Che cosa sono i programmi per turni di lavoro?

I programmi per turni di lavoro aiutano le piccole imprese a organizzare e gestire i turni di lavoro del personale. Queste soluzioni offrono agli utenti la possibilità di visualizzare i turni uno accanto all'altro, facilitando l'assegnazione o il trasferimento delle attività in base alla disponibilità dei dipendenti.

In aggiunta, queste soluzioni consentono ai dipendenti di visualizzare i propri turni, oltre alla pianificazione generale del proprio team, in tempo reale e di apportare modifiche tramite un'interfaccia dedicata alla pianificazione.

Quali vantaggi porta un programma per turni di lavoro?

• Pianificazione più rapida dei turni di lavoro: la pianificazione manuale dei turni di lavoro è un processo che richiede tempo e che comporta l'immissione di una quantità significativa di dati, oltre alla necessità di dover procedere manualmente alle richieste riguardo la disponibilità. Gli strumenti per turni di lavoro includono funzionalità che eliminano queste attività manuali e aiutano i dirigenti a pianificare gli orari dei dipendenti in modo efficiente. Ad esempio, queste soluzioni memorizzano le informazioni relative alle ferie e assicurano che ai dipendenti non vengano assegnati turni di lavoro mentre sono in vacanza. Inoltre, includono modelli di pianificazione personalizzabili, in modo che gli utenti non debbano ricominciare da zero ogni volta che creano un nuovo calendario dei turni.
• Gestione efficiente dei cambi di turno: i programmi per turni di lavoro aiutano inoltre gli utenti a gestire in modo efficiente i cambi di turno. In caso di assenze impreviste, questi sistemi informano i manager delle modifiche da apportare alla programmazione del personale e forniscono un elenco dei membri del team disponibili, per aiutare a trovare un dipendente che possa coprire il turno lasciato scoperto. Alcuni strumenti per turni di lavoro offrono anche funzionalità per dispositivi mobili, che consentono ai manager di gestire questo processo in qualsiasi momento e luogo.
• Rispetto delle direttive sul diritto del lavoro: gli strumenti per turni di lavoro forniscono agli utenti report in tempo reale sugli orari programmati, calcolano con precisione gli straordinari e aiutano a garantire che i pagamenti degli straordinari siano conformi agli standard di legge.

Quali sono le funzionalità tipiche di un programma per turni di lavoro?

• Gestione del calendario: compilazione dei calendari dei dipendenti in base ai loro programmi di lavoro. I calendari vengono aggiornati in tempo reale, in linea con le modifiche nella pianificazione.
• Database dei dipendenti: registrazione di informazioni sui dipendenti come dati demografici, disponibilità e ruolo all'interno di una gerarchia organizzativa.
• Cambio dei turni: gestione delle richieste di cambio dei turni in base alla disponibilità dei dipendenti. Alcuni programmi per turni di lavoro forniscono anche un portale per l'invio di richieste di cambio dei turni.
• Registrazione delle presenze: registrazione degli orari di entrata e di uscita dei dipendenti. Queste informazioni vengono utilizzate per calcolare i salari in base al numero di ore di lavoro e agli straordinari.
• Tracciamento di ferie e permessi: tracciamento e gestione delle richieste di permesso e dei periodi di ferie.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un programma per turni di lavoro?

• Analisi dei dati e creazione di report: i software per turni di lavoro aiutano i manager a ottimizzare i processi di pianificazione. Questi sistemi forniscono report che possono aiutare le piccole imprese a definire le proprie strategie di gestione dei dipendenti. Ad esempio, i report sulla durata dei turni possono aiutare a ridurre il ricorso agli straordinari, consentendo ai manager di monitorare in modo efficiente il carico di lavoro dei dipendenti in tempo reale. I report sui carichi di lavoro possono anche aiutare i manager a prendere decisioni relative alle assunzioni. Le piccole imprese dovrebbero valutare la funzionalità di reporting dei vari prodotti prima di procedere all'acquisto.
• Accesso da dispositivi mobili: a causa della crescente tendenza alla mobilizzazione della forza lavoro tra le piccole imprese, le app per dispositivi mobili stanno diventando un elemento essenziale delle operazioni aziendali. Questa tendenza ha un impatto rilevante sulla domanda di applicazioni per dispositivi mobili nel mercato dei programmi per turni di lavoro. Sia i manager che i dipendenti possono trarre vantaggio dall'utilizzo di queste app. Ad esempio, i dipendenti possono avvisare i manager se non sono disponibili, consentendo loro di apportare le dovute modifiche ai piani di lavoro nel minor tempo possibile. Le app consentono inoltre ai dipendenti di visualizzare i propri orari quando lavorano da remoto. Per le aziende che si avvalgono o prevedono di avvalersi di una forza lavoro mobile, è opportuno selezionare prodotti che offrano app e funzionalità per dispositivi mobili.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai programmi per turni di lavoro

• L'intelligenza artificiale è la prossima grande novità nel mercato dei programmi per turni di lavoro: l'IA è una tecnologia in crescita per le piccole imprese, che aiuta a migliorare l'efficienza in tutte le diverse aree aziendali. La pianificazione ottimizzata è una di quelle aree in cui l'IA può essere di grande aiuto. Le piccole imprese sanno che un numero eccessivo di dipendenti comporta una riduzione della produttività, mentre un numero non sufficiente risulta in un aumento dei costi. Gli algoritmi basati sull'intelligenza artificiale consentono ai software per turni di lavoro di pianificare i turni dell'azienda in maniera ottimale, basandosi su criteri come gli orari dei turni, le ferie accumulate e le priorità dei progetti.
• I chatbot saranno in grado di ricevere le richieste di base dei dipendenti relative ai turni di lavoro: la popolarità dei chatbot nel mondo delle piccole imprese è in crescita. Secondo una ricerca di Capterra, il 68% delle piccole imprese utilizza chatbot o prevede di implementarli nel corso del 2020. I chatbot hanno già fatto il loro ingresso nel mondo della programmazione dei turni di lavoro. Molte aziende hanno iniziato a sviluppare chatbot in grado di rispondere alle richieste di base relative ai turni di lavoro. Un esempio sono i chatbot che gestiscono le richieste di congedo per malattia, ponendo ai dipendenti una serie di domande e inoltrando le informazioni ai manager per l'approvazione.