Che cos'è un software ERP?

I software ERP sono delle suite integrate di applicazioni che aiutano le aziende a gestire operazioni chiave come contabilità, vendite e acquisti, relazioni con i clienti, inventario e risorse umane. A differenza di altre soluzioni pensate per flussi di lavoro specifici, i sistemi ERP sono soluzioni di carattere generale ed esaustivo e offrono una vasta gamma di funzionalità per soddisfare le esigenze di un'intera organizzazione. I gestionali ERP creano collegamenti tra diversi dipartimenti, ottimizzando il flusso dei dati e accelerando il processo decisionale generale.

Quali sono i vantaggi di un software ERP?

• Visibilità completa delle attività con una migliore collaborazione: i software ERP offrono completa visibilità per quanto riguarda gli aspetti più importanti di un'attività, fornendo ai dirigenti una finestra unica dalla quale possono monitorare sia i dati dei singoli dipartimenti sia quelli a livello aziendale. Un sistema ERP unico facilita una migliore comunicazione e collaborazione tra le parti interessate in diversi dipartimenti, il che aiuta l'azienda e i team a completare qualsiasi attività in modo efficiente e senza intoppi.
• Flussi di lavoro più efficienti: un software gestionale ERP riduce la necessità di ripetere il processo di immissione dei dati in diversi punti di contatto tra i dipartimenti. Una volta inseriti, i dati rimangono all'interno del sistema e sono accessibili a tutti gli utenti. Man mano che i prodotti o i servizi si spostano lungo la catena logistica, i dati vengono automaticamente aggiornati per il dipartimento successivo, senza che siano necessari ulteriori attività di inserimento dei dati. Questo consente di risparmiare tempo in generale e migliora l'efficienza del flusso di lavoro.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software ERP?

• Gestione dello stock: monitoraggio delle quantità di scorte interne e gestione degli ordini per evitare l'esaurimento delle scorte e garantire un funzionamento regolare della catena logistica.
• Gestione finanziaria: raccolta dei dati finanziari di un'organizzazione e generazione di rapporti completi come registri generali, bilanci e resoconti finanziari.
• Gestione delle risorse umane: mantenimento di un database completo dei dipendenti e gestione dei processi principali delle risorse umane, come reclutamento, assunzioni, buste paga, formazione e sviluppo.
• Creazione di report/analisi: analisi di vari flussi di lavoro, monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e generazione di una serie di relazioni per supportare la conformità normativa e aiutare i dirigenti durante il processo decisionale.
• Gestione del magazzino: gestione delle operazioni di base del magazzino, come il movimento dello stock o il posizionamento e il riordino degli articoli all'interno di un magazzino.
• CRM: registrazione delle informazioni sui clienti, inclusi nomi e numeri di recapito, in un database organizzato e centralizzato.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software ERP?

• Elaborazione di una strategia ERP ben definita prima di investire in software ERP: i software ERP sono soluzioni generali che spesso includono diversi moduli e servizi integrati per più dipartimenti, uniti in un unico sistema. La maggior parte delle aziende non ha una chiara strategia di implementazione del sistema ERP e finisce per svilupparne una in base a decisioni prese in precedenza, o si affida al proprio team IT per definire i requisiti di pianificazione delle risorse d'impresa, senza considerare le esigenze di altre parti interessate. Questo può comportare un'implementazione di gestionali ERP non adatti alle proprie esigenze o investimenti in software troppo tecnici e complessi per essere utilizzati dai propri dipendenti. Per evitare ciò, è consigliabile consultare le parti interessate di tutti i dipartimenti pertinenti durante la progettazione della propria strategia ERP e creare un elenco di software che soddisfino tali esigenze.
• Soluzioni ERP specifiche o generiche: al giorno d'oggi, molti produttori offrono soluzioni ERP specifiche per un determinato settore (ad es. software ERP per l'edilizia, software ERP per la produzione, software ERP per l'abbigliamento, software ERP per l'istruzione). È buona prassi, se possibile, dare la priorità alle soluzioni di gestionali ERP create per il proprio settore specifico, piuttosto che investire in una soluzione generica personalizzabile per qualsiasi settore. Una soluzione specifica può aiutare a rispettare gli standard del settore e creare flussi di lavoro basati su modelli approvati, che aiutano a ridurre al minimo il tasso di errore.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software ERP

• L'internet delle cose (IoT) e l'intelligenza artificiale (IA) trasformeranno i software ERP: i software ERP tradizionali richiedono l'inserimento manuale dei dati in corrispondenza di vari punti di contatto nella catena logistica. Nei prossimi anni è lecito aspettarsi che soluzioni ERP sempre più moderne includano funzionalità IA e IoT, che raccolgono automaticamente i dati dai dispositivi IoT collegati a strumenti, veicoli e attrezzature. Dati come posizione, utilizzo e prestazioni del dispositivo potranno essere ricavati direttamente dal sistema ERP, senza doverli inserire manualmente. In questo modo, le soluzioni ERP compatibili con l'IA potranno fornire una maggiore trasparenza e una visione avanzata delle nuove aree di crescita, aiutare a migliorare i flussi di lavoro esistenti e ridurre gli errori.
• Si parla sempre più di ERP per dispositivi mobili: in quasi tutte le aree del mondo degli affari, così come della vita privata, gli utenti dipendono dai propri dispositivi mobili. Di conseguenza, sempre più sviluppatori di sistemi di pianificazione delle risorse d'impresa offrono sistemi ERP basati su dispositivi mobili e/o funzionalità mobile tramite app dedicate, che funzionano con i loro prodotti. Con l'aumento della forza lavoro mobile in tutti i settori, anche la domanda di software ERP basati su dispositivi mobili è destinata a crescere.