Che cos’è un progetto? Project management vs work management

Pubblicato il giorno 11/3/2020 da Chiara Casse e Eileen O'Loughlin

cos'è un progetto?

So come ti senti: con quei mille fogli di calcolo non sai da dove iniziare e le collaborazioni via e-mail ti mandano in tilt.

Hai cercato su Google un tool che ti possa aiutare, ma invece di trovare una soluzione ti sei imbattuto in una miriade di pagine con elenchi di prodotti presentati come software di project management con le più svariate funzionalità e fasce di prezzo.

Hanno tutti lo stesso scopo? Come sai di quale tipo di strumento hai effettivamente bisogno? La risposta sta nel capire la differenza tra progetti e lavoro.

Sapere cos’è un progetto ti permette di conoscere meglio le tue esigenze e di conseguenza di valutare i software per ciò che realmente sono, senza perderti in un elenco infinito di funzionalità.

In questo articolo spiegheremo la differenza tra progetti e lavoro e capiremo quando è meglio usare un software di project management e quando uno strumento per la gestione del lavoro.

Nell’articolo tratteremo i seguenti punti:


  • Che cos’è un progetto? E cosa non si considera come tale?
  • Perché è importante distinguere i progetti dalle altre attività lavorative?
  • Quando usare un software di project management e quando un software di work management?
  • Come puoi trovare gli strumenti adatti alle tue esigenze?

 

Che cos’è un progetto? E cosa non si considera come tale?

I progetti sono attività con scadenze precise (e una fine), producono un prodotto/risultato finale unico e vengono messi in atto rispettando determinate limitazioni (obiettivo, tabella di marcia, budget/risorse).

Tutto il resto è normale lavoro e non rientra strettamente nella definizione di progetto. Ci riferiamo, ad esempio, a:

  • Attività di ordinaria amministrazione (come rispondere alle e-mail, mansioni quotidiane, incarichi continuativi)
  • Comunicazione/collaborazione con i colleghi
  • Richieste specifiche di basso impatto
  • Gestione dei processi

E anche se questo lavoro di tipo occasionale non è un progetto, richiede comunque di essere gestito.

Perché è importante distinguere i progetti dalle altre attività lavorative?

Differenziare i progetti dal resto del lavoro ha due grandi vantaggi:

  1. Sapere quale grado di controllo e supervisione e quale livello di processi di project management applicare all’attività.
  2. Sapere che tipo di software è più adatto alle tue mansioni.

Unità di lavoro leggere e di ridotta entità non richiedono lo stesso rigore né di applicare gli stessi processi di project management dei progetti. Appesantire iniziative di questo tipo con un tale livello di controllo e supervisione potrebbe causare inutili colli di bottiglia, allungare i tempi e deteriorare le risorse essenziali.

Se non sai distinguere tra uno strumento di project management e work management, quando ne acquisti uno corri il rischio di pagare per funzionalità di cui non hai bisogno e che non userai.

Ecco dove sta l’inganno: in mancanza di un termine migliore, la parola “progetto” viene applicata automaticamente alla maggior parte delle mansioni, sia che si tratti di un’attività strategica ad alto rischio/rendimento o di un semplice incarico collaborativo di routine.

Questa abitudine è problematica per i seguenti motivi:

  1. Il termine “progetto” assume un significato distinto in base a chi lo usa – in particolare professionisti tecnici vs professionisti non tecnici (es: un project manager vs un team leader). Questa mancanza di congruenza può provocare fraintendimenti e confusione. Per intenderci, se ti parlano di un “progetto” non puoi dare per scontato che si stia parlando di project management, obiettivi di progetto, analisi dei rischi, soggetti esecutivi, ecc. Dovresti indagare più a fondo per capire se si tratta di un progetto a tutti gli effetti o meno.
  2. Ora che la parola “progetto” viene usata per la maggior parte delle attività lavorative, il concetto di “software di project management” è diventato un termine generico che abbraccia una varietà di soluzioni, dagli strumenti di task/work management più semplici a robusti programmi di gestione del portafoglio progetti. Infatti, gran parte dei prodotti commercializzati come “software di project management” non sono concepiti per gestire veri e propri progetti (con scadenze prestabilite, obiettivi e specifici budget/risorse), quanto piuttosto per gestire task, planning e team che collaborano insieme in attività occasionali.

Quando usare un software di project management e quando un software di work management?

È consigliabile usare un vero e proprio software di project management (PM) quando devi gestire un progetto nel vero senso della parola. In questo caso, infatti, hai bisogno di uno strumento che ti consenta di gestire e controllare obiettivi, scadenze e limitazioni di budget e/o risorse, oltre a dover monitorare e riferire tali limitazioni alle figure principali. Sarebbe difficile soddisfare queste esigenze con uno strumento che non offra queste caratteristiche.

Se l’attività non ti richiede di monitorare questo tipo di limitazioni, significa che non hai a che fare con un progetto, pertanto puoi usare un software di work management di qualsiasi tipo che soddisfi le tue esigenze (dalle to-do list personali a tool per task management passando per software di collaborazione).

Di seguito ti presentiamo tre modi per riconoscere gli strumenti di project management da quelli di work management:

  • Come si usa/per quali necessità è pensato
  • Funzionalità
  • Target di utente finale

Va ricordato che spesso alcune funzionalità degli strumenti di PM e work management possono coincidere. Tuttavia, se il software non consente di pianificare i progetti – soprattutto in termini di gestione di budget e risorse – rientrerebbe nella categoria di gestione del lavoro piuttosto che di vero e proprio project management.

project management vs work management

Come posso trovare gli strumenti adatti alle mie esigenze?

Innanzitutto, ricorda che il mercato del project management è in costante evoluzione e cambiamento e la terminologia impiegata per descrivere software e attività lavorative moderni non si è ancora del tutto consolidata.

Se 20 anni fa i progetti erano iniziative aziendali strategiche formalizzate – gestite quasi esclusivamente da project manager certificati – che si attenevano a una metodologia tradizionale/a cascata, oggi la situazione è ben diversa.

Il termine “progetto” viene usato a piacimento per descrivere quasi tutte le attività lavorative e i ruoli di responsabilità vengono sempre più frequentemente assegnati a utenti non tecnici, se non più spesso rispetto a project manager certificati. Nel 2019, per la prima volta dal 2001, anno di creazione del Manifesto Agile, la metodologia Agile o ibrida è stata la metodologia dominante nella maggior parte delle organizzazioni.

Bisogna riconoscere che non è intenzionale la confusione generata dai fornitori che definiscono i loro prodotti come “software di project management” anche se non sono progettati per gestire veri e propri progetti. In realtà molti di loro si trovano tra l’incudine e il martello, dovendo scegliere se descrivere il loro prodotto per quello che è oppure avvicinarsi alla definizione che gli utenti non tecnici cercano online.

Come sopravvivere a tanti tecnicismi e trovare gli strumenti che soddisfano le tue esigenze?

Segui i seguenti passaggi per trovare il software adatto a te


  1. Analizza le necessità dell’utente finale e distingui le funzionalità essenziali da quelle di cui potresti fare a meno. In base alle caratteristiche che cerchi, dovresti poter rispondere alla domanda: “Devo gestire dei progetti o si tratta di semplice lavoro?”
  2. Individua una selezione di prodotti in base alle funzionalità e alle esigenze del team (basato sul cloud, installazione locale, servizio di assistenza, ecc.). Nell’elenco di software di project management di Capterra potrai filtrare i prodotti in base alle funzionalità che stai cercando.
  3. Passa in rassegna i prodotti chiedendo ai fornitori qual è il loro target di utente e se dispongono delle funzionalità imprescindibili per te.
  4. Riduci la selezione fino ad avere da tre a cinque prodotti, quindi studiane la demo e assegna loro un voto.
  5. Investi nello strumento che si posiziona in cima alla tua classifica.

Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.