Firma digitale: cos’è e come crearne una

Pubblicato il giorno 16/10/2020 da Chiara Casse e Sonia Navarrete

Firma Digitale cos'è

Le firme digitali esistono già da un po’ di tempo, tuttavia, è solo recentemente che hanno iniziato a prendere piede. Numerose aziende, sia di piccole che di grandi dimensioni, hanno infatti scoperto l’utilità dell’impiego dei software per firma digitale negli ambiti più disparati, dalla firma di report o l’assegnazione di nomi digitali a contratti fino agli approvvigionamenti aziendali più importanti. 

Nel presente articolo scoprirai quali sono i vantaggi offerti da una firma digitale, otterrai informazioni su come crearne una per la tua azienda ed infine troverai esempi di programmi per firma digitale disponibili sul mercato.

L’impiego delle firme digitali in un mondo socialmente distanziato

La pandemia globale ha modificato per sempre il modo in cui alcune aziende conducono i propri affari: anche in seguito all’allentamento delle restrizioni previste dal lockdown, per molte imprese le nuove modalità imposte dal Covid-19 continuano a rappresentare una realtà.

Ovviamente le interazioni faccia a faccia dovranno essere inevitabilmente mantenute per alcuni aspetti commerciali. Tuttavia, a causa del cambiamento della vita lavorativa di moltissime persone a livello mondiale, le firme autografe verranno sempre più frequentemente sostituite dalle firme digitali, dalle firme elettroniche e dagli ID digitali.

Ad esempio, in Canada è stata recentemente approvata una legge per autorizzare l’impiego della firma elettronica in numerosi contesti in sostituzione di quella autografa.

In gran parte del Regno Unito, solo alcuni tipi di documenti, come ad esempio quelli legati al catasto, devono essere firmati di persona. Per quanto riguarda il commercio e le transazioni quotidiane, invece, le firme digitali sono considerate valide quanto quelle di persona.

Nella realtà italiana, il sistema SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), introdotto dal Governo nel 2016 e attivabile tramite firma elettronica per consentire ai cittadini di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione, ha registrato un aumento esponenziale del numero di registrazioni in seguito al lockdown.

Il distanziamento sociale ha sicuramente fomentato l’adozione delle firme digitali. E poiché la comunicazione elettronica è virtualmente istantanea, sia le PMI che le aziende di grandi dimensioni hanno compreso l’importanza delle firme digitali in sostituzione di quelle autografe di documenti fisici, ottenendone pertanto notevoli risparmi sia in termini di costo che di tempo.

In altre parole, le firme digitali hanno permesso un notevole potenziamento dell’efficienza di numerose aziende. Sarà quindi improbabile un ritorno alle modalità in uso prima del distanziamento sociale.

Come funziona una firma digitale?

Come indicato in precedenza, le firme digitali rappresentano la versione elettronica delle firme autografe. Analogamente a quanto avverrebbe in un contesto reale, nell’ambito digitale consentono l’autenticazione di un firmatario autorizzato o di un’autorità di certificazione, garantendo pertanto l’autenticità della firma anche quando non si tratta di file PDF o di documenti Word.

Di fatti, le firme digitali garantiscono flussi di lavoro più efficienti nel caso, ad esempio, dei processi di registrazione dei clienti in quanto non richiedono la stampa o la pubblicazione di documenti cartacei.

Possono essere aggiunte a moduli o contratti come sezioni singole (con una riga o un campo appositi per la firma) e possono essere addirittura automatizzate per semplificarne l’utilizzo nel caso in cui siano richieste firme multiple.

Inoltre, alcuni sistemi software per la firma digitale sono in grado di generare log indicanti la data e i firmatari di un documento.

Garantiscono infine la corretta certificazione dei contratti mediante il posizionamento della firma negli appositi spazi all’interno dei documenti.

I metodi di verifica digitale consentono inoltre di analizzare l’autenticità del firmatario, rappresentando pertanto un efficace strumento di protezione dalle frodi.

Alcuni sistemi di autenticazione si avvalgono di tecnologie estremamente moderne di firma digitale, come ad esempio la verifica via e-mail, l’autenticazione a due fattori mediante codice PIN inviato a un telefono cellulare o i dati di geolocalizzazione.

Alcune app mobili per firma digitale si servono di documenti PDF generati automaticamente a partire da documenti cartacei, a cui il firmatario può aggiungere la propria firma in formato digitale. Si tratta di un metodo eccellente nel caso di forza lavoro dispersa o quando gli accordi contrattuali devono essere presi di persona.

Sul mercato sono presenti metodi di crittografia estremamente avanzati in grado di garantire la privacy delle firme digitali, mantenendole lontane da occhi indiscreti. Alcuni di questi metodi si avvalgono di dispositivi Bluetooth per verificare l’effettiva autenticità del firmatario, consentendone l’autenticazione anche nel caso in cui non siano presenti altre persone. 

Un altro metodo ampiamente adottato per verificare la data e la modalità di firma di un documento consiste nell’utilizzo di blockchain, le quali garantiscono, ad esempio, che i documenti non vengano fraudolentemente retrodatati.

Come fare quindi per creare una firma digitale?

Sia per le aziende di grandi dimensioni che per le PMI, il processo di creazione di un proprio software per firma digitale può risultare estremamente dispendioso sia in termini di costo che di tempo, soprattutto per quanto riguarda le misure di sicurezza da adottare.

Fortunatamente, sul mercato sono presenti numerosi pacchetti software per firma digitale di alta qualità sviluppati appositamente come soluzioni complete per le imprese che desiderano trarne vantaggio.

La scelta dell’app di firma digitale adatta alle esigenze specifiche della tua azienda non rappresenta di certo un compito facile. Per questo motivo, la pagina di Capterra sui programmi per firma digitale ti fornisce un elenco dei principali pacchetti software presenti sul mercato e le relative valutazioni.

La pagina contiene informazioni sui diversi pacchetti software per firma digitale, tra cui DocuSignPandaDoc ed eFileCabinet (*vedi nota al termine dell’articolo). Si tratta di pacchetti software con funzionalità diverse, da quelli indicati per la documentazione legale all’interno di una determinata giurisdizione alle app basate su cloud o contenenti opzioni per la personalizzazione.

Tieni presente che non tutte le aziende avranno gli stessi requisiti per quanto riguarda l’adozione di un software per firma digitale. Alcune di esse necessiteranno soltanto di un paio di firmatari elettronici, mentre altre, soprattutto quelle dedicate al settore Business to Consumer, potrebbero aver bisogno di gestire un numero nettamente superiore di firme elettroniche. Capterra propone un elenco di programmi in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza aziendale e i prezzi variano in base alle funzionalità offerte.

Se ancora non hai le idee chiare su quale sia il pacchetto software che meglio si adatta alle tue esigenze aziendali, ti consigliamo di sceglierne uno con periodo di prova gratuito, in modo da poterne valutare le funzionalità ed effettuare la tua scelta d’acquisto in un secondo momento.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per firma digitale per scoprire altri prodotti.

*Nota: i software citati in questo articolo sono stati scelti a titolo di esempio in base ai seguenti criteri:

  • Il maggior numero di recensioni su Capterra.it
  • Voto 4+ su Capterra.it

Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.