Che cos'è un software per la pianificazione degli appuntamenti?

I software per la pianificazione degli appuntamenti consentono alle aziende e ai professionisti di semplificare le prenotazioni e li aiutano a pianificare tutti gli appuntamenti con il personale, i clienti, i pazienti o altro. Questi programmi consentono alle aziende di inviare promemoria per ridurre al minimo gli appuntamenti mancati e gli annullamenti dell'ultimo minuto. Aiutano inoltre le aziende a evitare problemi come prenotazioni doppie e overbooking, fornendo una visione d'insieme in tempo reale degli orari degli appuntamenti.

Quali vantaggi porta un software per la pianificazione degli appuntamenti?

• Riduzione di appuntamenti mancati e buchi fra le prenotazioni: i software per la pianificazione degli appuntamenti tengono traccia degli appuntamenti in programma e inviano promemoria ai clienti e ai fornitori di servizi. In questo modo, ricordano per tempo le visite alle persone interessate, riducendo al minimo gli appuntamenti mancati. Utilizzando funzionalità di comunicazione integrate, i clienti possono anche riprogrammare i propri appuntamenti e informare preventivamente il fornitore di servizi (tramite SMS o e-mail) qualora non siano in grado di presentarsi all'orario stabilito.
• Vantaggi della prenotazione tramite più canali: a differenza dei tradizionali metodi di pianificazione degli appuntamenti, che prevedono prenotazioni al telefono o di persona, i software per la pianificazione degli appuntamenti offrono una grande flessibilità in termini di scelta della modalità di prenotazione. I clienti possono prendere appuntamenti al telefono, tramite applicazioni per dispositivi mobili oppure attraverso portali on-line e agenzie terze. Questo aiuta ad attirare clienti/pazienti da più canali e a offrire una migliore esperienza all'utente.
• Organizzazione efficiente del personale: la maggior parte dei software per la pianificazione degli appuntamenti consente alle aziende di monitorare anche il calendario del personale, permettendo di organizzare e assegnare i turni, di monitorare le presenze e di seguire e gestire le attività quotidiane senza costi aggiuntivi.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software per la pianificazione degli appuntamenti?

• Promemoria degli appuntamenti: impostazione di promemoria automatizzati per clienti e fornitori di servizi, per ricordare piani, pagamenti e/o cambi di programma prima di una visita.
• Prenotazione online: prenotazione degli appuntamenti per i clienti attraverso portali di prenotazione online, app per dispositivi mobili, chioschi multimediali e altro. I clienti possono anche vedere quali fasce orarie sono disponibili e prenotare in maniera autonoma.
• Calendario automatizzato: possibilità di verificare la disponibilità del personale in tempo reale e pianificare turni in base ai ruoli, all'anzianità, alle preferenze e altro.
• Sincronizzazione del calendario: sincronizzazione dei dati delle prenotazioni dei clienti e del calendario degli appuntamenti con sistemi basati sul cloud come Google Calendar, Outlook e iCal.
• Appuntamenti ricorrenti: pianificazione degli appuntamenti che si ripetono a intervalli regolari per un determinato periodo di tempo, in modo che i clienti non debbano prenotare più volte.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software per la pianificazione degli appuntamenti?

• Ricerca le funzionalità che soddisfano i bisogni specifici della tua azienda: i software per la pianificazione degli appuntamenti sono rivolti a imprese di ogni dimensione e gli strumenti che offrono variano a seconda del tipo di utente. Mentre i singoli in genere desiderano semplicemente programmare gli appuntamenti e tenerne traccia, le piccole e medie imprese hanno bisogno di pianificare e gestire le prenotazioni, gli appuntamenti e il personale in modo efficiente. Alle grandi aziende invece spesso serve un sistema che includa varie funzionalità, tra cui: pianificazione degli appuntamenti e del personale, monitoraggio dei tempi, promemoria delle riunioni, appuntamenti ricorrenti, fidelizzazione dei clienti e funzionalità multitasking. Per acquistare un software per la pianificazione degli appuntamenti, è buona prassi identificare i requisiti chiave per la tua attività e scegliere in base a tali esigenze specifiche.
• Soluzioni orientate a mercati specifici: la maggior parte dei software per la pianificazione degli appuntamenti può essere usata da aziende di ogni tipo, ma alcune soluzioni sono rivolte a settori particolari come la sanità, il settore alberghiero e i centri benessere. Per le tue decisioni di acquisto, è meglio dare la precedenza a soluzioni specifiche per il tuo settore rispetto a un software generico (se in linea con le tue esigenze software). In questo modo, potrai avere a disposizione una serie di modelli pronti all'uso e campi personalizzati ottimizzati per il tuo tipo di attività, facilitando inoltre la conformità alle normative del settore.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software per la pianificazione degli appuntamenti

• Aumento dei bot per la prenotazione di appuntamenti: produttori come SoBo Bot e botsplash hanno iniziato a offrire chatbot integrabili nel sito web di un'azienda, in Facebook Messenger o in app di messaggistica come WhatsApp. Questi chatbot, combinati con l'intelligenza artificiale, stanno cambiando il volto della comunicazione tecnologica nell'ambito della pianificazione, interagendo con i clienti tramite messaggi di testo e vocali e ricevendo/approvando le richieste di prenotazione senza dover coinvolgere il personale. Capterra ha scoperto che circa il 68% delle PMI già si avvale o prevede di avvalersi entro i prossimi due anni di tecnologie di interfaccia utente che simulano l'interazione con un essere umano.
• Le soluzioni per la pianificazione degli appuntamenti multicanale sono la porta d'accesso a un'esperienza cliente eccezionale: la prenotazione del primo appuntamento è, in molti casi, il primo contatto diretto tra un'azienda e il suo cliente. Offrire una strategia multi-canale per le prenotazioni può migliorare l'esperienza del cliente e far crescere le possibilità che le parti interessate finiscano per fissare un appuntamento. Un numero crescente di aziende ha iniziato a riconoscere questi vantaggi, impegnandosi per offrire al cliente una migliore esperienza sin dall'inizio.
• Crescita della pianificazione degli appuntamenti basata sulle app per dispositivi mobili: secondo una ricerca pubblicata da eMarketer nel 2018, gli adulti negli Stati Uniti trascorrono in media tre ore e 35 minuti al giorno sul proprio telefono cellulare. Il 90% di questo tempo è dedicato all'uso di app per dispositivi mobili. Ciò significa che sempre più clienti potenziali negli Stati Uniti mostrano una chiara preferenza per le aziende e i fornitori che offrono opzioni di pianificazione degli appuntamenti basate su app mobili.