possibilità di modificare le parti grafiche per supportare il web marketing ed il sito web e la facilità nell’adozione e nell’utilizzo del tool stesso. Quando si compra un software per videoconferenze è bene tenere a mente quanto segue:

• Branding personalizzabile: alcune imprese hanno bisogno che le proprie conferenze online seguano determinate linee guida di branding, tra cui loghi, font e combinazioni di colore. Le imprese che usano videoconferenze per le presentazioni al pubblico dovrebbero valutare i prodotti in base alle loro possibilità di branding su misura. Spesso per avere queste funzionalità non si può usare il piano gratuito, ma si deve fare un upgrade ad un piano a pagamento.

• Modalità di videoconferenza: le piattaforme per videoconferenze supportano una serie di modalità di comunicazione, come streaming video, webinar, streaming di media, messaggistica istantanea e audioconferenza. Gli acquirenti in cerca di una soluzione per videoconferenza dovrebbero valutare tali modalità secondo le proprie esigenze e selezionare i prodotti di conseguenza. Inoltre, e sempre bene tenere a mente se un tool per videoconferenze supporta meglio un sistema operativo piuttosto che un altro.

Quali sono i trend più rilevanti legati alle piattaforme per videoconferenze?

In questa sezione verranno proposti alcuni trend utili da conoscere legati alle piattaforme per videoconferenze.

• L'intelligenza artificiale (IA) aiuterà gli utenti ad assegnare priorità a riunioni ed eventi: nell'odierna epoca della collaborazione, il numero di interazioni che un dipendente ha al lavoro aumenta sempre di più. Questa tendenza è applicabile anche allo spazio delle videoconferenze e delle riunioni video e le imprese prevedono un aumento nel numero di demo di prodotti, richieste di assistenza, colloqui e riunioni da effettuare attraverso videoconferenze. L'IA, se combinata con soluzioni per videoconferenza, può aiutare gli utenti a dare priorità al proprio programma di videoconferenze in base a un numero di fattori, come disponibilità dei partecipanti, tempistiche e incidenza sulle entrate. Con l'adozione sempre crescente dell'IA nelle imprese è lecito aspettarsi che le soluzioni per videoconferenza sfruttino appieno questa tecnologia nel giro di tre-cinque anni.

• Anche l'IoT sta entrando nel campo dei software per videoconferenza: effettuare l'hosting di riunioni aziendali e conferenze su cloud espone le imprese a una serie di problemi di sicurezza. Gli hacker possono ottenere l'accesso a dati, file e documenti aziendali critici condivisi durante le riunioni. I dispositivi IoT possono interagire con soluzioni per videoconferenza tramite Wi-Fi o Bluetooth e consentire alle imprese di confermare la posizione GPS dei partecipanti. Le imprese possono assegnare anche badge, etichette e tracker smart ai dipendenti e usarli per confermare i partecipanti delle riunioni. Con l'aumento della popolarità dell'IoT sul mercato saranno riscontrabili più casi d'uso nelle videoconferenze nei prossimi cinque-sette anni.