Come preparare il tuo dipartimento HR per la Digital Transformation

Pubblicato il giorno 19/7/2021 da Chiara Casse

Durante questo ultimo anno e mezzo, le Risorse Umane sono state chiamate ad affrontare cambiamenti continui e a modellare in breve tempo un nuovo paradigma aziendale in grado di offrire modalità di lavoro soddisfacenti.

Le sfide per questo tipo di divisione sono state, e sono tutt’ora, tantissime e in costante evoluzione. Vediamo insieme le più comuni e come avviare una HR Digital Transformation per modernizzare il tuo dipartimento HR e renderlo più flessibile e organizzato.

Come preparare il tuo dipartimento HR per la Digital Transformation

La gestione delle Risorse Umane è universalmente riconosciuta come un insieme di attività fondamentali del management sia delle PMI sia delle grandi aziende. Nonostante la sua importanza a livello aziendale sia ormai un dato certo, è altrettanto vero che è soltanto con l’avvento dell’industria moderna di fine Ottocento che ha ricevuto un riconoscimento unitario.

Una delle caratteristiche principali di un dipartimento HR è sapersi evolvere a seconda dei tempi e dei contesti storici di riferimento, coinvolgendo nella propria area di competenza anche settori di psicologia, sociologia e di economia.

Per affrontare le sfide che la pandemia ci ha messo di fronte, sono proprio le Risorse Umane ad essere chiamate a cambiare e a trovare la spinta per innovarsi e mettere in atto una HR Digital Transformation.

Questa particolare fase che stiamo vivendo ha messo in luce tutte quelle necessità da ottimizzare all’interno della propria azienda il più presto possibile: paradigmi nuovi e pratiche all’avanguardia in grado di rispondere efficacemente alla nuova realtà.

“Il contesto attuale può offrire una grande leva per operare una progressiva digitalizzazione all’interno delle aziende.”- afferma Mario Messuri, General Manager di Jaggaer in Italia- “Il Covid-19 ha evidenziato la fragilità dei sistemi e dei processi attuali nel garantire continuità del servizio e rispetto dei tempi”. “L’adozione di strumenti tecnologici innovativi negli ambienti lavorativi – sottolinea Messuri – può consentire di raggiungere quel grado di flessibilità necessario ad adattarsi a situazioni diverse mantenendo invariati gli standard produttivi”.

Tra le priorità delle aziende italiane vi sono la maggiore flessibilità, nuovi modelli di gestione delle risorse umane e una rinnovata attenzione al benessere dei dipendenti da un punto di vista psico-fisico, come rivela un’indagine condotta da Littler.

Le 5 nuove sfide per l’HR Digital Transformation

Sfida numero 1: garantire un adeguato employee wellness anche da remoto

Il benessere dei tuoi dipendenti è, in questo momento storico, essenziale. E ad avere il compito di garantire un employee wellness soddisfacente è il tuo dipartimento delle Risorse Umane.

L’empatia, infatti, è uno degli indicatori più forti della prosperità o del fallimento di un’organizzazione dopo una pandemia. A confermarlo un sondaggio di Gartner (in inglese) su oltre 800 leader HR che pone l’attenzione sull’importanza di garantire il benessere psicofisico ed emotivo dei propri dipendenti e offrire il maggior supporto possibile.

Il modo con cui i dipendenti vivono la loro relazione con la propria impresa incide notevolmente sulla loro produttività e sulla reputazione dell’azienda. Un circolo virtuoso in cui il coinvolgimento, la comunicazione e la fiducia giocano un ruolo chiave.

Come possono le HR garantire il benessere aziendale?

La soluzione:

Esistono moltissime opzioni per rendere piacevole l’ambiente lavorativo, favorendo una cultura aziendale positiva e un giusto spirito di collaborazione.

Prima di tutto, è importante normalizzare tutti quei possibili problemi che ogni giorno affrontano i tuoi collaboratori lavorando da remoto. Tra questi, il bilanciamento tra vita privata e professionale, lo stress emotivo e l’inadeguata tecnologia domestica.

Anche se il lavoro viene svolto fuori dall’ufficio, i tuoi dipendenti devono potersi sentire apprezzati, percependo fiducia e sostegno nel bilanciare la vita privata ai doveri professionali.

Troppo spesso chi lavora da casa si sente sotto pressione, come se il proprio lavoro non fosse abbastanza perché non presenziale. Questo stress emotivo fa sì che la risorsa si senta ancora più esausta e limiti così la sua produttività lavorativa.

È importante poi dare ai tuoi dipendenti priorità chiare, incoraggiarli a prendersi cura di loro stessi e, quando possibile, offrire loro un supporto psicologico da parte di specialisti.

Tra le buone pratiche da seguire vi è quella di aprire un canale di comunicazione diretto con i dipendenti potenzialmente in uscita, avvalendosi eventualmente di software specifici per la comunicazione a distanza in grado di automatizzare i processi.

Le Risorse Umane possono inoltre proporre periodiche attività di team building per incanalare eventuali periodi di tensione dello staff in momenti spensierati da condividere con i colleghi, anche a distanza.

Un’altra soluzione è anche quella di inserire degli incentivi, come premi annuali, voucher o buoni regalo per i collaboratori più meritevoli e supportare piani di salute fisica e sportiva.

Sfida numero 2: gestire uno smart working soddisfacente per tutti i dipendenti

Elemento principe della HR Digital Transformation è predisporre per tutti i dipendenti uno smart office profittevole e soddisfacente.

Riorganizzare le modalità lavorative e agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento sono i primi passi da compiere.

La flessibilità e la mobilità devono ormai essere parte integrante della tua linea aziendale, offrendo ai tuoi collaboratori l’accesso a piattaforme collaborative e di condivisione di attività e dati.

La sfida in questo caso è duplice e consiste nel garantire la comunicazione all’interno dell’azienda e il miglioramento della produttività dei dipendenti.

La soluzione:

Durante lo svolgimento del proprio lavoro da remoto è importante sentirsi connessi con la propria azienda e poter scambiare informazioni con colleghi e manager con immediatezza e facilità.

È proprio in questo modo che il personale si sentirà sempre più partecipe dell’attività aziendale, anche se fisicamente lontano dalla propria sede.

Sfida numero 3: cambiare la cultura aziendale e renderla più flessibile e inclusiva

L’inclusione e la flessibilità sono diventati imprescindibili in una cultura basata sull’interconnessione. È il momento, se ancora non hai provveduto, di adeguare la tua azienda e portare questi valori al suo interno.

Adottareuna strategia di diversity e inclusion contribuisce a migliorare le performance e aumentare la produttività generale. Fare affidamento su uno staff composto da diversi tipi di persone (dal punto di vista di genere, provenienza, religione, per citarne solo alcuni) e dal diverso background favorisce un ambiente di lavoro più stimolante, innovativo e creativo.

Avere un team diversificato permette di accedere ad un ventaglio di competenze ed esperienze più completo, così come maggiore consapevolezza linguistica e culturale.

La soluzione:

Il primo passo che devono compiere le Risorse Umane parte dal reclutamento della forza lavoro. Dunque scrivere una job description con un linguaggio il più inclusivo possibile, concentrandosi sulle competenze richieste e non su informazioni quali la nazionalità, il sesso o l’orientamento sessuale.

Dopo aver selezionato le candidature più pertinenti, è ormai diffuso tra i selezionatori oscurare tutte le informazioni personali che possono emergere dai curricula. In questo modo i recruiters evitano di cadere in pregiudizi inconsci, legati al nome, alla data di nascita e a luoghi di appartenenza dei candidati.

Per essere davvero certi di rimuovere completamente i preconcetti durante il processo di selezione, è possibile affidarsi a specifici software per il reclutamento del personale.

Attraverso questi gestionali le Risorse Umane possono anche amministrare tutte le informazioni legate alle prestazioni aziendali, alle buste paga, alle ferie e alle presenze. Vi sono inoltre integrazioni collegate alla selezione del personale, ai processi di onboarding ed alla gestione dei benefit aziendali.

Dopo aver concluso il processo di selezione, le HR devono programmare un processo di onboarding a distanza o presenziale, improntato all’inclusività, e invitare il resto del team ad abbracciare la diversità come valore e a capire come trarre il maggior beneficio da questa.

Se credete di non fare ancora abbastanza, potete introdurre nel vostro organico la figura del Diversity Manager, un consulente che tutela le diversità di abilità, di orientamento sessuale, di genere, di religione e di etnia all’interno del contesto aziendale.

Le Risorse Umane per migliorare la comunicazione tra dipendenti possono proporre soluzioni integrate di messaggistica aziendale, in modo da risparmiare tempo prezioso e non incidere sulla loro produttività.

È inoltre essenziale dare fin da subito delle linee guida da seguire e obiettivi personalizzati per ciascuno di loro, tenendo traccia dei loro progressi. È altresì importante mantenere i medesimi standard aziendali, anche se il lavoro viene svolto in mobilità.

Per migliorare la produttività dei dipendenti, oltre a garantire un buon employee wellness, è fondamentale unificare gli strumenti di lavoro e rendere più semplice l’accesso a tutti quei programmi essenziali durante la giornata professionale.

Le Risorse Umane, inoltre, possono avvalersi di software di analisi dati dei dipendenti e gestire da un’unica piattaforma la forza lavoro aziendale con tutti i relativi processi.

Sfida numero 4: la ricerca del personale a distanza

Un’altra sfida di questi ultimi tempi per il dipartimento HR è stata sicuramente quella della ricerca da remoto di nuove risorse.

Abbiamo appena visto quali sono i parametri da seguire dal punto di vista dell’inclusività. Vediamo adesso qualche accorgimento pratico relativo ai colloqui a distanza.

Vi sono moltissimi vantaggi nel condurre un colloquio da remoto. Questa modalità permette sia di estendere la rosa dei candidati anche a coloro che si trovano fisicamente lontani dalla sede centrale dell’azienda sia di mettere a proprio agio i partecipanti e facilitare la loro performance.

La soluzione:

Per condurre un colloquio a distanza è possibile scegliere tra diverse opzioni. La più comune è lo streaming attraverso l’utilizzo di software in cui è possibile connettersi in videoconferenza con più persone, tramite dispositivi Mobile o Pc.

Un’altra opzione è l’invio di un video registrato da parte del candidato con una sua presentazione e le risposte a domande inviate in precedenza dai valutatori.

La tecnologia certamente svolge un ruolo cruciale anche in questo caso, offrendo software per la selezione a distanza del personale e piattaforme per organizzare videoconferenze.

Attraverso questi gestionali è possibile registrare i video-colloqui, avere un database di domande precostituite, raccogliere informazioni sui candidati e renderle facilmente fruibili grazie alla presenza di filtri.

Sfida numero 5: l’inserimento di un nuovo dipendente da remoto

Sappiamo tutti quanto sia importante il processo di inserimento di una nuova risorsa all’interno del contesto aziendale. I primi giorni di lavoro possono essere decisivi per l’assestamento di una persona e l’opinione che può farsi dell’azienda.

Questa fase risulta ancora più importante se il processo di onboarding avviene a distanza, in una condizione in cui il neoassunto è lontano dalla sede di lavoro e senza riferimenti precisi.

Durante questo primo stadio è importante che le Risorse Umane accolgano il dipendente offrendogli una panoramica precisa del suo ruolo e delle sue task, esponendo le linee guida aziendali e presentandogli i colleghi e i manager del suo dipartimento.

La soluzione:

Per favorire l’HR Digital Transformation e preparare un processo di onboarding che si rispetti vi sono moltissimi software sul mercato.

Ti consigliamo di prendere in considerazione i gestionali HR per tenere traccia del personale, così come i software di comunicazione interna per favorire la collaborazione tra colleghi e la chiarezza di ruoli e responsabilità di ciascuno.

Le piattaforme per organizzare videoconferenze aziendali accorciano le distanze, mentre i  software per la firma digitale sono in grado di facilitare il neoassunto nel suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli.

Perché investire in tool dedicati alle Risorse Umane e gestione dipendenti può essere profittevole per le PMI e quali criteri seguire per iniziare

In tempo di cambiamenti è inevitabile dover stare al passo e poter garantire continuità al business e una positiva esperienza alle risorse che vi operano.

Fortunatamente viviamo in un’epoca in cui la tecnologia ci offre innumerevoli opzioni da utilizzare per ottimizzare i processi aziendali, in particolar modo legati alle Risorse Umane.

Per scegliere i software più adatti alla tua realtà aziendale ti consigliamo di seguire questi criteri:

  • Obiettivi: prima di scegliere i software dedicati alle HR, fai un passo indietro e chiediti quali sono gli obiettivi che desideri raggiungere nel medio-lungo termine. La fase che stiamo vivendo, ci auguriamo, non durerà per sempre. È dunque importante proiettarsi nel futuro e capire fin da subito quali sono le aree dove voler investire. Dopo aver fissato i tuoi obiettivi S.M.A.R.T., avrai più chiaro quali sono le lacune da colmare il prima possibile per raggiungerli, attraverso software dedicati.
  • Valutazione di costi/benefici: è una delle voci più importanti da tenere in considerazione così come studiare attentamente i software utili alla crescita del proprio business. Se il tuo obiettivo primario è concentrarti su task impegnative, può convenire investire in un software in grado di ottimizzare quei processi che regolarmente richiederebbero molto tempo e impiego di risorse. Analizza attentamente i benefici che può portare un software per la gestione dei dipendenti e chiediti se il costo può valere la pena.
  • Dimensioni della tua azienda: può sembrare banale, ma spesso i gestionali HR sono destinati ad aziende dai numerosi dipendenti. Se la tua è una microimpresa con meno di 10 dipendenti, può valere la pena investire con cautela; se invece la tua azienda è multisede e con più dipartimenti, investire nella HR Digital Transformation sarà per te essenziale.

Il periodo storico in cui ci troviamo ha messo a dura prova le nostre competenze e la nostra resilienza nei momenti di difficoltà. Abbiamo visto come l’HR Digital Transformation non sia solo una facilitazione per i processi aziendali, quanto una vera e propria necessità per fare decollare un business o raggiungere i propri obiettivi nel prossimo futuro.

Non ci resta dunque che cambiare, rinnovarci e fare quel salto di qualità ormai inevitabile.

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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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