Cos'è un gestionale HR?

Un gestionale HR , conosciuto anche con il nome di human resources information system (HRIS) o human resources management system (HRMS), aiuta le aziende a gestire contatti, presenze, stipendi, formazione e benefit dei dipendenti. La maggior parte dei sistemi HRMS si integrano con i programmi di selezione del personale e con i software per buste paga.

Quali vantaggi porta un gestionale HR?

Gli addetti HR svolgono diversi compiti, fra i quali la registrazione dei dati dei dipendenti, la gestione dei documenti cartacei, la gestione delle conformità e il pagamento degli stipendi. Se vengono svolti manualmente, come spesso accade nelle piccole aziende con personale ridotto, le complessità e le responsabilità possono essere un peso per gli addetti HR.

I gestionali HR aiutano le aziende automatizzando le funzioni di base di HR, rendendo quindi il processo più efficiente e produttivo. Di seguito sono elencati i modi in cui una soluzione HR aumenta l'efficienza di un dipartimento HR:

• Maggiore produttività: nei processi HR sono incluse molte responsabilità amministrative, come la gestione dei record dei dipendenti, le conformità e gli stipendi dei dipendenti. Quando vengono effettuati manualmente, questi processi richiedono più tempo e sono soggetti a errori. Una soluzione HR aiuta ad automatizzarli tramite record digitali dei dati dei dipendenti e informazioni sulla conformità. Inoltre, permette di automatizzare il pagamento degli stipendi, riducendo al minimo gli errori rispetto alla stessa operazione effettuata manualmente.
• Facilità di accesso alle informazioni: i gestionali HR permettono di registrare informazioni relative a dipendenti, conformità, valutazioni delle prestazioni e stipendi in un database centrale, accessibile via cloud al personale autorizzato. Il repository dei dati permette anche di implementare un portale HR self-service per tutta l'azienda, così che i dipendenti possano accedere ai propri record, come certificati di conformità, buste paga e ferie.
• Maggiore sicurezza e conformità dei dati: oggi più che mai, le aziende si trovano a dover affrontare i rischi legati alla sicurezza dei dati. Tali rischi possono essere sia esterni, come l'hacking, che interni, come il furto da parte dei dipendenti. I dati critici di HR, come ad esempio le informazioni personali dei dipendenti e i dati sugli stipendi, se violati, possono portare a pesanti sanzioni. Questo porta alla necessità di rigide politiche aziendali sulla sicurezza dei dati all'interno del dipartimento di HR. Una soluzione HR non fornisce agli utenti solo un accesso sicuro ai dati, ma permette anche di monitorare i download di documenti e contratti critici da parte dei dipendenti. Inoltre, una soluzione HR basata sul cloud garantisce che il luogo dove vengono archiviati i dati sia conforme alla normative regionali e globali, come PII e GDPR.

Quali sono le funzionalità tipiche di un gestionale HR?

• Database dei dipendenti: conservazione dei record di tutti i dipendenti che lavorano in un'azienda.
• Gestione del ciclo di vita dei dipendenti: tracciamento e gestione delle varie fasi del ciclo di vita dei dipendenti, come ad esempio l'assunzione, l'onboarding, la distribuzione dei benefit, lo sviluppo professionale e la fidelizzazione.
• Gestione delle prestazioni: gestione della valutazione delle prestazioni (trimestrale, semestrale o annuale) e registrazione della valutazione delle prestazioni e del feedback dei manager.
• Onboarding: gestione dell'onboarding per i nuovi assunti. Permette agli utenti di tracciare e gestire i documenti di conformità e i documenti di verifica I-9.
• Portale self-service: possibilità di fornire ai dipendenti un portale al quale possono connettersi per eseguire autonomamente operazioni come visualizzare i propri dati personali, caricare documenti importanti, consultare le politiche e i certificati di conformità aziendali e molto altro.
• Gestione delle presenze: possibilità per i dipendenti di registrare le ore di lavoro, segnare le presenze e chiedere ferie. Questi dati possono essere esportati al software per buste paga e utilizzati per calcolare i pagamenti per i collaboratori a contratto.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vuole acquistare un gestionale HR?

• Tipologie di gestionali HR: i gestionali HR hanno moltissime funzionalità e i responsabili HR delle aziende più piccole potrebbero non riuscire a distinguere chiaramente quelle essenziali da quelle facoltative. In base a questi aspetti specifici, i sistemi gestionali HR possono essere suddivisi nelle seguenti categorie:

  • Benefit/stipendi
  • Assunzioni
  • Prestazioni
  • Formazione
  • Talenti
  • Forza lavoro

Prima dell'acquisto è necessario avere ben chiaro il tipo di gestionale HR necessario alla propria azienda ed effettuare l'acquisto di conseguenza.

• Analisi dei dati: oltre ad aiutare il personale di HR nelle normali attività lavorative, i gestionali HR aiutano anche a creare strategie di assunzione e di gestione del personale, grazie a report basati sull'analisi dei dati. Ad esempio, i report basati sui dati storici dei profili dei candidati possono fornire ai reclutatori informazioni importanti su cui basare le decisioni di assunzione, le esperienze lavorative necessarie perché un candidato possa dare il meglio in un dato ruolo oppure le competenze necessarie per tale ruolo. Inoltre, i report multi-area sulle prestazioni dei dipendenti possono aiutare il management a identificare le competenze mancanti e a organizzare la formazione di conseguenza.

Alcuni dei trend più rilevanti legati ai gestionali HR

• I chatbot promuovono l'automazione nei gestionali HR: i chatbot, grazie alla scalabilità che offrono in termini di comunicazione, stanno trovando uno spazio sempre maggiore nei processi di assunzione, permettendo l'interazione con i candidati ovunque essi si trovino, a prescindere dai fusi orari. I chatbot gestiscono anche le funzioni di supporto normalmente a carico di HR, rispondendo alle domande dei dipendenti relative alle politiche e ai processi HR. Con l'ingresso di tali tecnologie nello spazio dei gestionali HR, ci si aspetta che i chatbot inizino a gestire sempre più processi all'interno di tale ambito.
• Le aziende sfruttano il machine learning per rendere più efficienti i processi dei sistemi HR: il machine learning sta trasformando il modo di lavorare degli addetti HR, grazie a dati in tempo reale e assistenza alle loro attività. Ad esempio, durante le assunzioni, i gestionali HR possono aiutare a effettuare una prima scrematura delle candidature, analizzando i curricula e i dati dei candidati. Il machine learning può anche aiutare i manager durante le valutazioni delle prestazioni, fornendo loro dati relativi ai dipendenti come peer-review, vendite, numero di progetti e molto altro. Queste soluzioni possono anche aiutare i manager a prevedere le performance future di un dipendente sulla base dei suoi dati storici.