Come creare un risk management plan efficace per i tuoi progetti

Pubblicato il giorno 29/9/2022 da Shubham Gupta e Giorgia Pisano

Un risk management plan (piano di gestione dei rischi) ben pensato contribuisce al successo del tuo progetto.

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Le persone nel mondo aziendale corrono dei rischi ogni giorno. A volte ne vale la pena, altre meno. Ma ciò che determina il successo o il fallimento di una persona che affronta dei rischi, è la sua capacità di pianificarli e gestirli.

Se sei un project manager che si occupa di progetti complessi e vuoi ridurre qualsiasi potenziale rischio, faresti bene a creare un risk management plan per i tuoi progetti.

L’assenza di una strategia per gestire i rischi potrebbe essere la tua condanna, e, allo stesso tempo, l’idea di doverne creare una può farti andare nel panico? Non ti preoccupare! Abbiamo riunito per te cinque semplici passaggi per aiutarti a creare un risk management plan. Capirai anche in che modo queste azioni ti permetteranno di prevenire l’insorgere di eventuali problemi. Ma prima di iniziare, vediamo insieme le basi del risk management plan.

Che cos’è un risk management plan?

Un piano per la gestione dei rischi delinea i passaggi da seguire per identificare, analizzare, valutare e far fronte ai rischi. Comprende inoltre strategie per monitorare i rischi e ridurre al minimo il loro impatto sui progetti, con l’obiettivo di massimizzare i risultati positivi.

Principali componenti di un piano di gestione dei rischi di progetto:
  • Contesto dei rischi del progetto: Include una descrizione del progetto, i suoi obiettivi e un elenco di tutte le parti coinvolte.
  • Metodologia: Include una descrizione del processo di gestione dei rischi da adottare, nonché gli strumenti e le tecniche da utilizzare durante il processo.
  • Struttura dei rischi: Include una suddivisione di tutti i rischi di progetto per tipo, ad esempio tecnici, finanziari od organizzativi.
  • Categorie di rischio: Include una descrizione completa di tutte le categorie di rischio, ad esempio alta, media o bassa.
  • Matrice di analisi dei rischi: Include una tabella contenente l’elenco di tutti i potenziali fattori di rischio, il loro impatto e la probabilità di insorgenza.
  • Piano di risposta ai rischi: Include una descrizione delle azioni da intraprendere quando si verifica un evento di rischio, come prevenzione, mitigazione o trasferimento.
  • Ruoli e competenze: Include un elenco delle persone responsabili dell’esecuzione delle varie attività relative alla gestione del rischio.

Perché dovresti avere un risk management plan?

Nessun progetto è privo di rischi. Se prendi in considerazione i rischi e pianifichi una risposta in anticipo, sei consapevole del fatto che esistono e che devono essere affrontati. Un piano di gestione dei rischi pensato nei dettagli ti permette di evitare o mitigare eventuali problemi prima che diventino ostacoli insormontabili.

Mettendo in atto dei piani adeguati per gestire i rischi e adottando le misure necessarie per ridurli è possibile garantire il corretto svolgimento dei progetti e il raggiungimento degli obiettivi desiderati. Per questo motivo, quando viene assunto un project manager, molti recruiter insistono sulla capacità di gestire i rischi di progetto, al punto da considerarla una delle competenze più importanti del candidato.

Un piano di gestione dei rischi di progetto ben strutturato permette di:
  • Rispettare i tempi e gli obiettivi dei progetti
  • Evitare costose sorprese
  • Ridurre i rischi prima che diventino problemi più gravi
  • Semplificare la comunicazione tra i membri del team
  • Proteggere la reputazione dell’azienda

Ormai è chiaro che un risk management plan costituisce una parte fondamentale di qualsiasi progetto. Non possiamo controllare il mercato, le condizioni meteorologiche o la concorrenza, ma possiamo sempre prendere le precauzioni necessarie per far fronte ai rischi. Di seguito ti presentiamo cinque semplici passaggi per creare un piano di risposta al rischio efficace per i tuoi progetti.

5 step per create un risk management plan

1. Individua i rischi e crea un registro dei rischi

Il primo passo consiste nell’individuare tutti i rischi che potrebbero potenzialmente influire sugli obiettivi del progetto. Eseguito all’inizio del ciclo di vita del progetto, questo passaggio aiuta ad adottare le giuste misure per mitigare i potenziali problemi.

Per esercitarti su questo punto, puoi fare un brainstorming insieme al tuo team, analizzando i progetti precedenti e conducendo un’analisi approfondita dei punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce; conosciuta anche come analisi SWOT.

Rischi comuni da identificare nel progetto:

  • Ritardi o scadenze non rispettate: ciò può accadere per vari motivi, ad esempio per aver sottovalutato il volume di lavoro richiesto, per problemi con i fornitori o altri fattori esterni.
  • Scope creep (scostamenti di progetto): espansione incontrollata di un progetto, al quale si aggiungono sempre più caratteristiche o attività non previste. Sebbene si può essere tentati ad andare avanti, l’espansione del progetto può portare ad aumentare rapidamente costi e tempi.
  • Sforamento dei costi: può trattarsi di costi imprevisti (ad esempio se i prezzi dei materiali sono più alti del previsto) o di un’espansione dell’ambito del progetto (quando questo va oltre quanto inizialmente concordato).

Problemi imprevisti con la tecnologia o le attrezzature: potrebbe implicare qualsiasi situazione, da guasti hardware a problemi di compatibilità software.

Una volta individuati i rischi del progetto, inseriscili in un registro dei rischi. Si tratta di un documento che contiene l’elenco di tutti i rischi, il loro potenziale impatto e la loro probabilità di insorgenza. Questo strumento è essenziale, in quanto aiuta a monitorare tutti i rischi e il relativo stato.

2. Analizza i rischi e valuta il loro impatto

Analizzare i rischi è un passaggio fondamentale del processo di gestione del rischio. Una volta individuati e inseriti tutti i rischi nel registro, si passa alla loro analisi. Per ogni rischio, dovrai analizzarne l’impatto e la probabilità di insorgenza.

Per impatto si intende la potenziale perdita operativa o finanziaria che potrebbe verificarsi qualora il rischio si concretizzasse, mentre la probabilità di insorgenza è la probabilità che il rischio si verifichi effettivamente. Valuta sia l’impatto che la probabilità su scala bassa, media o alta. In questo modo potrai individuare meglio i rischi che richiedono priorità.

Ecco alcuni modi per valutare l’impatto e la probabilità del rischio:

  • Usa una matrice del rischio: questo strumento aiuta a visualizzare i rischi e il loro potenziale impatto sul progetto.
  • Svolgi un’analisi della probabilità e dell’impatto: valuta le probabilità di insorgenza di ciascun rischio e il loro potenziale impatto nel caso si verifichino.
  • Usa il metodo Delphi: questa tecnica consiste nell’ottenere informazioni sui rischi e sul loro potenziale impatto da un gruppo di esperti.

Usa uno strumento di classificazione del rischio: questo strumento classifica i rischi in base al loro impatto e alla probabilità d’insorgenza, su scala bassa, media e alta.

3. Stabilisci come affrontare i rischi

Ora che conosci il potenziale impatto e la probabilità di ciascun rischio, stabilisci come affrontarli. A seconda del rischio e della sua gravità, puoi sviluppare una strategia di mitigazione del rischio, trasferire il rischio da un’altra parte o accettarlo. La cosa più importante è capire quali siano i rischi e cosa puoi fare per minimizzarli.

Alcuni dei metodi più comuni per affrontare i rischi:

  • Trasferire il rischio: si tratta di trasferire il rischio a un’altra parte, ad esempio a una compagnia di assicurazioni. Questo metodo si può utilizzare per i rischi finanziari (es: sforamento dei costi), rischi operativi o problemi di natura tecnologica.
  • Accettare il rischio: in questo caso si decide che l’impatto potenziale di un rischio è accettabile e non si intraprende alcuna azione per mitigarlo. Questa decisione va presa solo dopo un’attenta considerazione e non va presa alla leggera.

Evitare il rischio: si tratta di adottare misure per evitare del tutto il rischio. Ad esempio, in caso di rischio di furto di dati, puoi installare un software di sicurezza per proteggere la rete.

Assicurati di scegliere un metodo che ti permetta di evitare rischi nel tuo progetto e di ottenere il risultato desiderato. In questo modo, puoi tenerli sotto controllo e ridurre al minimo l’eventualità di sorprese indesiderate.

4. Sviluppa un piano realizzabile per affrontare i rischi

Una volta determinato il modo migliore per affrontare i rischi, devi sviluppare un piano per passare all’azione. Questo piano dovrebbe essere realistico, realizzabile e su misura per il tuo progetto specifico.

Dovrebbe includere una tabella di marcia in modo da poter monitorare l’avanzamento dei passaggi di mitigazione. Ricorda che alcuni rischi non possono mai essere completamente eliminati, ma possono essere gestiti per minimizzarne l’impatto entro determinati limiti.

Aspetti da prendere in considerazione nella creazione di un risk management plan:

  • Stabilisci un obiettivo chiaro: il piano dovrebbe avere un obiettivo chiaro in modo che tutti i soggetti coinvolti ne capiscano la finalità.
  • Identifica il responsabile di ogni attività: assicurati di identificare le persone responsabili di ciascuna attività presente nel piano. Ciò contribuirà a garantire che le attività siano completate in tempo.
  • Assegna delle scadenze: assegna una scadenza a ogni attività del piano per mantenere tutti focalizzati e in linea con la tabella di marcia.

Crea un piano di comunicazione: assicurati di avere un piano per comunicare ai membri del team e alle parti interessate i rischi e come verranno affrontati.

5. Monitora ed esamina i rischi regolarmente

La gestione del rischio è un processo continuo, per questo motivo è fondamentale monitorare ed esaminare i rischi continuamente. In questo modo i rischi saranno trattati in modo adeguato e il piano non perderà efficacia.

Un altro aspetto importante è quello di aggiornare il risk management plan man mano che emergono nuovi rischi o che vengono completate le fasi di mitigazione. Tenendo sotto controllo i rischi in ogni momento, potrai garantire che i progetti avanzino come previsto.

Alcuni metodi collaudati per monitorare ed esaminare i rischi regolarmente:

  • Pianifica riunioni regolari: pianifica incontri regolari con il team di progetto per discutere dei rischi e di come vengono affrontati.
  • Comunica regolarmente con le parti interessate: in questo modo ognuno è consapevole dei rischi e del modo in cui vengono affrontati.
  • Riesamina i rischi ad ogni milestone di progetto: potrai così garantire che i rischi siano trattati in modo adeguato e che il piano non perda efficacia.

Utilizza un software per risk management: questo tipo di software consente di individuare e analizzare i rischi nelle prime fasi del ciclo del progetto, creare piani di mitigazione dettagliati, nonché monitorare ed esaminare i rischi in maniera continuativa.

Punta al successo con una pianificazione dei rischi del progetto orientata ai risultati

Elaborare un piano di gestione dei rischi è un aspetto essenziale per qualsiasi progetto. Dagli attacchi informatici alle spese impreviste, i rischi possono comportare ostacoli difficili da superare.

Tuttavia, con un approccio orientato ai risultati puoi avere una visione globale dei rischi relativi al tuo progetto e preparare un piano efficace per affrontarli.

Se fai fatica a gestire i rischi del tuo progetto o ne stai affrontando di nuovi che sembrano impossibili da superare, i passaggi che ti abbiamo presentato sono “facili da implementare” e ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.

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Conosci gli autori

Shubham is a writer at Capterra.

Shubham is a writer at Capterra.

Content Associate per Capterra. Alla ricerca delle ultime tendenze tecnologiche per le PMI. Laureata all'università IULM di Milano. Ama passeggiare per le strade di Barcellona.

Content Associate per Capterra. Alla ricerca delle ultime tendenze tecnologiche per le PMI. Laureata all'università IULM di Milano. Ama passeggiare per le strade di Barcellona.