Che cos'è il software di project management?

Software di project management  è ormai un termine generico, che comprende una gamma di soluzioni che vanno dagli strumenti di gestione del lavoro più leggeri fino alle più complesse soluzioni di gestione del portafoglio. È importante comprendere le differenze tra questi tipi di software in modo da poter scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze.

• Il software di gestione del lavoro aiuta i team a gestire i flussi di lavoro, organizzare compiti e attività e collaborare in uno spazio di lavoro condiviso. Questi strumenti offrono un'istantanea dell'esecuzione del lavoro, facilitano la collaborazione e forniscono aggiornamenti di stato e opinioni rilevanti per le diverse parti interessate. I loro utenti di destinazione sono i professionisti commerciali non tecnici.
• Il software PM assiste i project manager e le organizzazioni nella realizzazione di progetti - iniziative uniche con un ambito, una cronologia, un budget e/o risorse prestabiliti. Questi strumenti aiutano le aziende a pianificare, monitorare e controllare i costi, i programmi e le risorse in modo da poter fornire valore e soddisfare i criteri stabiliti per il successo del progetto. I loro utenti di destinazione sono i professionisti tecnici, cioè i project manager.

La directory di gestione dei progetti di Capterra elenca gli strumenti di gestione del lavoro collaborativo e le soluzioni di gestione dei progetti più tradizionali, oltre agli strumenti migliori per ciascuna di queste categorie (ad esempio, gestione delle attività, gestione delle risorse, ecc.). 

Quali vantaggi portano gli strumenti per il project management?

• Migliore collaborazione: i progetti richiedono spesso una collaborazione tra più parti interessate, tra cui i membri di uno stesso team, team diversi e clienti esterni. Il software di project management consente ai team di collaborare efficacemente e di rispondere in modo rapido alle sfide e alle richieste dei progetti, oltre che a ragionare su come migliorare i processi.
• Processi di gestione dei progetti ottimizzati: il software di project management offre la possibilità di creare attività, assegnarle agli addetti e monitorarne lo stato mediante dashboard. Gli strumenti di condivisione file e collaborazione in tempo reale consentono risparmi in termini di tempo. I leader aziendali hanno maggiore controllo sui processi e possono monitorare i risultati dei progetti tra i vari reparti.
• Gestione accurata del budget: il software di project management aiuta le imprese a monitorare i budget stimati/effettivi, consentendo l'identificazione e la gestione in modo proattivo delle aree in cui il budget viene sforato.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software di project management?

• Strumenti di collaborazione: gestione delle comunicazioni all'interno e all'esterno dei team. Alcuni sistemi forniscono anche strumenti di messaggistica incorporati.
• Condivisione di file:  caricamento di diversi tipi di file come documenti, immagini e fogli elettronici e loro condivisione tra i membri del team.
• Monitoraggio del progetto: monitoraggio in tempo reale del progresso di un progetto tramite dashboard. Alcuni software dispongono di diagrammi di Gantt per il monitoraggio delle varie fasi del progetto.
• Pianificazione del prodotto: creazione e implementazione di strategie per i prodotti.
• Gestione dei compiti: creazione di attività, relativa assegnazione e collaborazione in merito alle azioni da intraprendere.
• Monitoraggio dei tassi di completamento: registrazione manuale della percentuale di completamento di un compito che aiuta gli utenti a calcolare il tempo totale necessario per il suo completamento.
• Gestione delle risorse: assegnazione delle risorse per un progetto tra cui membri del team, collaboratori a contratto e stock fisico.
• Monitoraggio dei tempi e delle spese: registro del tempo totale e dei costi spesi per un progetto e confronto con i budget assegnati.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vogliono acquistare strumenti per il project management?

• Basato sul cloud oppure on-premise: gli strumenti per il project management basati sul cloud e on-premise presentano un gran numero di differenze. Da una parte, un sistema on-premise comporta un investimento di capitale che comprende un costo di installazione una tantum e costi di aggiornamento. D'altra parte, un software basato sul cloud offre un modello di prezzi di abbonamento che in genere comporta costi mensili o annuali. Inoltre, una soluzione basata sul cloud offre agli utenti la possibilità di accedere da remoto dai propri dispositivi tramite browser web o app mobili. È necessario che gli acquirenti valutino le proprie necessità e decidano di conseguenza.
• Costo totale: oltre ai prezzi citati sul sito web del prodotto, spesso vi sono dei costi aggiuntivi legati all'acquisto di un sistema di project management, tra cui i costi per la formazione, l'implementazione e gli aggiornamenti futuri. Prima di effettuare un acquisto di software, gli acquirenti dovrebbero considerarne il costo totale
• Requisiti di funzionalità: alcune funzionalità dei sistemi di project management sono concepite per esigenze aziendali specifiche. Ad esempio, un diagramma di Gantt è uno strumento di pianificazione e monitoraggio dei progetti che aiuta gli utenti a monitorare lo stato delle attività nelle varie fasi del progetto. Il monitoraggio delle problematiche è un'altra funzionalità utile perché consente agli utenti di monitorare i bug e creare report sugli errori. Gli utenti con simili esigenze devono prendere in considerazione prodotti che integrino tali funzionalità. L' elenco dei software di project management di Capterra consente di cercare il software in base alle funzionalità desiderate, come metodologie Agile, Kanban board e monitoraggio degli obiettivi prestabiliti.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software di project management

• I chatbot supportati dall'IA si fanno spazio nel settore dei software di project management: i chatbot sono tecnologie di interfaccia utente conversazionale che aiutano gli utenti ad automatizzare i processi del sistema di gestione dei progetti come la pianificazione delle riunioni e l'elaborazione dei report. Ciò consente agli utenti di automatizzare le attività amministrative ripetitive, rendendo più efficienti i processi.
• Gli strumenti di collaborazione sociale sono in crescita: oggigiorno, le esigenze dei clienti sono in costante evoluzione. Di conseguenza, le imprese sono alla continua ricerca di metodi innovativi di lavoro. Una soluzione di collaborazione social offre funzionalità come citazioni con hashtag e "@" che consentono ai membri dei team di interagire in modo più rapido ed efficace. Secondo un report di Gartner, "per controllare i progressi dei propri progetti, i dipendenti utilizzano sempre più gli strumenti di collaborazione social, anziché i prodotti formali per il project management".