Un software DAM (digital asset management) automatizza la gestione delle risorse multimediali come pubblicità, immagini dei prodotti, materiali collaterali di vendita, file audio e file video. Gli strumenti DAM consentono agli utenti di sviluppare, organizzare, distribuire e gestire le autorizzazioni di accesso alle risorse digitali in tutte le posizioni e i settori aziendali.

Quali vantaggi porta un software DAM?

• Ricerca più veloce di immagini e documenti: dato che la maggior parte delle aziende usa strumenti per lavorare con le proprie risorse multimediali (come editor grafici, strumenti di archiviazione su cloud, soluzioni di marketing e file desktop), può essere difficile organizzare e trovare le singole risorse. I sistemi DAM offrono un repository per le risorse multimediali e un portale per la ricerca combinata. Le soluzioni DAM consentono agli utenti di aggiungere tag personalizzabili a ogni risorsa, facilitando la ricerca per parole chiave per un'individuazione ancora più rapida.
• Gestione più facile di licenze e accordi utente: le risorse multimediali sono soggette a una serie di accordi di licenza, limitazioni di copyright e accordi utente. La gestione della conformità per ogni risorsa multimediale può essere estremamente gravosa. Un sistema DAM consente agli utenti di impostare date di scadenza per le risorse multimediali, aiutando le imprese a ridurre le istanze di violazione degli accordi utente.
• Strategie efficaci di riutilizzo dei contenuti: il riutilizzo dei contenuti, che aiuta gli utenti a migliorare la qualità delle risorse di contenuto e il ROI, richiede molto tempo. I responsabili del marketing dei contenuti devono ricercare risorse fra numerose fonti, trovare il contenuto da riutilizzare che funziona meglio e garantire che la versione più recente di ogni risorsa sia disponibile a chi produce i contenuti. Un sistema DAM offre diverse funzionalità per affrontare queste sfide, incluso il controllo delle versioni che offre ai responsabili del marketing la versione più recente di una risorsa. La funzionalità di analisi dei contenuti aiuta gli utenti a confrontare le prestazioni di diverse risorse e decidere quale sia meglio usare.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software DAM?

• Categorizzazione delle risorse: possibilità di contrassegnare e organizzare le risorse in cartelle e sottocartelle. Questa funzionalità, inoltre, aiuta gli utenti a definire la gerarchia dei file.
• Controllo delle risorse: caricamento, download o eliminazione di file. Gli utenti possono inoltre impostare date di scadenza per le risorse in base a licenze e accordi utente.
• Libreria delle risorse: archiviazione e organizzazione di tutte le risorse, incluse immagini, video e altri file multimediali.
• Condivisione di risorse: possibilità di concedere l'accesso ai file del sistema a individui o gruppi.
• Permessi e controllo degli accessi: definizione dei livelli di autorizzazione per l'accesso a file e cartelle specifici. I permessi di accesso includono lettura, modifica/scrittura o entrambi.
• Gestione dei metadati: gestione e tracciamento dei dati di riferimento, inclusi tag, titolo, commenti, data di creazione e dimensioni.
• Ricerca/Filtro: ricerca e filtrazione di elementi usando nomi, parole chiave, descrizioni e tag.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software DAM?

• Integrazione con piattaforme di marketing esistenti: per sfruttare al massimo un sistema DAM è necessario assicurarsi che si integri con l'ecosistema di strumenti di marketing della propria attività (ad es. software per campagne online, programmi per email marketing e software di marketing automation). Le soluzioni integrate consentono agli utenti di importare/esportare direttamente i file dalla libreria delle risorse di uno strumento DAM al proprio software di marketing, risparmiando il tempo e la fatica implicati da ricerca, download e caricamenti manuali.
• Analisi dei dati: nell'epoca delle decisioni basate sui dati, l'ampiezza delle funzionalità di analisi è diventata uno degli aspetti più importanti da prendere in considerazione nell'acquisto di qualsiasi soluzione software. Questa tendenza riguarda anche i software DAM. Esiste una serie di vantaggi legati all'analisi dei dati e correlati ai software DAM, inclusi report sul numero di download di contenuti e di ricerche per parole chiave. Questi report aiutano gli esperti di marketing a comprendere le tendenze di richiesta delle risorse e a prendere decisioni informate riguardo l'acquisto e la creazione di nuove risorse digitali.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software DAM

• Il machine learning darà un impulso all'automazione nei sistemi DAM: l'adozione del machine learning da parte delle PMI si sta diffondendo più velocemente che mai. Questa tecnologia sta trasformando tutti i mercati dei software e i software DAM non fanno eccezione. Gli algoritmi di machine learning aiutano le imprese ad automatizzare i processi di gestione dei metadati, identificando i tag in base agli attributi delle immagini, come colori e oggetti. Questo aumenta il numero di risultati di ricerca rilevanti e riduce il bisogno di ricerche con più variazioni di una parola chiave.
• Le esigenze di sicurezza dei dati e titolarità del contenuti promuoveranno l'adozione della blockchain nei software DAM: il numero sempre maggiore di attacchi informatici sta moltiplicando la domanda di protocolli di sicurezza dei dati più rigidi. Questo spinge anche i fornitori di software per PMI ad adottare le più recenti tecnologie di sicurezza IT, precedentemente disponibili solo a livello enterprise. La blockchain ne è un esempio: non solo protegge i sistemi DAM ma offre anche prova della titolarità dei documenti. Ad esempio, i contratti smart con tecnologia blockchain possono garantire che i diritti di proprietà/uso delle immagini siano trasferiti dai fotografi o dalle società di mass media all'acquirente.