Software per la gestione dei contratti

Un software per la gestione dei contratti consente a organizzazioni di ogni tipo e dimensione di creare, archiviare e gestire i contratti durante il loro intero ciclo di vita. Questi sistemi aiutano gli utenti a redigere i contratti, definire termini e condizioni e tenere traccia dei passaggi fondamentali. Una piattaforma per la gestione dei contratti ben organizzata consente alle aziende di gestire in modo efficiente le relazioni con venditori, fornitori, dipendenti e clienti, andando di pari passo con la crescita dell'attività.

Quali vantaggi porta un software per la gestione dei contratti?

• Maggiore produttività: la redazione di contratti è un'attività impegnativa e che richiede molto tempo, oltre a modifiche e supervisione a livello legale in ogni fase. La maggior parte delle aziende considera il tempo una risorsa preziosa e i software per la gestione dei contratti possono migliorare l'efficienza nel processo di creazione dei contratti, grazie a modelli predefiniti utilizzabili con aggiustamenti minimi per soddisfare le esigenze aziendali. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica e permette alle aziende di passare alle fasi di condivisione e firma più rapidamente.
• Archiviazione organizzata: le aziende devono archiviare, gestire e recuperare un gran numero di contratti, il che può diventare un vero e proprio incubo sul piano operativo se si archivia e si esegue la ricerca con copie cartacee. I software per la gestione dei contratti rendono questo processo più semplice, inserendo i contratti in un archivio digitale organizzato. Gli utenti possono effettuare ricerche nell'intero archivio in pochi clic e persino filtrare per nome, data, parte, regione, valore dell'operazione e altro.
• Riduzione dei rischi: secondo Gartner, dal 60 all'80% delle operazioni B2B sono ora gestite attraverso contratti. Ciò significa che la violazione dei termini di un contratto o il mancato rispetto di una scadenza non si traducono solo in una perdita di entrate, ma portano anche ad un danno di immagine per il brand. Altre ricerche suggeriscono che una gestione inadeguata dei contratti può portare a una perdita che arriva fino al 9,2% delle entrate annuali, un valore significativo indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Un sistema per la gestione dei contratti ben implementato aiuta tutte le parti interessate a rispettare i termini e le condizioni concordati e a tenere traccia dei passaggi e delle scadenze chiave di un contratto. Questi sistemi possono anche ridurre la possibilità di rischi imprevisti, avvisando le parti interessate della necessità di rinnovare i contratti prima di una data di scadenza ed evitare l'interruzione del servizio.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per la gestione dei contratti?

• Redazione dei contratti: possibilità di stabilire i termini e le condizioni generali di un contratto.
• Gestione dei documenti: gestione di contratti e documenti correlati in modo ordinato e ben classificato.
• Gestione dei flussi di lavoro: impostazione, assegnazione, esecuzione e monitoraggio delle attività commerciali in ordine sequenziale.
• Gestione del ciclo di vita dei contratti: gestione di tutti i flussi di lavoro coinvolti nel ciclo di vita di un contratto, dalla stesura alla negoziazione fino alla firma, la scadenza o il rinnovo.
• Tracciamento del completamento: possibilità di monitorare tutte le scadenze di un contratto e controllare se tutti i termini e le condizioni siano stati implementati/completati secondo il contratto.
• Ricerca a testo integrale: ricerca di contratti e documenti correlati (oltre al contenuto al loro interno) utilizzando una stringa di testo.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per la gestione dei contratti?

• Sicurezza dei dati contrattuali: i contratti sono risorse chiave per tutte le aziende, quindi la loro sicurezza e protezione sono fondamentali per qualsiasi organizzazione. La maggior parte dei software per la gestione dei contratti sul mercato è basata sul cloud, il che significa che è essenziale valutare gli standard di sicurezza dei dati di qualsiasi soluzione selezionata, nonché gli standard di sicurezza del fornitore del software. È bene valutare se il software sia conforme agli standard specifici del settore e assicurarsi che il fornitore sia in grado di mantenere i propri servizi cloud attivi e funzionanti con adeguati servizi di backup e ripristino.
• Funzionalità di ricerca a testo integrale e livelli di segnalazione: le soluzioni per la gestione dei contratti più avanzate sono in grado di cercare non solo contratti e documenti a essi correlati, ma anche contenuti all'interno di questi documenti attraverso query sul testo integrale. È consigliabile cercare una soluzione in grado di analizzare i dati contrattuali e presentare approfondimenti rilevanti attraverso un quadro dei comandi analitico, che non solo mostri i termini contrattuali chiave, ma segua anche le scadenze e le date fondamentali. Idealmente, il sistema dovrebbe essere in grado di avvisare gli utenti se identifica anomalie nell'esecuzione di un contratto.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per la gestione dei contratti

• L'intelligenza artificiale e il machine learning miglioreranno i contratti: i produttori di software per la gestione dei contratti hanno iniziato ad aggiungere funzioni di intelligenza artificiale (IA) e machine learning alle proprie soluzioni. L'intelligenza artificiale può analizzare le condizioni generali elencate in una bozza e proporre commi ed espressioni più intelligenti per creare contratti più solidi. L'intelligenza artificiale può anche aiutare a migliorare la ricerca di elementi e dati contrattuali all'interno dei contratti, specialmente nei casi in cui la ricerca debba essere condotta fra migliaia di contratti.
• I contratti stanno diventando più complessi che mai: le imprese si stanno espandendo in nuove aree geografiche, rompendo tradizioni commerciali secolari e spingendosi sempre più in là per concludere nuovi affari. Ciò ha aumentato la richiesta di contratti più personalizzati, con diversi modelli di contratto e opzioni di licenza. È assolutamente lecito aspettarsi che questa tendenza ad andare oltre i tradizionali modelli di contratto "standard" continui nel prossimo futuro.