Che cosa sono i programmi per contabilità?

I programmi per contabilità aiutano gli utenti a gestire e automatizzare funzioni finanziarie e transazioni di un'organizzazione con diversi moduli, che includono contabilità dei fornitori, contabilità dei clienti, buste paga, fatturazione e contabilità generale. Le applicazioni integrate dei software per contabilità permettono un'analisi completa e in tempo reale dello stato finanziario di un'organizzazione, che include flusso di cassa e gestione delle spese. I programmi per contabilità sono chiamati anche software per commercialisti.

Quali vantaggi porta un sistema completo per contabilità?

• Riduzione dei costi: l'outsourcing è da sempre l'approccio tradizionale per la gestione della contabilità delle piccole imprese. Tale approccio, però, va a sommarsi alle spese operative dell'azienda. I programmi per contabilità aiutano le piccole aziende a occuparsi in maniera autonoma dei processi legati alla contabilità, riducendo così le spese.
• Maggiore efficienza dei processi: la contabilità comporta la gestione di pratiche burocratiche e l'inserimento manuale dei dati, che richiedono tempo e sono soggetti a un margine di errore umano. Digitalizzando i documenti finanziari, i software per contabilità aiutano le piccole imprese a ridurre il tempo di elaborazione delle transazioni finanziarie in campi come la gestione delle spese, la contabilità dei fornitori e la contabilità dei clienti. Inoltre, i programmi per contabilità garantiscono che nei registri non ci siano errori di calcolo o discrepanze.
• Conformità fiscale semplificata: la gestione fiscale per le piccole imprese comporta molti moduli e documenti, anche in formato cartaceo. Le piccole imprese devono sempre assicurarsi che tutti i moduli fiscali siano presentati per tempo, per evitare ritardi e relative sanzioni. I programmi per contabilità utilizzano le informazioni finanziarie e contabili archiviate nel sistema, rendendo il processo più semplice ed eliminando la possibilità di errore.

Quali sono le funzionalità tipiche dei programmi per contabilità?

• Contabilità fornitori: acquisizione automatica delle fatture, gestione delle approvazioni e dei processi di autorizzazione. Le informazioni relative alle transazioni vengono riportate nella contabilità fornitori e nei registri contabili.
• Contabilità clienti: tracciamento e gestione dei crediti dei clienti relativi a pagamenti e acquisti. Queste informazioni vengono riportate automaticamente nella contabilità generale.
• Riconciliazione bancaria: calcolo di "crediti" e "debiti" per aiutare le aziende a individuare e correggere discrepanze e voci mancanti nei registri.
• Rendicontazione contabile: rappresentazione grafica dei dati nei sistemi per contabilità. Queste informazioni includono report di vendita, contabilità fornitori/clienti e analisi del flusso di cassa.
• Contabilità generale: le informazioni su contabilità fornitori e clienti vengono raccolte in una tabella. È inoltre disponibile un sommario delle informazioni su attività, patrimonio netto, spese e ricavi per ogni conto.
• Fatturazione: creazione, stampa e invio di fatture basate sugli ordini dei clienti e registrazione delle informazioni nel sistema per contabilità.
• Tracciamento e gestione dei costi: registro delle spese totali sostenute in un'azienda. La maggior parte dei prodotti consente di inviare le spese caricando le fatture da un'app per dispositivi mobili.
• Contabilità di progetto: tracciamento e gestione della contabilità per un progetto rivolto al cliente, inclusi costi sostenuti, spese, ore fatturabili e pagamenti del cliente.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un programma per contabilità?

• Sicurezza dei dati: un sistema per contabilità gestisce informazioni sensibili su clienti e dati finanziari e può quindi diventare un obiettivo per gli hacker. Per questo motivo, quando si sceglie un programma per contabilità è molto importante tenerne in considerazione le caratteristiche relative alla sicurezza. Le piccole imprese devono assicurarsi che la soluzione scelta aderisca agli standard di sicurezza necessari, come i certificati SSL EV (Extended Validation) e la crittografia a 256 bit.
• Integrazioni di terze parti: i programmi per contabilità non possono funzionare da soli; necessitano infatti di un ecosistema di altre applicazioni aziendali. Ad esempio, le integrazioni con i software CRM estraggono automaticamente i registri delle transazioni dopo che viene ricevuto un pagamento da parte di un cliente. Le integrazioni con le soluzioni per le risorse umane e per le buste paga consentono di estrarre informazioni sui costi relativi alle retribuzioni. Prima di decidere di acquistare un prodotto, è una buona idea valutare le capacità di integrazione.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai programmi per contabilità

• Le piccole imprese avanzano nel percorso verso l'automazione: nel tentativo di ridurre l'uso del cartaceo e gli errori umani, le piccole imprese sono alla ricerca di nuovi modi per automatizzare le proprie funzioni contabili. Lo sviluppo più recente in quest'area è la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), che consente di scansionare documenti fisici e archiviarne contenuti in formato digitale. Considerando come i progressi nell'intelligenza artificiale e nell'apprendimento automatico stiano rendendo la tecnologia OCR sempre più precisa, è probabile che l'uso di questo tipo di risorse aumenti in futuro.
• Le piccole aziende hanno bisogno di un sistema per rappresentare graficamente i rapporti finanziari: poiché circa il 65% dell'apprendimento avviene tramite contenuti visivi, la rappresentazione visiva dei rapporti finanziari riveste un ruolo importante per la selezione di un sistema per contabilità. Questo sta portando anche i fornitori di servizi di contabilità per le piccole imprese a includere maggiori capacità di visualizzazione nei propri moduli per report.