Che cos'è sono le piattaforme EDI?

Una piattaforma EDI (Electronic Data Interchange, scambio di dati elettronici) è uno strumento che aiuta le aziende a scambiare dati e informazioni con i propri partner commerciali in un formato standardizzato, strutturato e paperless. I dati sono nella forma di documenti come ordini di acquisto, richieste di preventivi (Request For Quotation, RFQ), proposte e fatture. Ciascun tipo di documenti ha un layout e contenuti standardizzati, che mostrano in modo chiaro le informazioni e sono facilmente comprensibili da tutte le parti coinvolte.

Quali vantaggi porta una piattaforma EDI?

Un software EDI collega le società nell'attività di trasmettersi automaticamente a vicenda dati strutturati senza interventi manuali. Di seguito sono elencati alcuni dei vantaggi principali del software:

• Snellimento del processo: automatizzazione grazie al software EDI del processo di scambio dei documenti tra le principali parti interessate, portando a una consegna e a un trattamento delle informazioni più veloci. Questo aiuta a risparmiare molto tempo, che altrimenti verrebbe sprecato per il controllo manuale e la condivisione di documenti.
• Miglioramento del flusso di informazioni: l'invio e la ricezione di dati in formato strutturato eliminano l'immissione manuale di dati, le possibilità di dati non accurati e la perdita/il danneggiamento dei documenti. Il flusso di informazioni accurate aiuta le società a eseguire i propri processi senza problemi e a finire il lavoro in tempo.
• Risparmio sui costi: tutte le transazioni sul software sono elettroniche, eliminando il costo di stampa, archiviazione, riproduzione, memorizzazione e spedizione. Il software EDI può risparmiare alle aziende le pesanti sanzioni inflitte in caso di perdita di documenti cartacei fondamentali. Aiuta anche a evitare eventuali discussioni che potrebbero nascere tra partner a causa di una grafia illeggibile.

Quali sono le funzionalità tipiche di una piattaforme EDI?

• Capacità AS2: trasporto dei dati tra due server via internet, usando certificati digitali e tecniche di crittografia per proteggere i dati.
• Traduzione dei formati dei dati: traduzione dei formati EDI codificati in formati lavorabili, che possono essere modificati dagli utenti.
• Diversi formati di messaggistica: comunicazione dei messaggi in diversi formati, inclusi standard specifici come EDIFACT, HL7 e X12.
• Allarmi e notifiche: impostazione di allarmi per attività cardine e attività fondamentali e ricezione di notifiche istantanee via e-mail o messaggio di testo.
• Supporto al database: supporto a trasferimento ed estrazione di dati in vari database, come MySQL e Oracle.
• Archiviazione dei documenti: compressione e archiviazione di documenti usati raramente in un repository per consultazione futura.
• Gestione delle eccezioni: creazione di flussi di lavoro basati su regole per gestire le transazioni EDI non conformi.
• Integrazione di terze parti: connessione dell'applicazione con strumenti di terze parti già esistenti per migliorare lo scambio di dati.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software EDI?

• EDI interno o in outsourcing: i software EDI possono essere costosi per alcune attività di piccole e medie dimensioni, poiché richiedono personale IT dedicato per funzionare in modo efficiente. Gli EDI gestiti o in outsourcing sono un concetto nuovo ed emergente in questo spazio. Un provider di servizi EDI gestiti richiede una tariffa di base iniziale, quindi un prezzo nominale in base al numero di documenti da condividere. Il modello è adatto a piccole aziende che condividono solo alcuni documenti al giorno. È consigliato valutare le proprie esigenze di EDI attuali e future prima di decidere se affidarlo in outsourcing a terze parti.
• Livello di integrazione: il software EDI deve interagire con altri software per importare/esportare dati. È opportuno controllare con il fornitore se la soluzione si integri con i sistemi della società e dei propri partner commerciali. La soluzione dovrebbe anche essere sufficientemente flessibile da integrarsi con eventuali future applicazioni che si intende usare.
• Standard di sicurezza dei dati: il software EDI viene comunemente usato per trasferire documenti sensibili tra società. Per questo è fondamentale valutare gli standard di sicurezza del fornitore. È opportuno assicurarsi che il software aderisca agli standard di sicurezza più recenti e crittografi i dati durante il transito e quando inattivi.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software EDI

• Sanità e logistica saranno leader nell'implementazione EDI: Wayne Marshall, VP of Professional Services and ISO, EDI Staffing, ritiene che EDI diventerà una costante. Fa notare che EDI continua a crescere anche a 40 anni dal suo lancio e sarà prevalente nei settori sanitario e della logistica. È probabile che il mercato EDI continui a crescere nei prossimi anni.
• Richiesta di EDI tra le piccole aziende crescerà: fino a qualche anno fa, le piccole imprese erano costrette a implementare costosi strumenti EDI per soddisfare i requisiti dei propri partner enterprise. Ma grazie al software EDI basato sul modello SaaS, le piccole e medie imprese possono soddisfare i requisiti di scambio di dati senza sforare il budget. Questo software non solo è economico, ma offre diversi vantaggi, come un investimento in infrastrutture e un backup dei dati 24/7 ridotti. Infatti, le aziende segnalano una qualità e un'affidabilità migliorata nello scambio di dati, così come costi minori dopo la migrazione della propria soluzione EDI interna al modello SaaS.