Significato e metodi di knowledge management nelle aziende

Pubblicato il giorno 26/8/2021 da Chiara Casse e Ines Bahr

Ti sei mai fermato a pensare al significato e all’importanza del knowledge management? Ogni azienda dispone della propria knowledge base, la quale può essere più o meno responsabile del successo dell’azienda stessa. Può addirittura contribuire a creare vantaggi competitivi, a patto che venga gestita in modo professionale. Affinché tutto ciò funzioni, è necessario disporre di un sistema efficiente. Ed è proprio qui che entra in gioco il cosiddetto knowledge management. Nel presente articolo apprenderai tutto ciò che c’è da sapere sul knowledge management, dal suo significato fino ai metodi di knowledge management esistenti. Scoprirai inoltre in che modo i software di knowledge management possono favorirne l’implementazione.

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Dal significato ai metodi di knowledge management

Significato e definizione di knowledge management

Il knowledge management è solitamente considerato uno dei più importanti fattori di successo aziendale. L’accesso e il trasferimento delle conoscenze rappresentano infatti prerequisiti fondamentali per la capacità di innovazione di un’azienda. 

Secondo la definizione stessa di knowledge management, esso riguarda l’acquisizione, l’utilizzo, il trasferimento, lo sviluppo e l’archiviazione della conoscenza con il fine di renderla trasparente e accessibile sia alle aziende che ai dipendenti.

A questo scopo, è importante organizzare la gestione e l’archiviazione della conoscenza nell’ambito del knowledge management professionale, alla cui base si trova la conoscenza tacita, memorizzata nelle menti dei dipendenti sotto forma di schemi di pensiero, connessioni complesse ed esperienze. Ciò ne rende l’accesso molto più difficile rispetto alla conoscenza esplicita, ma ha tuttavia il vantaggio decisivo di essere costantemente aggiornata e ampliata mediante il lavoro quotidiano e lo scambio su base regolare.

Secondo la definizione di knowledge management di Gartner, si tratta di un “processo aziendale che formalizza la gestione e l’uso delle risorse intellettuali di un’azienda. Il knowledge management promuove un approccio collaborativo e integrativo per la creazione, la raccolta, l’organizzazione, l’accesso e l’utilizzo di risorse informative, compresa la conoscenza tacita e non divulgata delle persone.”

Knowledge management: cos’è?

Dopo aver esaminato la definizione di knowledge management, è il momento di scoprire esattamente di cosa si tratta. Come abbiamo già appreso, l’attenzione non è incentrata tanto sulla conoscenza esplicita, quanto piuttosto sulla competenza umana e sul bagaglio di esperienza individuale dei dipendenti. Questa conoscenza tacita deve essere resa disponibile sia in rete che a livello aziendale. Trasformarla in conoscenza esplicita, esprimendola in forma orale o scritta, rappresenta soltanto una fase del knowledge management, in quanto si tratta anche di generare nuova conoscenza e di trasferire quella esterna. Affinché questo avvenga, il trasferimento dalla conoscenza esplicita a quella implicita deve essere progettato e gestito in modo attivo. Il knowledge management rappresenta pertanto un processo olistico da integrare permanentemente nei processi organizzativi con il fine di identificare, utilizzare e rendere disponibile in rete la conoscenza aziendale esistente.

L’importanza di ciò deriva dal fatto che il knowledge management rende le aziende più competitive nell’ambito della moderna knowledge economy. Consente inoltre di aumentare la produttività, creare prodotti e servizi di maggior qualità e aumenta il livello di soddisfazione dei clienti. Poiché i dipendenti possono trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno, non solo è possibile aumentare la produttività in modo sostenibile, ma anche rendere i processi aziendali più efficienti a livello generale.

Obiettivi di knowledge management

Il knowledge management si basa sul presupposto fondamentale che la conoscenza è una delle principali risorse di cui un’azienda dispone. A differenza dei beni o delle informazioni, non può essere acquistata o aumentata attraverso il commercio. Pertanto, il knowledge management si distingue nettamente dall’information management, caratterizzandosi da obiettivi quali l’utilizzo, l’acquisizione, l’archiviazione e lo sviluppo della conoscenza.

In questo contesto, il trasferimento della conoscenza svolge un ruolo decisivo. Si tratta di convertire la conoscenza tacita in conoscenza esplicita per creare una sorta di conoscenza collettiva disponibile in tutta l’azienda. Allo stesso modo, il knowledge management mira anche a trasformare la conoscenza esplicita in implicita, rendendola ad esempio parte della propria routine.

In sostanza, si può fare una distinzione tra tre diversi obiettivi associati alla conoscenza: gli obiettivi normativi, che costituiscono le line guida del knowledge management, gli obiettivi strategici, nel cui ambito vengono formulate le misure a lungo termine, ed infine gli obiettivi operativi, finalizzati a concrete misure di attuazione. Con la loro implementazione, ne emerge un concetto olistico in grado di unire gli aspetti tecnici, umani e organizzativi.

Il fatto che la conoscenza sia disponibile più rapidamente implica che i tempi di familiarizzazione con nuove aree di interesse possano essere significativamente ridotti. Di conseguenza, le aziende in grado di definire chiaramente un processo di knowledge management potranno aumentare in modo considerevole la propria competitività in tempi notevolmente minori.

Metodi di knowledge management

Per definire un sistema di knowledge management esistono vari metodi. L’obiettivo è quello di introdurre strumenti su misura volti a rafforzare notevolmente la gestione imprenditoriale della conoscenza e, conseguentemente, svilupparla in modo efficiente.

  • La prima domanda da porsi dovrà sempre essere: in che misura è disponibile la conoscenza all’interno dell’azienda? Che si tratti di una chat all’interno di un team o di una discussione di gruppo, esistono numerosi modi per scoprire quali conoscenze sono latenti a livello aziendale e in quale misura.
  • Un altro metodo di knowledge management consiste nella raccolta mirata di conoscenza all’interno dell’azienda e nel tenerne traccia in modo logico. Ciò può avvenire, ad esempio, nel contesto di una conferenza o di un’intervista in cui le informazioni più importanti vengono presentate brevemente. La procedura ottimale consiste quindi nell’acquisire la conoscenza in formato digitale, in modo che i dipendenti possano accedervi in qualsiasi momento.
  • Un altro metodo efficace è rappresentato dalle riunioni in cui avvengono scambi di informazioni, in modo che i dipendenti siano sempre aggiornati. Affinché nessuna conoscenza preziosa vada persa, è consigliabile redigerne sempre brevi verbali riassuntivi.
  • Ai fini del knowledge management, è inoltre consigliabile importare la conoscenza dall’esterno all’interno dell’azienda, per poi ottimizzarla. Nuovi impulsi, ad esempio sotto forma di video, letteratura specialistica o webinar consentono di affinare le competenze dei dipendenti sul lungo termine.
  • Il networking tramite social network permette inoltre di ottenere preziosi suggerimenti utili per l’azienda stessa.

La fase successiva consiste nella creazione di un knowledge database in cui la conoscenza scritta sia logicamente strutturata e resa accessibile. Ciò facilita non solo la ricerca delle informazioni rilevanti, ma consente anche il trasferimento interno della conoscenza stessa, come ad esempio nel caso di un nuovo assunto all’interno dell’azienda. Gli strumenti digitali apportano un chiaro vantaggio in questo contesto, in quanto sono sempre disponibili e in qualsiasi luogo. Nella fase di analisi della soluzione più indicata, è pertanto importante scegliere un tool utilizzato regolarmente da tutti i dipendenti.

Software per knowledge management

I software di knowledge management permettono alle aziende di archiviare e condividere le conoscenze acquisite dai dipendenti nel corso degli anni in base alla loro esperienza. Con l’impiego di tali software, i dati possono essere raccolti e archiviati in maniera strutturata. Allo stesso modo, le informazioni possono essere valutate tramite i software di knowledge management con il fine di rendere più facile la presa di decisioni importanti da parte degli imprenditori. Una chiara presentazione delle conoscenze rilevanti facilita in modo sostanziale l’identificazione di opportunità e rischi per quanto riguarda i prodotti e i servizi offerti.

Inoltre, i processi aziendali interni possono essere standardizzati in modo migliore con l’impiego dei software di knowledge management. Si tratta di un requisito fondamentale nel caso in cui un’azienda desideri essere certificata. I vantaggi che ne derivano sono ovvi: non solo tali software eliminano i costi associati alla stampa, ma contribuiscono anche al miglioramento del controllo delle informazioni e della velocità, in quanto le notizie possono essere diffuse più rapidamente e in modo più mirato. La perdita di tempo derivante dalla laboriosa ricerca di informazioni risulta notevolmente ridotta poiché la conoscenza richiesta è disponibile in blocchi. Inoltre, i training per i dipendenti possono essere condotti in modo più efficiente, rendendo le aziende complessivamente più agili.

Con l’opportunità di discutere idee e suggerimenti per il miglioramento, i software di knowledge management permettono anche di aumentare la capacità di innovazione imprenditoriale. Si tratta di un aspetto particolarmente vantaggioso per le aziende che desiderano rispondere in modo più dinamico ai cambiamenti futuri del mercato.

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Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.

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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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Senior Content Analyst for Capterra and GetApp. Specializing in research and digitization tips for SMEs. Master's degree in media and communication, living in sunny Barcelona.

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