Sei suggerimenti per ottenere un contratto di fornitura software vantaggioso

Pubblicato il giorno 30/9/2021 da Taylor Short e Chiara Casse

Prima di stipulare un contratto per un nuovo software, raccogli informazioni vitali sui fornitori e crea un team a sostegno delle tue esigenze.

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La tua azienda ha scelto un nuovo software, ed è giunto il momento di negoziarne il contratto di fornitura. Si tratta di un’operazione apparentemente semplice che può però stabilire le sorti dell’intero accordo e determinare quanta utilità avrà l’implementazione del software stesso nella tua azienda.

L’obiettivo dei fornitori di software è indubbiamente quello di poter mettere i loro prodotti al tuo servizio, ma soprattutto di rendere gli accordi commerciali vantaggiosi a loro favore grazie a team esperti dedicati. Sarà pertanto fondamentale saper negoziare come un vero professionista. A tal proposito, Gartner ti fornisce una serie di linee guida per la negoziazione ottimale di un contratto software e poter così trarre il massimo dei vantaggi. Di seguito abbiamo riassunto le principali azioni chiave da intraprendere per ciascuna fase (il report completo è disponibile in inglese per i clienti Gartner).

1. Crea un team di negoziazione

Il fornitore si avvarrà sicuramente di un solido team per la negoziazione, pertanto anche la tua azienda dovrà disporre di uno altrettanto preparato per concentrarsi sugli aspetti specifici del contratto di fornitura. I membri appartenenti a questo team dovranno essere designati in base alle dimensioni e alle risorse della tua azienda. Di seguito mostriamo le principali aree di interesse e i fattori corrispondenti da prendere in considerazione.

Approvvigionamento:

  • Strategia di negoziazione
  • Richiesta di creazione di una proposta
  • Checklist dei prezzi.

Legale e gestione dei contratti:

  • Elaborazione del contratto e revisione
  • Termini e requisiti legali
  • Checklist dei termini e delle condizioni
  • Revisione del contratto e database

Esigenze aziendali:

  • Comunicazione delle esigenze aziendali
  • Prestazioni del processo
  • Requisiti hardware e software
  • Standard tecnologici

Sviluppo applicativo:

  • Project management
  • Progettazione vs. acquisizione
  • Sforzi di personalizzazione

Finanza e contabilità:

  • Budget
  • Costo totale di acquisizione (TCA)
  • Analisi del costo totale di proprietà (TCO)
  • Impatto finanziario e contabile

Gestione dei fornitori:

  • Relazioni
  • Misurazione delle prestazioni

Sicurezza delle informazioni:

  • Politica di sicurezza IT
  • Privacy dei dati
  • Conformità normativa.

Utilizza queste indicazioni come checklist per i membri del tuo team. Ovviamente, non tutte le aziende dispongono di specialisti per ciascuna delle aree di interesse menzionate in precedenza. In tal caso, seleziona i membri del team più appropriati per lo svolgimento di questi ruoli multipli.

2. Acquisisci informazioni sulle tariffe e i costi nascosti

Molto probabilmente pagherai di più rispetto al prezzo indicato sul sito web del tuo fornitore software e, a meno che non venga richiesto esplicitamente, il fornitore non ti offrirà una panoramica dettagliata sui prezzi effettivi. Per poter avviare una vera e propria negoziazione con una reale valutazione dei costi, ti consigliamo di porre le tue domande in anticipo in merito ai seguenti aspetti relativi ai prezzi:

Software:

  • Tariffe: prezzo di listino e prezzo netto
  • Tipo: licenza o sottoscrizione
  • Metrica: per utente vs. per mese
  • Delivery: cloud oppure on-premise
  • Integrazione: tariffe per l’assistenza del fornitore

Manutenzione e supporto:

  • Garanzia: durata e scadenza
  • Opzioni: tutte le tipologie di copertura e tariffe
  • Descrizioni: dettagli sulla copertura
  • Sconti: opzioni disponibili per la riduzione dei prezzi

Servizi e formazione: 

  • Opzioni: prezzi e tempi/materiali
  • Tariffe: miste o basate sul ruolo
  • Metodi: on-site, remote oppure online
  • Pagamento: tempi di pagamento e spese di viaggio.

Dovrai analizzare in dettaglio le metriche sulla definizione dei prezzi del software per ottenere una valutazione dei costi quanto più accurata possibile. A seconda della configurazione specifica della tua attività, alcuni metodi di definizione dei prezzi potrebbero rappresentare una soluzione vantaggiosa per tutti. Ad esempio, un’azienda che sta rapidamente assumendo nuovi dipendenti potrà ottenere più valore grazie a un modello di sottoscrizione software che consenta un numero illimitato di utenti a un prezzo fisso.

Accertati di rivedere le condizioni associate a ciascun metodo di definizione dei prezzi software per evitare di pagare in eccesso (il report completo è disponibile in inglese per i clienti Gartner):

3. Comprendi i termini e le condizioni del tuo contratto

I termini e le condizioni (T&C) del contratto software descrivono i rischi e i benefici associati al contratto stesso. Ogni fornitore di software include termini diversi, pertanto sarà più semplice personalizzare la tua checklist in base alle funzionalità specifiche richieste per la tua azienda.

Questi termini variano in base al metodo di distribuzione adottato, ad esempio se il software viene installato in una posizione specifica oppure se viene utilizzato mediante un browser web.

Di seguito vengono riportati alcuni esempi di termini e condizioni tipici per entrambe le tipologie di distribuzione software:

Software on-premise:

  • Metriche di definizione dei prezzi prestabilite
  • Piano ben definito di ripristino dei servizi
  • Aumento del tetto massimo per il rinnovo delle manutenzioni 
  • Possibilità di eseguire audit
  • Costi associati alla modifica dell’hardware
  • Protezione da bundling e ridenominazione.

Software SaaS e cloud

  • Protezione del prezzo di rinnovo
  • Sanzioni accettabili in caso di errori del servizio fornito
  • Diritti per la personalizzazione, i test e lo sviluppo
  • Termini chiari sulla privacy e la sicurezza dei dati
  • Servizi di supporto definiti
  • Possibilità di passare alla versione on-premise.

4. Scopri le motivazioni dei fornitori per trarne vantaggio

Molto probabilmente il fornitore raccoglierà informazioni sulle tue limitazioni di budget, sul metodo di pagamento del software, su quale dirigente approverà l’accordo e su chi prenderà la decisione finale.

In questo modo il fornitore otterrà più informazioni per poter redigere il contratto a proprio favore. Tuttavia, potrai comunque porre delle domande per sapere le motivazioni del fornitore e assicurarti di trarre lo stesso vantaggio. 

Considera domande quali:

  • Come vieni pagato: commissione diretta oppure stipendio e provvigioni?
  • Sei solito ricevere bonus durante l’anno? In che periodo ricevi il bonus più importante?
  • Sei solito ricevere compensi più elevati in merito a determinati prodotti e servizi rispetto ad altri? Se sì, di quali si tratta e come funziona il programma di remunerazione e incentivazione? 

Dopo aver raccolto queste informazioni, potrai stabilire se questi fattori possono fornirti un vantaggio maggiore: 

Prendi in considerazione la fine dell’anno fiscale. Ci sono fornitori che ti spingono a concludere in fretta un accordo? I team di vendita tendono ad avere un comportamento aggressivo, ma il livello di pressione aumenta man mano che si avvicina la data di fine dell’anno fiscale della loro azienda. E anche tu dovresti farlo. 

È sempre consigliabile posticipare qualsiasi decisione in merito all’acquisto di un software al termine di un trimestre o di un anno fiscale, in modo da sfruttare l’urgenza del fornitore e ottenere un accordo più vantaggioso: è infatti più semplice ottenere sconti speciali e prezzi migliori quando i team di vendita necessitano concludere gli ultimi contratti del trimestre o dell’anno.

Il tuo fornitore è una startup? La vertiginosa crescita del software basato su cloud (contenuto in inglese) ha contribuito alla nascita di centinaia di piccole startup fornitrici di software in grado di offrire termini e contratti più flessibili rispetto ai loro concorrenti più grandi. Una startup più agile potrebbe rappresentare la combinazione perfetta tra le funzionalità di cui necessiti e il budget di cui disponi.

La startup potrebbe inoltre essersi preparata alla raccolta fondi: in questo caso il fornitore vorrà aumentare le proprie entrate e il numero dei propri clienti prima di avviare un round di finanziamento in serie, permettendo così alla tua azienda di negoziare un accordo più vantaggioso.

5. Serviti di un modello di punteggio per identificare le migliori opzioni disponibili

Utilizza i criteri elencati nella tabella sottostante (che puoi scaricare) per confrontare tra di loro le opzioni software da te selezionate. In questo modo saprai esattamente in che misura è necessario investire nel contratto di fornitura o se è invece conveniente abbandonare la fase di negoziazione.

Assegna ai criteri elencati un punteggio compreso tra 1 e 5 e valuta attentamente le considerazioni più importanti per quanto riguarda la decisione del vincitore. Potrai utilizzare tutti o soltanto alcuni dei criteri forniti:

  • Prezzo
  • Costi di licenza
  • Costi di personalizzazione e implementazione 
  • Costi di manutenzione
  • Costi di formazione
  • Funzionalità richieste e potenzialmente interessanti
  • Requisiti operativi (compatibilità e mobilità)
  • Integrazioni
  • Funzionalità di supporto e formazione
  • Rischi associati ai termini e alle condizioni (T&C)

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6. Sii pronto ad abbandonare la trattativa

Dopo aver assegnato un punteggio a ciascun fornitore, aver esaminato i termini e le condizioni e aver compreso la posta in gioco in ballo sia per il fornitore che per la tua azienda, sarai in grado di stabilire se può valere la pena valutare altre opzioni. 

Disporre di un elenco di requisiti e di alternative valide ti darà la possibilità di abbandonare le trattive con i fornitori che hanno ottenuto il punteggio più basso nel caso in cui le negoziazioni non abbiano avuto un esito favorevole. In tal caso, prenditi del tempo per fare il punto della situazione con il tuo team: 

  • Ridefinisci le aspettative
  • Rafforza le tue tattiche di negoziazione
  • Stabilisci se vale davvero la pena passare alla migliore opzione software successiva.

Da ogni discussione apprenderai come sfruttare al meglio la tua ricerca e come rispondere in maniera ottimale alle difficili domande e alle tattiche dei fornitori.

Raccogli le migliori risorse per le trattative sul software 

Assicurati che la tua azienda sia del tutto preparata per affrontare la decisione più importante in merito all’acquisto del software. Per ricapitolare, riunisci il tuo team di negoziatori, valuta attentamente i costi nascosti e i termini contrattuali accettabili e, infine, delinea un piano strategico efficace in grado di mettere sotto pressione il fornitore. 

Se otterrai un vantaggio iniziale sul processo, ti consigliamo di analizzare le recensioni degli utenti reali e pianificare alcune demo del software, per poi ripetere i passaggi descritti precedentemente dall’inizio in modo da personalizzare e adattare il tuo piano di negoziazione a ciascun fornitore. 

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Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.

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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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