Che cos'è un workflow software?

I workflow software coordinano il flusso delle attività di lavoro quotidiane e garantiscono la corretta esecuzione dei processi aziendali. Questi sistemi garantiscono un ambiente collaborativo che consente agli utenti di monitorare e valutare facilmente i propri processi.

I workflow management software aiutano le aziende a:

• Coordinare più progetti e membri di un team.
• Tenere dati precisi e aggiornati relativamente ai progetti e alle prestazioni.
• Sincronizzare le modifiche su diversi calendari (come ad esempio Outlook, Google Calendar e iCal).
• Verificare l'efficacia delle strategie aziendali.

Quali sono i vantaggi di un workflow software?

• Gestione efficiente dei processi di approvazione: negli ambienti aziendali moderni, basati su varie forme di collaborazione, la maggior parte dei business process prevede la gestione delle procedure. Ciò significa che eventuali ritardi legati ai processi di approvazione causeranno ritardi nell'intero processo, che si tradurranno in un'efficienza ridotta. I workflow software automatizzano le diverse fasi del processo di approvazione, consentendo agli utenti di inviare richieste, fissare scadenze e designare i responsabili delle approvazioni. Al momento della creazione di una richiesta di approvazione, le workflow app inviano automaticamente notifiche e-mail alle parti responsabili.
• Collaborazione di processo efficace: la gestione dei processi aziendali prevede collaborazione a livello di team, collaborazione tra diversi dipartimenti e collaborazione tra organizzazioni. La gestione manuale di questi processi e delle diverse metodologie di collaborazione comporta un dispendio di tempo e denaro. I software di gestione workflow aiutano gli utenti a progettare, personalizzare e monitorare i propri processi collaborativi con l'aiuto di moduli personalizzati, flussi di processo, gestione dei processi di approvazione e portali per le richieste di modifica dei processi.
• Migliore visibilità delle prestazioni del team: i software per la gestione dei processi aziendali funzionano come un punto di archiviazione centralizzato per i dati relativi ai processi, comprese le attività in corso, le approvazioni in sospeso e concesse e le attività portate a termine. Utilizzando queste informazioni, i workflow management software possono creare report sulle prestazioni relative ai processi all'interno di un'azienda. I manager possono anche implementare indicatori chiave di prestazione (Key Performance Indicator, KPI) per i team members e valutare i dipendenti in base a parametri specifici, come rispetto delle scadenze ed efficienza.

Quali sono le funzionalità tipiche di un workflow software?

• Automazione dei processi aziendali: progettazione dei flussi di lavoro relativi ai processi, utilizzando un'interfaccia di trascinamento. Gli utenti possono aggiungere moduli per acquisire i dati relativi a ogni fase del processo di lavoro.
• Gestione delle attività: creazione di elenchi di attività e liste di controllo standard per le diverse fasi di ogni processo, con la possibilità di monitorare l'avanzamento delle attività in tempo reale.
• Configurazione dei flussi di lavoro: divisione delle diverse fasi (ad es. approvazione, revisione, ecc.) all'interno di un processo e progettazione dei flussi di lavoro relativi alla procedura.
• Permessi e controllo degli accessi: gestione dell'accesso ai dati per singoli o gruppi, in base al dipartimento di appartenenza o alla posizione nell'organigramma aziendale.
• Controllo dei processi di approvazione: gestione delle approvazioni in varie fasi; quando vengono generate richieste di approvazione, le parti responsabili vengono notificate in real time.
• Gestione del calendario: tracciamento delle scadenze per attività e incarichi tramite l'utilizzo di un calendario. Gli utenti possono sincronizzare queste informazioni con calendari come Outlook e Google Calendar.

Quali considerazioni fare prima di acquistare un workflow software?

• Analisi dei dati e creazione di report: i workflow management software facilitano il lavoro dei dirigenti, fornendo rapporti in tempo reale sulle prestazioni in varie fasi del processo, come ad esempio durante l'esecuzione, la revisione e l'approvazione. Questi sistemi possono anche fornire indicazioni sui margini di miglioramento dei processi, aiutando gli utenti a identificarne i punti deboli ed eliminare eventuali duplicazioni degli incarichi. I report generati dalle workflow app tengono traccia delle prestazioni individuali e dei team, rendendole visibili ai manager, che possono così usare questi dati per creare piani di formazione per i dipendenti. Per un'azienda è sempre bene definire chiaramente le proprie esigenze di reporting e analisi e valutare di conseguenza i software per la gestione dei processi aziendali.
• Progettazione di moduli WYSIWYG: i dati di processo sono alla base dei software per il workflow. Questi dati non solo garantiscono la qualità dei risultati finali in ogni fase, ma forniscono anche indicazioni significative sul miglioramento delle prestazioni agli utenti. Ciò significa che un'acquisizione efficiente dei dati è vitale per i software di gestione del workflow. La progettazione di moduli WYSIWYG consente agli utenti di creare moduli con campi, caratteri, formati e layout personalizzati. Questa funzionalità consente inoltre agli utenti di implementare la logica di processo (ad esempio, in base a una selezione di moduli specifici, un processo viene automaticamente inoltrato per l'approvazione) e garantisce che i campi obbligatori siano completati in ogni fase. Le aziende che non hanno un'elevata capacità di acquisizione dati dovrebbero cercare workflow software che offrano questa funzionalità.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai workflow software

• Il machine learning sta promuovendo l'automazione nella gestione del workflow: il machine learning aiuta gli utenti a progettare flussi di lavoro e processi con un coinvolgimento umano minimo. Le soluzioni abilitate all'apprendimento automatico aiutano i professionisti del marketing a creare flussi di lavoro automatizzati per le proprie campagne e consentono ad altri utenti di creare elenchi di attività automatizzate e moduli per ogni fase di un determinato processo. L'adozione delle tecnologie di machine learning tra le piccole e medie imprese (PMI) è in crescita. Una ricerca condotta da Capterra ha rilevato che il 53% delle PMI sta attualmente utilizzando queste tecnologie nelle proprie attività o prevede di utilizzarle entro i prossimi due anni.
• I chatbot avranno un ruolo sempre più importante nell'universo dei software per workflow: i chatbot sono interfacce conversazionali che simulano la comunicazione umana e aiutano gli utenti con funzioni di base. I chatbot consentono agli utenti di automatizzare le attività con l'aiuto di istruzioni scritte. Ad esempio, gli utenti possono incaricare un chatbot di creare un nuovo flusso di lavoro o una nuova attività all'interno di un processo, senza doversene occupare manualmente. Con la crescita dell'adozione di chatbot tra le PMI, è lecito aspettarsi di vedere sempre più funzionalità abilitate per chatbot all'interno dei software per il workflow nel corso dei prossimi anni.