5 miti da sfatare sull’efficacia del lavoro in ufficio

Pubblicato il giorno 17/5/2021 da Andrew Conrad, Amanda Kennedy e Chiara Casse

In questo articolo ti guideremo attraverso alcuni miti comuni sull’efficacia del lavoro in ufficio e ti forniremo alcune indicazioni per fare in modo che i tuoi dipendenti siano più produttivi.

5 miti da sfatare sull’efficacia del lavoro in ufficio

Ammettiamolo: Internet è imbattibile per quanto riguarda i meme esilaranti, ma non lo è altrettanto nell’ambito delle informazioni concise e attendibili.

Nonostante il consenso sui meme divertenti sia universale, non si può dire altrettanto sui software di produttività e su come rendere il tuo team più efficiente. Idee, strategie e raccomandazioni contrastanti non mancano di certo.

Se sei leader o project manager di un’azienda di piccole dimensioni, dovrai disporre di informazioni attendibili su ciò che funziona e ciò che non funziona nel tuo ambiente di lavoro, indipendentemente dal fatto che i tuoi dipendenti lavorino totalmente da remoto, in ufficio o abbiano adottato una modalità ibrida.

In questo articolo, osserveremo più da vicino alcuni miti comuni sull’efficacia dell’ambiente di lavoro e il modo in cui essi possano essere facilmente sfatati. Parleremo inoltre del migliore approccio da adottare per ridurre le distrazioni in ufficio e creare un ambiente di lavoro efficace.

Mito #1: negli open office la produttività si moltiplica

Il mito:

È sufficiente collocare dei laptop su dei lunghi tavoli per risparmiare notevoli somme di denaro e avere delle api operaie al posto dei dipendenti. La prossima startup di successo a fatturare milioni di euro sarà sicuramente la tua!

La realtà:

I luoghi di lavoro più produttivi sono caratterizzati sia da aree open space per promuovere la collaborazione che da spazi privati per attività che richiedono maggiore concentrazione. Inoltre, gli effetti del COVID-19 hanno dimostrato che gli open office non sono la soluzione ideale per quanto riguarda la tutela della salute dei dipendenti.

Inoltre, in base a uno studio pubblicato nel 2019 dall’ Harvard Business Review (in inglese), con il passaggio agli open office da parte delle aziende, le riunioni faccia a faccia sono in realtà diminuite del 70%. Invece di registrare un aumento della comunicazione e della collaborazione efficaci, le planimetrie degli open office ne hanno invece contribuito alla riduzione, a favore della comunicazione elettronica.

Il nostro consiglio: 

C’è una felice via di mezzo tra i maghi dell’informatica che scrivono codici nel contesto utopico di Silicon Valley e i lavoratori alla Fantozzi costretti a orari interminabili nei propri cubicoli.

I dipendenti tendono a prediligere gli spazi privati quando hanno bisogno di concentrazione e gli open space quando invece il loro lavoro necessita di comunicazione e collaborazione.

In breve: per il lavoro in ufficio, la tua azienda avrà bisogno di entrambe le opzioni.

Anche in seguito al COVID-19, potrai continuare a mantenere tavoli e file di scrivanie, purché siano ben distribuiti e distanziati tra loro. Ti consigliamo inoltre di collocare dei pannelli divisori e adibire alcune sale ad attività che richiedono maggior concentrazione, in modo da garantire la produttività e tutelare la salute e la sicurezza dei tuoi dipendenti. Se lo spazio del tuo ufficio non è abbastanza grande da consentire un numero sufficiente di queste sale, un’ottima soluzione è rappresentata dallo smart working.

Mito #2: i lavoratori da remoto si concentrano di meno

Il mito:

I lavoratori da remoto se ne stanno seduti tutto il giorno in pigiama a guardare la tv invece di lavorare.

La realtà:

Uno studio pubblicato da Capterra, ha rilevato che il 67% dei dipendenti non ritiene che il lavoro da remoto abbia effetti sulla produttività aziendale. Gli intervistati affermano anzi di essere più produttivi quando lavorano da casa e di aver raggiunto un equilibrio più sano tra lavoro e vita privata.

Il nostro consiglio:

Quando si tratta di lavoro da remoto, l’aspetto più importante da tenere presente non è tanto il tempo trascorso dai dipendenti davanti al PC, quanto se stanno portando avanti il loro lavoro.

Per fare in modo che i tuoi dipendenti assumano la responsabilità del proprio lavoro, definisci obiettivi personalizzati per ciascuno di loro, sia che si tratti di lavoro in ufficio che da remoto, e tieni traccia dei loro progressi. Potrai inoltre definire delle strategie in modo proattivo per fare in modo che siano coinvolti anche da remoto. Ricordati di mantenere sempre gli stessi standard, indipendentemente dal loro luogo di lavoro.

Se la tua azienda è di piccole dimensioni, mantenere il coinvolgimento attivo dei tuoi dipendenti potrà addirittura rivelarsi un’attività divertente. Non solo contribuirà a rendere il tuo ambiente di lavoro più piacevole e produttivo, ma ti permetterà anche di fidelizzare gli stessi dipendenti.

Scopri i nostri consigli per ottimizzare il lavoro da remoto nella tua azienda.

Mito #3: quanto più lavoro viene assegnato ai dipendenti, maggiore sarà la loro produttività

Il mito:

Se, occasionalmente, un dipendente termina il proprio lavoro alle 15:00 o ha una giornata con meno compiti da svolgere, è necessario assegnargli nuove attività in modo che abbia sempre qualcosa da fare.

La realtà: 

La realtà dei fatti sembra invece evidenziare il contrario, ovvero che il modo più immediato ed economico per aumentare la produttività consiste proprio nell’assegnare meno lavoro.

Provando a “spremere” di più i tuoi lavoratori, ne otterrai soltanto svantaggi, un po’ come un motore soffocato da troppo carburante: non farai altro che renderli meno produttivi, generando così costi aggiuntivi per la tua azienda.

Il nostro consiglio:

Una pianificazione e una gestione all’80% permetteranno l’esecuzione del lavoro pianificato al 100%. Aumenta il margine di flessibilità del tuo sistema durante la fase di pianificazione e riuscirai a portare a termine tutte le tue attività.

Adottando invece un approccio di pianificazione al 120%, non soltanto non sarai mai in grado di raggiungere gli obiettivi prefissati, ma anche le energie e il tempo extra dedicati alla pianificazione comporteranno lavoro aggiuntivo al tuo team. Invece di essere soddisfatti per aver raggiunto i vostri obiettivi, tu e il tuo team vi sentirete come se aveste fallito.

Mito #4: i dipendenti che arrivano per primi in ufficio e sono gli ultimi ad andarsene sono i più produttivi

Il mito:

I dipendenti più produttivi sono quelli che arrivano per primi in ufficio e sono gli ultimi ad andarsene 12 ore dopo. Per i lavoratori da remoto, ciò equivale a coloro che inviano il maggior numero di e-mail dalla mattina presto fino a prima di cena.

La realtà: 

“Il primo ad entrare, l’ultimo ad uscire” è un nobile motto usato dall’esercito americano e forse anche dagli allenatori dell’NBA. Tuttavia, rappresenta uno standard decisamente inappropriato da stabilire per i tuoi dipendenti. È inoltre irragionevole aspettarsi che i lavoratori da remoto trascorrano più ore davanti al PC rispetto a quelli che si recano in ufficio.

Se stai tentando di espandere il tuo business, ci saranno sicuramente giornate di lavoro extra. Tuttavia, dovranno sempre essere poche e lontane fra loro e, soprattutto, non dovranno mai essere incoraggiate né promosse.

Il nostro approccio consigliato: pianifica/gestisci all’80% per ottenere il 100% del lavoro pianificato e aumentare la morale dei tuoi dipendenti.

In qualità di manager, ti consigliamo di parlare con i dipendenti che sono soliti fare ore extra e di trovare un modo per ridurre il loro carico di lavoro. Tieni presente che, ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero vedere l’ufficio come un rifugio dai propri problemi o che alcuni di essi potrebbero avere un orario lavorativo non consueto per poter conciliare le esigenze dei propri figli. Si tratta tuttavia di una situazione diversa dalla sensazione di dover lavorare costantemente.

Altre modalità per ridurre il burnout causato da un carico di lavoro eccessivo sono:

  • Mantieni sempre un dialogo aperto con i tuoi dipendenti, in modo che possano esprimere liberamente le proprie preoccupazioni.
  • Offri ai tuoi dipendenti un programma di benessere aziendale .
  • Non promuovere il lavoro durante il weekend o in orario notturno.
  • Incoraggia i tuoi lavoratori a prendersi giorni di vacanza e ore di permesso.
  • Offri supporto per la salute mentale.
  • Promuovi le videochat informali tra i membri del tuo team affinché socializzino tra loro.
  • Accertati che i membri del tuo team dispongano di tutti i tool e delle tecnologie appropriate , in modo che non debbano lavorare più del dovuto per compensare un’infrastruttura insufficiente.

Mito #5: prendersi spesso delle pause è controproducente e riduce la produttività

Il mito:

I dipendenti che sono soliti fare numerose pause caffè, svolgere commissioni personali o allenarsi in pausa pranzo sono meno produttivi di coloro che se ne stanno seduti davanti alla propria scrivania dalle 9:00 alle 18:00 senza mai alzarsi.

La realtà: 

Lavorare senza interruzione non aumenta la produttività. Al contrario, prendersi delle pause attive sul lavoro offre tutta una serie di benefici e permette di:

  • Acquisire nuove informazioni
  • Aumentare la motivazione
  • Migliorare la salute fisica ed emotiva
  • Riflettere in modo più lucido sulle proprie decisioni
  • Aumentare la creatività e la produttività

In altre parole: facendo delle pause brevi a intervalli regolari, i dipendenti che si allontanano più spesso dalla propria postazione sono probabilmente più produttivi una volta davanti al PC rispetto ai propri colleghi che trascorrono la propria giornata osservando il monitor in uno stato di semi-trance per ore e ore.

Il nostro consiglio:

Incoraggia i tuoi dipendenti a prendersi delle pause in sale relax all’interno dell’ufficio o in aree comuni accoglienti. Alcune idee potrebbero essere quelle di allestire una stanza con divani, poltrone rilassanti, angolo lettura, giochi e aromaterapia con diffusore di olio essenziale.

Se i tuoi dipendenti lavorano da remoto, puoi promuovere iniziative di socializzazione quali chat informali tra colleghi per discutere del più e del meno.

Puoi inoltre impiegare la tecnica del pomodoro (e incoraggiare i tuoi dipendenti affinché anche loro la utilizzino), la quale prevede una pausa di cinque minuti ogni 25 minuti di lavoro, con un’altra pausa dai 15 ai 30 minuti ogni tot ore.

 

 

 

 

 

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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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