Un software per firma digitale (detto anche software di firma elettronica e/o e-signature) offre l'acquisizione della firma sicura attraverso la crittografia. Questi sistemi consentono agli utenti di allegare elettronicamente l'immagine di una firma a un documento. Le soluzioni per firma digitale verificano l'identità del firmatario e velocizzano il processo generale di firma dei documenti.

Quali vantaggi porta un software per firma digitale?

• Efficienza del flusso di lavoro di firma: la gestione manuale del flusso di lavoro di firma dei documenti può richiedere diverso tempo. I metodi manuali richiedono l'individuazione delle diverse persone che devono firmare un documento e spesso impongono agli utenti di far passare manualmente il documento da un firmatario a un altro. Le soluzioni per firma digitale consentono agli utenti di progettare un flusso di lavoro usando diverse logiche di indirizzamento, come quella in parallelo (più firmatari firmano in un ordine non specifico), in serie (più firmatari firmano in un ordine specifico) e mista (combinazione di metodi in serie e in parallelo). Gli utenti possono tenere traccia anche dello status in tempo reale delle firme necessarie in una dashboard.
• Agevolazione della conformità agli standard e ai requisiti dei documenti: a seconda del tipo, le imprese devono assicurarsi che i documenti soddisfino certi standard/requisiti e includano (tra le altre cose) watermark, certificati di completamento e divulgazione delle firme. La non conformità può risultare nel ripudio di un contratto. Un programma per firma digitale facilita la conformità applicando questi standard al punto d'uso. Ad esempio, le soluzioni per firma digitale generano automaticamente certificati di completamento non appena viene completata una transazione. Alcune soluzioni offrono anche la tracciabilità dei dati, con registrazione delle attività dei documenti dall'inizio alla fine (inclusi inoltro, stampa, firma e rifiuto di un firmatario).
• Chiusura più veloce delle trattative: gestire flussi di lavoro di firma cartacei richiede una quantità significativa di tempo per recapitare fisicamente il documento da un firmatario a un altro e la quantità di lavoro di follow-up può essere importante. Il processo è ancora più complicato se i documenti vanno recapitati da un Paese o una città a un altro/a. I programmi per firma digitale semplificano questo processo, consentendo agli utenti di firmare i documenti elettronicamente usando diversi metodi di verifica, consentendo transazioni e chiusura degli accordi più rapidi.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per firma digitale?

• Autenticazione: possibilità di determinare e verificare l'identità dei firmatari e la loro firma via e-mail, SMS, telefonata, profili sui social media e acquisizione dei dati di geolocalizzazione.
• Firma elettronica: possibilità di firmare documenti all'interno del sistema software e assicurarsi che solo il destinatario richiesto/previsto firmi il documento.
• Tracciabilità dei dati: possibilità di tracciare e gestire le modifiche ai documenti, visualizzare data e ora di modifica e confermare tutti i cambi di proprietà dei documenti.
• Firma per dispositivi mobili: acquisizione di firme attraverso dispositivi mobili o interfacce basate sul web.
• Firma multipla: condivisione di documenti con diversi utenti e raccolta di diverse firme con modalità in serie, in parallelo o mista.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per firma digitale?

• Metodi di autenticazione: ciò che rende sicuri i programmi per firma digitale sono i metodi di autenticazione. Tali soluzioni offrono diversi metodi di autenticazione come e-mail, codici di accesso, telefono e profili sui social media. Alcuni prodotti offrono anche la verifica della geolocalizzazione, che acquisisce le coordinate GPS del punto di firma e convalida i firmatari in base alla posizione. Gli acquirenti di programmi per firma digitale dovrebbero determinare le proprie politiche ed esigenze di autenticazione ed restringere la scelta dei prodotti di conseguenza.
• App per dispositivi mobili: le applicazioni per dispositivi mobili stanno diventando una necessità man mano che le imprese continuano ad assemblare forze lavoro mobili. Tali app consentono agli utenti di eseguire diverse attività anche in viaggio, lavorando in modo molto più veloce ed efficiente. Le soluzioni per firma digitale mobili consentono agli utenti di scattare foto di documenti e contratti fisici, convertirle in PDF e assegnarle istantaneamente ai firmatari. I firmatari possono vedere i documenti da firmare e completare il processo all'interno dell'app per dispositivi mobili. Le imprese che hanno o stanno assemblando una forza lavoro mobile dovrebbero valutare prodotti che includono questa funzionalità.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per firma digitale

• Le tecnologie indossabili stanno entrando nel mercato delle firme digitali: a causa di un maggior rischio di frodi basate sulle firme, le imprese stanno cercando soluzioni per firma digitale più sicure. Una di queste è l'utilizzo delle tecnologie indossabili. I fornitori di software hanno iniziato a produrre chip intelligenti contenenti chiavi crittografiche e a incorporarli in dispositivi indossabili. Una volta collegati a dispositivi mobili via Bluetooth, questi chip servono come prova dell'identità del firmatario. Dato che l'adozione di dispositivi indossabili è in aumento tra le piccole imprese, è lecito aspettarsi che la popolarità di questo metodo di identificazione cresca nei prossimi cinque anni.
• La blockchain è il futuro dei programmi per firma digitale: la richiesta di protocolli di sicurezza più solidi sta dando una spinta anche all'adozione della tecnologia della blockchain. I programmi per firma digitale con tecnologia blockchain usano le chiavi pubbliche e private dei firmatari per autenticare i contratti. Le frodi vengono ridotte in modo significativo, poiché tutte le informazioni associate alle transazioni sono disponibili su una rete pubblicamente distribuita, in cui diverse entità autenticano le firme.