Che cos'è un software per la gestione dell'agenda?

I software per la gestione dell'agenda supportano le organizzazioni nella prenotazione di eventi, nella preparazione dei calendari dei dipendenti, nella prenotazione di spazi e con altre risorse. Le aziende usano i programmi per la gestione dell'agenda per gestire la pianificazione di attività interne ed esterne con strumenti come il calendario condiviso e altre funzionalità di previsione, allocazione e gestione delle risorse.

Quali vantaggi porta un software per la gestione dell'agenda?

• Incremento della produttività. La pianificazione online permette di risparmiare tempo e consente agli utenti di concentrarsi sulle attività più importanti, eliminando la necessità di conversazioni telefoniche per pianificare riunioni con le parti interessate. Con i software per la gestione dell'agenda, gli utenti finali hanno la possibilità di prenotare le risorse necessarie da qualsiasi luogo, grazie alle funzionalità delle app per dispositivi mobili, e gli impiegati in remoto possono gestire i propri orari di lavoro senza doversi recare in sede.
• Miglioramento della cooperazione e riduzione dei conflitti. I sistemi per la gestione dell'agenda rappresentano una piattaforma centralizzata che memorizza tutti i calendari e apporta le modifiche necessarie, permettendo agli utenti di restare sempre aggiornati sugli ultimi cambiamenti. La pianificazione è accessibile a tutti i dipendenti all'interno di un'organizzazione, rendendo più facile la collaborazione, facilitando l'utilizzo efficiente delle risorse e riducendo i conflitti di pianificazione.
• Riduzione degli appuntamenti non rispettati. I software per la gestione dell'agenda possono inviare e-mail e promemoria automatizzati via SMS ai partecipanti e, grazie all'integrazione con le applicazioni per il calendario, possono inviare avvisi gli utenti in caso di eventuali conflitti di pianificazione. Tali promemoria impediscono annullamenti dell'ultimo minuto e appuntamenti non rispettati, dando agli utenti la possibilità di riprogrammare o annullare il proprio appuntamento/riunione all'interno del sistema.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per la gestione dell'agenda?

• Gestione del calendario: gestione e creazione di programmi usando più calendari.
• Prenotazione online: possibilità di pianificare appuntamenti online tramite dispositivi mobili, portali di prenotazione e/o chioschi interattivi.
• Programmazione di gruppo: possibilità di trovare automaticamente gli orari disponibili per le riunioni utilizzando più calendari.
• Calendario automatizzato: verifica della disponibilità di risorse per generare automaticamente programmi in base alle esigenze aziendali, alla disponibilità dei dipendenti e alle qualifiche.
• Programmazione in tempo reale: possibilità di fissare appuntamenti ed effettuare prenotazioni in base alla disponibilità in tempo reale.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per la gestione dell'agenda?

• Business intelligence e reportistica. Considerato che, per una pianificazione efficace, i manager devono tenere sotto controllo le prestazioni del proprio team e l'utilizzo delle risorse, è bene scegliere programmi per la gestione dell'agenda che tengano traccia dell'utilizzo delle risorse e forniscano analisi/metriche su prestazioni e utilizzo. Tali metriche possono essere utilizzate per ridurre problemi operativi come straordinari, appuntamenti non rispettati e sottoutilizzo delle risorse. Le piccole imprese con maggiori esigenze possono cercare soluzioni che offrano dashboard e funzionalità di reporting.
• Accesso da dispositivi mobili. Le piccole imprese possono accelerare la crescita sfruttando iniziative come, ad esempio, politiche aziendali che permettono di portare i propri dispositivi personali nel posto di lavoro (Bring Your Own Device, BYOD). Per trarre pieno vantaggio da tali iniziative, tuttavia, le aziende devono muoversi verso una cultura che consenta ai dipendenti di lavorare da qualunque luogo. Le aziende che hanno deciso di sperimentare queste soluzioni possono trarre maggiore vantaggio da programmi per la gestione dell'agenda che offrano accesso tramite dispositivi mobili; è inoltre buona prassi valutare le capacità di tutte le applicazioni mobili a disposizione prima di prendere una decisione di acquisto.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per la gestione dell'agenda

• Adozione di bot per i sistemi per la gestione dell'agenda. Le piccole imprese possono avere difficoltà a competere se non adottano strumenti di intelligenza artificiale (IA). Secondo le ricerche, sette piccole imprese su dieci hanno in programma di adottare tecnologia conversazionale di interfaccia utente tra il prossimo anno e il successivo. I chatbot basati sull'intelligenza artificiale saranno presto in grado di interagire con i clienti e aiutarli a pianificare i propri appuntamenti.
• Progresso rapido delle tecnologie di machine learning. Gli strumenti di machine learning stanno passando dall'esecuzione di semplici compiti alla gestione di interi processi. I giganti della tecnologia come Apple, Amazon, Facebook, Google e Microsoft stanno investendo molto nella ricerca e nello sviluppo di tali strumenti. Insieme alle innovazioni pronte all'uso create delle startup, le offerte tecnologiche legate al machine learning si stanno espandendo con soluzioni dirompenti.

Secondo le ricerche, per circa la metà delle piccole imprese ci saranno casi di uso di machine learning all'interno dell'infrastruttura IT nel prossimo anno o due. Gli strumenti per la gestione dell'agenda più avanzati, supportati dalle tecnologie predittive di machine learning, saranno in grado di prevedere con precisione domanda e offerta, consentendo ai dirigenti di prendere decisioni tempestive e ottimizzare le prestazioni aziendali.