Un software per fare quotazioni aiuta le organizzazioni a elaborare stime e prevedere i costi in modo accurato ed efficiente. Le applicazioni per la gestione delle quotazioni possono distribuire le quotazioni in un'azienda, abilitare prezzi automatici in base a dati storici e integrare facilmente dati come profili dei clienti, terminologia specifica e aliquote IVA. Molti strumenti per fare quotazioni si integrano direttamente con gli strumenti di contabilità, consentendo la conversione automatica delle quotazioni in fatture.

Quali vantaggi porta un software per fare quotazioni?

• Aumento dell'efficienza: i software per fare quotazioni raccolgono e analizzano i dati provenienti da più fonti, tra cui database dei costi, e-mail, software CRM e progetti passati, per generare preventivi e creare proposte. Questi sistemi eliminano le transazioni in contanti, consentendo ai manager di trasferire e ricevere fondi online, mentre la dashboard e i moduli di reportistica consentono ai manager di monitorare le prestazioni aziendali e intraprendere azioni correttive. Tutte queste funzionalità si combinano per incrementare l'efficienza in tutta l'organizzazione.
• Maggior precisione: gli strumenti per fare quotazioni aiutano le organizzazioni a creare proposte automatizzate, riducendo la possibilità di casi di errore umano. Questi sistemi spesso includono molteplici strumenti per facilitare il processo di automazione, tra cui monitoraggio della posta elettronica, generatori di proposte e sistemi di monitoraggio dei costi, aiutando le aziende a creare rapidamente quotazioni e rispondere in modo celere alle richieste di proposta (Request For Proposals, RFP).
• Costruzione del marchio: gli strumenti per fare quotazioni consentono alle organizzazioni di inviare proposte che includono loghi, icone e colori specifici, in conformità alle linee guida del proprio marchio, per garantire che la propria attività sia sempre ben riconoscibile per i clienti. Una comunicazione coerente aiuta le organizzazioni a costruire il proprio marchio e far sì che questo venga ricordato facilmente.

Quali sono le funzionalità tipiche di uno strumento per fare quotazioni?

• Gestione dei contatti: creazione e manutenzione di un registro dei contatti.
• Creazione di quotazioni e proposte: creazione di proposte dall'aspetto professionale con il marchio aziendale e mantenimento di un archivio centrale di proposte precedenti.
• Integrazione con applicazioni di terze parti: integrazione con applicazioni correlate di terze parti (ad es. software CRM, software di automazione delle vendite, programmi per contabilità), per evitare di dover immettere i dati più volte migliorando così l'efficienza dei flussi di lavoro.
• Quotazioni automatizzate: creazione automatica di quotazioni per i clienti basate su diverse regole a seconda delle loro richieste, della disponibilità delle scorte e dei tassi di domanda e offerta.
• Gestione degli sconti: configurazione di regole per gli sconti in base all'importo e alla quantità.
• Gestione dei prezzi: creazione di prezzi basati su regole per le azioni e gestione dei prezzi in base ai cambiamenti della domanda.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare uno strumento per fare quotazioni?

• Integrazione con altre soluzioni: i professionisti hanno bisogno di uno strumento per fare quotazioni che possa integrarsi perfettamente con i software e strumenti tecnologici esistenti, per prevedere con precisione i costi e generare le quotazioni nella maniera più corretta. Un sistema per fare quotazioni deve essere in grado di trasferire e ricevere dati da soluzioni di terze parti, come sistemi per il calcolo dei costi, strumenti per la stima delle offerte, strumenti di analisi predittiva e soluzioni di dashboard. Per acquistare un software, è quindi importante selezionare una serie di soluzioni per fare quotazioni che si integrino con i sistemi esistenti.
• Implementazione su cloud economicamente sostenibile: il cloud computing ha trasformato il panorama tecnologico, con un numero sempre più alto di produttori che stanno spostando la propria infrastruttura software sul cloud. Adottando una distribuzione basata sul cloud, gli utenti possono ridurre le spese in conto capitale e ottenere una maggiore sicurezza delle risorse con un budget limitato. Per le piccole imprese che non dispongono di un budget considerevole da investire in questi software, è una buona idea selezionare un elenco di opzioni per il proprio software per fare quotazioni che non superino i vincoli di bilancio.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per fare quotazioni

• I bot conversazionali trasformeranno l'assistenza clienti: con l'adozione sempre più diffusa dei chatbot e delle tecnologie conversazionali, le regole da seguire per coinvolgere i clienti sono destinate a continuare a trasformarsi. Secondo una ricerca di Capterra, quasi sette piccole imprese su dieci stanno attualmente utilizzando tecnologie conversazionali o prevedono di utilizzarle entro i prossimi anni. Con la crescente popolarità dei bot conversazionali per l'assistenza clienti, è lecito aspettarsi che i produttori di strumenti per fare quotazioni si adeguino alla tendenza e inizino a offrire funzionalità di questo tipo.
• L'analisi predittiva e l'intelligenza artificiale (IA) miglioreranno i risultati: i progressi nella gestione e nelle tecnologie di elaborazione dei dati hanno consentito alle organizzazioni di creare algoritmi di apprendimento automatico che prevedono con precisione il costo dei beni venduti e le vendite previste. È quindi lecito aspettarsi che l'adozione di queste tecnologie cresca in futuro; secondo una ricerca di Capterra, infatti, il 50% delle aziende ha espresso interesse a implementare tecnologie di intelligenza artificiale nel corso dei prossimi anni.