Che cosa sono i software di contabilità?

I programmi di contabilità aiutano gli studi contabili, le aziende ed i commercialisti a gestire e automatizzare la contabilità generale, la contabilità ordinaria, la contabilità semplificata e persino la contabilità in cloud. Alcune delle aree che possono coprire riguardano la contabilità di clienti e fornitori, la gestione delle buste paga e della fatturazione, persino le fatture elettroniche possono essere gestite facilmente con il giusto strumento. Le applicazioni integrate nei gestionali per contabilità permettono un'analisi completa e in tempo reale dello stato finanziario di un'organizzazione, incluso il flusso di cassa, il conto economico e la gestione delle spese.

Quali vantaggi porta un software di contabilità?

Elenchiamo qui di seguito alcuni dei vantaggi che l’uso di un gestionale per contabilità può portare alla gestione contabile di una PMI:

• Riduzione dei costi: I programmi di contabilità aiutano le piccole aziende a occuparsi in maniera autonoma dei processi legati alla contabilità, riducendo così le spese di outsourcing e mantenendo il pieno controllo della gestione contabile.

• Maggiore efficienza dei processi: tradizionalmente il processo di gestione contabile è sempre stato gestito manualmente, richiedendo tempo da parte di risorse umane ed esponendo i conti a potenziali errori. Un software gestionale dedicato alla gestione di contabilità ordinaria e semplificata Digitalizzando i documenti finanziari, i software per contabilità aiuta le PMI a ridurre il tempo di elaborazione delle transazioni, a tenere sotto controllo il piano dei conti e delle spese e la partita doppia. Inoltre, i programmi di contabilità garantiscono che nei registri non ci siano errori di calcolo o discrepanze essendo i processi automatizzati ed eseguiti dal software gestionale direttamente sulla base dei dati inseriti.

• Conformità fiscale semplificata: la gestione fiscale per le piccole imprese comporta molti moduli e documenti, anche in formato cartaceo. Le piccole imprese devono sempre assicurarsi che tutti i moduli fiscali siano presentati per tempo, per evitare ritardi e relative sanzioni. I programmi di contabilità utilizzano le informazioni finanziarie e contabili archiviate nel sistema, rendendo il processo più semplice ed eliminando la possibilità di errore. Inoltre, alcuni software permettono anche la generazione del visto di conformità per l’ottenimento del superbonus.

Quali sono le funzionalità tipiche dei software di contabilità?

• Contabilità di clienti e fornitori: lato clienti le soluzioni per la gestione della contabilità aziendale permettono di tracciare e gestire i crediti relativi a pagamenti ed acquisti nella contabilità generale. Lato fornitori, un software contabile consente l’acquisizione automatica delle fatture e la gestione dei processi di autorizzazione. Le informazioni relative alle transazioni vengono riportate poi automaticamente nella contabilità fornitori e nei registri contabili. Un’ottima funzionalità, dunque, per gestire incassi e pagamenti!

• Riconciliazione bancaria: questa funzione permette alle PMI di verificare facilmente la corrispondenza fra il saldo della contabilità generale e l’estratto conto emesso dalla banca. In questo modo è più veloce individuare e correggere discrepanze e voci mancanti nei registri contabili.

• Rendicontazione contabile: un software di contabilità consente la rappresentazione grafica dei dati, facilitando la redazione delle spese da presentare. Queste informazioni includono report di vendita, contabilità di clienti e fornitori e analisi del flusso di cassa.

• Contabilità generale: grazie a questa funzionalità le informazioni sulla contabilità di fornitori e clienti vengono raccolte in una tabella. È inoltre disponibile un sommario delle informazioni su attività, patrimonio netto, spese e ricavi per ogni conto inserito.

• Fatturazione: è possibile creare, stampare e inviare fatture web basate sugli ordini dei clienti e registrarle nel sistema in modo da averle sempre sotto mano.

• Tracciamento e gestione dei costi: è possibile conservare in un gestionale di contabilità il registro delle spese totali sostenute in un'azienda. La maggior parte dei prodotti consente anche di inviare le spese dal cellulare caricando le fatture da un'app apposita.

• Contabilità di progetto: questa funzionalità permette il tracciamento e la gestione della contabilità di un progetto rivolto al cliente, inclusi i costi sostenuti, le spese, le ore fatturabili ed i pagamenti già effettuati dal cliente e quelli pendenti.

Quanto costa un software di contabilità?

I software direttamente installati sul proprio PC (Software On-Premise) hanno solitamente costi annuali o one-time che possono andare, ad esempio, dai 50€ ai 1000/2000 €, a seconda del prodotto acquistato.

Al contrario, i SaaS (Software As a Service) possono avere diverse fasce di prezzi diverse che sono legate al numero di utenti/account comprati, ed il costo può essere dedotto mensilmente o annualmente, a seconda del prodotto.

Inoltre, molti gestionali forniscono versioni di prova gratuita o direttamente versioni totalmente gratuite che possono permettere di provare il software prima di comprarlo definitivamente. Dunque, i costi di un SaaS per contabilità possono andare, ad esempio, da 0€ ai 200/300€ mensili per utente.

Per sapere il prezzo corretto di ogni software deve essere contattato il fornitore selezionato in modo da controllare i prezzi più recenti e se ci sono eventuali sconti o riduzioni.

Ti mettiamo qui alcune dei nostri articoli che puoi consultare per capire come comprare un software al meglio:

• Cosa significa Software as a Service (SaaS)?
• Come potenziare l’implementazione di un nuovo software in 3 fasi
• Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un software di contabilità?

Oltre alle funzionalità già riportate ed ai vantaggi che l’utilizzo di un programma di contabilità può portare ad un’azienda ce ne sono altri che devono essere tenuti in considerazione riguardanti, ad esempio, la sicurezza informatica garantita dal tool e se può integrarsi con software di terze parti.

• Sicurezza dei dati: dal momento che un programma di contabilità gestisce informazioni sensibili e può, infatti, diventare un obiettivo sensibile per gli attacchi di sicurezza informatica. Per questo motivo, quando si sceglie un programma per contabilità è molto importante tenere in considerazione se un determinato gestionale rispetta gli standard di sicurezza necessari sanciti, come, ad esempio, se possiede i certificati SSL EV (Extended Validation) e la crittografia a 256 bit.

• Integrazioni di terze parti: i programmi di contabilità non possono funzionare da soli; necessitano, infatti, di un ecosistema di altre applicazioni aziendali. Ad esempio, le integrazioni con i software CRM estraggono automaticamente i registri delle transazioni dopo che viene ricevuto un pagamento da parte di un cliente. Le integrazioni con le soluzioni per le risorse umane e per le buste paga consentono di estrarre informazioni sui costi relativi alle retribuzioni. Prima di decidere di acquistare un gestionale per contabilità, è dunque una buona idea valutare le capacità di integrazione che ha con altri strumenti.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai software di contabilità

In questa sezione verranno proposti alcuni trend utili da conoscere legati ai software di contabilità.

• Le piccole imprese avanzano nel percorso verso l'automazione: lo sviluppo più recente nell’area dell’automazione tecnologica della contabilità è il riconoscimento ottico dei caratteri che consente di scansionare documenti fisici e archiviarne contenuti in formato digitale.

• Le piccole aziende hanno bisogno di un sistema per rappresentare graficamente i rapporti finanziari: la rappresentazione visiva dei rapporti finanziari riveste un ruolo importante per la selezione di un software di contabilità. Questo sta portando anche i fornitori di servizi di contabilità per le piccole imprese a includere maggiori capacità di visualizzazione nei propri moduli per report.