Una piattaforma webinar consente alle aziende di tenere presentazioni audio e video online. Le presentazioni possono essere interattive e dal vivo o registrate in precedenza. Le piattaforme webinar possono essere utilizzate per la formazione degli impiegati, per informare gli azionisti, promuovere prodotti e servizi e collaborare a progetti con partner fuori sede. Le soluzioni webinar sono un modo efficace ed efficiente per interagire visivamente e in tempo reale con collaboratori interni ed esterni.

Gli strumenti webinar aiutano i team a:

• Formare dipendenti e rappresentanti autorizzati
• Lavorare con collaboratori da remoto o fuori sede
• Presentare progetti di vendita ai clienti
• Registrare le presentazioni per poterle utilizzare nuovamente in futuro
• Condividere i contenuti dello schermo del proprio computer con tutti i partecipanti

Quali vantaggi porta una piattaforma webinar?

• Presentazioni efficaci e affidabili per gruppi di grandi dimensioni: le soluzioni webinar possono trasmettere l'audio di un sistema di altoparlanti in streaming, mostrare video, visualizzare diapositive, raccogliere le domande dei partecipanti, ospitare servizi di chat, tenere traccia dei dati analitici ed eseguire altre funzioni per gruppi numerosi. Ogni presentazione può essere registrata e archiviata per uso futuro, con un ritorno sugli investimenti notevole per le organizzazioni che si occupano della formazione dei propri collaboratori.
• Connessione con i clienti per le vendite: un incontro faccia a faccia con una chat video può essere più convincente di una telefonata, consentendo ai venditori di sviluppare un rapporto più forte con i clienti esistenti e potenziali.
• Strumenti efficaci per i lavoratori fuori sede: le piattaforme webinar consentono ai dipendenti da remoto di partecipare alle riunioni e contribuire alle decisioni del team in modo più dinamico rispetto alle teleconferenze, migliorandone il coinvolgimento. Inoltre, chi gestisce la riunione può tenere traccia della partecipazione e personalizzare i feedback rivolti ai partecipanti usando la chat privata.
• Connettività affidabile durante i viaggi di lavoro: le organizzazioni possono creare appuntamenti webinar ricorrenti, in modo che i dipendenti esterni abbiano un modo affidabile per partecipare. Questo approccio elimina la necessità di creare inviti specifici per le riunioni. Le applicazioni webinar per dispositivi mobili rendono più semplice per i lavoratori in viaggio connettersi da aeroporti, hotel e altre località.

Quali sono le funzionalità tipiche di una piattaforma webinar?

• Condivisione dello schermo: possibilità per gli utenti di condividere i contenuti sul proprio schermo durante una presentazione.
• Live chat: possibilità per i partecipanti di comunicare in tempo reale usando la chat.
• Gestione degli eventi: gestione di elenchi di partecipanti, presenze e annullamenti.
• Domande e risposte: possibilità di rispondere alle domande dei partecipanti pubblicamente o in privato.
• Branding: personalizzazione di logo e immagini sui materiali dei webinar.
• Votazioni e sondaggi: creazione di sondaggi rapidi per coinvolgere i partecipanti.
• Registrazione: possibilità di registrare e archiviare ogni presentazione per uso futuro.

La directory di piattaforme webinar permette di effettuare ricerche applicando filtri in base alle caratteristiche che servono alla propria azienda, così da restringere i risultati di ricerca.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare una piattaforma webinar?

• Scalabilità: le soluzioni webinar presentano spesso limiti di natura tecnica relativamente al numero di persone che possono prendere parte a un evento contemporaneamente. Tendono anche a offrire diversi livelli di prezzo in base al numero dei possibili partecipanti. È una buona idea stimare quanti saranno i partecipanti agli eventi organizzati ora e in futuro prima di scegliere una piattaforma webinar.
• Facilità di accesso: alcune piattaforme webinar offrono una maggiore facilità di accesso rispetto ad altre. Il sistema richiede agli utenti di scaricare un'app? È necessario creare un account? Questi ostacoli rendono più complicata l'esperienza dell'utente. È consigliabile prendere in considerazione il livello di adozione degli utenti quando si acquista una piattaforma webinar.
• Solidità della crittografia: alcuni strumenti webinar offrono funzioni di crittografia end-to-end integrata. Queste funzioni proteggono la privacy e i dati aziendali. La crittografia è particolarmente importante nei settori dell'assistenza sanitaria e dei servizi finanziari.

Alcuni dei trend più rilevanti legati alle piattaforme webinar

• La tecnologia indossabile faciliterà la partecipazione ai webinar da qualsiasi luogo: la popolarità degli smartwatch è in crescita costante. Secondo una ricerca effettuata da Capterra, il 54% delle piccole imprese prevede di incorporare l'uso di tecnologie indossabili entro i prossimi due anni. Moltissimi utenti utilizzano già gli smartwatch per ascoltare musica e podcast, fare telefonate e altre attività. Le app per webinar seguiranno a ruota. I principali fornitori di servizi di webinar offrono già app di base per smartwatch e saranno seguiti da altri operatori del settore. Gli utenti possono ascoltare l'audio dei webinar, visualizzare le diapositive e parlare con il gruppo direttamente attraverso i propri orologi. Al momento, l'esperienza è limitata rispetto ad altre classi di dispositivi, ma gli appassionati di smartwatch potranno presto apprezzare la flessibilità data dall'uso dei propri orologi se lo desiderano.

Gartner ha condotto un'indagine sulle tendenze tecniche delle piccole imprese tra aprile e maggio 2017, con un campione di 699 PMI con sede negli Stati Uniti, con oltre 10 dipendenti e un fatturato annuo inferiore a 100 milioni di dollari. L'indagine non comprendeva organizzazioni non profit. I rispondenti ricoprono ruoli decisionali o hanno un'influenza significativa sulle decisioni relative all'acquisto di tecnologie per la propria organizzazione.